Opdracht 4 Landstede CAR:Beursdeelname

Landstede CAR : Beursdeelname

 

Tim en Bettus Landstede stappen jullie kantoortje binnen. “Hoe is de scholing verlopen? Weten jullie nu genoeg voor de voorbereiding van de beurs?”

 

Han: “Ja zeker, we zijn weer volledig op de hoogte van de theorie van het organiseren van een beursdeelname. Het is van groot belang dat we een goede voorbereiding op de beursdeelname hebben.”

 

Jij knikt instemmend. Bettus kijkt jou aan en jij zegt:”We hebben een aantal zaken van te voren te regelen.”

 

Bettus: “Juist! Waaraan denk je dan.”

 

Han neemt het woord en zegt: “Het gaat om de volgende zaken: samenstelling van de groep medewerkers die de organisatie op zich neemt; het bepalen van de doelstellingen voor de beurs; de omschrijving van de doelgroep en de uitwerking van de beursideeën.”

 

Jij durft nu ook weer: “ Daarbij komt nog het opstellen van de checklist beurs; het opstellen van de begroting; het opstellen van het draaiboek.

 

Han: “Leuk toch. We hebben er zin in.

 

Bettus: “Mooi, na de voorbereidingsfade komen we erop terug!

 

Han en jij: "We laten jullie weten, wanneer de voorbereiding klaar is.”

 

Ontwerpfase beurs

 

Tim en Bettus Landstede stappen jullie kantoortje weer binnen. “Hoe is de voorbereidingsfase verlopen? Weten jullie nu precies wat jullie allemaal nodig hebben?”

 

Han: “Ja zeker, we zijn volledig op de hoogte. Hier hebben we een aantal zaken die we met jullie willen doornemen.”

 

Jij knikt instemmend. Bettus en Tim kijken verbaasd.

 

Bettus: “Juist ja! Dat is een hoop voorbereidingswerk geweest.”

 

Han neemt het woord en zegt: “ Als jullie alle stukken die hier liggen goedkeuren, kunnen we weer verder met de volgende fase van het beursplan.”

 

Tim: “En dat is?” Jij zegt:”De ontwerpfase!

 

Bettus: “Mooi, aan welke zaken moet ik dan denken?”

 

Han en jij: "Hierbij moet je denken aan de keuze en inrichting van de stand, het gebruik van beeld- en presentatiemateriaal, het ontwerp van de inrichting van de stand en de inzet van communicatiemiddelen.”

 

Tim en Bettus: “De hier voor ons liggende stukken zien er goed uit. Jullie hebben onze goedkeuring voor de volgende fase.”

 

Han en jij: “Mooi dan gaan we weer gelijk aan de slag!”

 

Productie- en inrichtingsfase beurs

 

Tim en Bettus Landstede hebben de resultaten van de ontwerpfase bekeken en zijn tevreden over het geleverde werk.

 

Han: “De volgende fase, de productie- en inrichtingsfase, is een leuke fase.  Hierin kunnen we laten zien waar we goed in zijn”

 

Bettus: “Juist ja! Dat is fijn om te horen.”

 

Han zegt tegen jou: “We zullen een mooie stand bouwen met een achterwand waarop ons logo een prominente plaats in zal nemen. Ook zullen we een mooie brochure van ons assortiment met prijslijst maken. ”

 

Jij zegt: “We moeten natuurlijk niet vergeten om zaken als  elektriciteit, gas, water, telefoon, fax en internetaansluitingen te regelen.”

 

Bettus: “Ik hoor wel dat ik alles gerust aan jullie kan overlaten!”

 

Tim valt Bettus en zegt: "De scholing vooraf werpt zijn vruchten af. Succes gewenst bij de volgende fase.”

 

Han zegt: “Bedankt, snel naar het kantoor om een draaiboek te maken voor het bouwen van de stand. Daarna ga ik de standwand maken!”

 

Jij vult aan: “ Ik kan dan beginnen met het maken van de brochure inclusief prijslijst. Ook een mooie folder van de assortimentgroep verlichting moet nog gemaakt worden. Daarna komen de overige zaken  aan bod.”

 

Han vraagt: "Heb je ook aan de bemensing van de stand gedacht. Het gaat om 5 dagen. Elke dag om 9.00 uur gaat de beurs open en deze sluit om 20.00 uur.

 

Uitvoeringsfase

 

Tim en Bettus Landstede zijn al een aantal dagen op de beurs druk met allerlei gesprekken met prospects en klanten. Ze zijn zeer tevreden over de stand van Landstede CAR. Heel veel bezoekers komen op de mooie inrichting af. Het einde van de beurs in zicht.

 

Han: “We hebben al heel bezoekers geregistreerd. Handmatig registreren samen met de visi-card werkt uitstekend”

 

Bettus: “Juist ja! Dat is fijn om te horen.”

 

Han zegt tegen jou: “Heb je alle gegevens van deze beursweek op een rijtje gezet. ”

 

Jij zegt: “Natuurlijk. Ik kan allerlei gegevens ophoesten.

 

Bettus: “Ik hoor wel dat ik alles gerust aan jou kan overlaten!”

 

Jij geeft het volgende overzicht:
Deze vijfdaagse beurs werd door 13.000 mensen bezocht. De totale beurskosten voor Landstede CAR bedroegen € 20.000,-. In totaal bezochten 650 mensen de stand. Alleen van de mensen die echt belangstelling toonden heeft men een gespreksrapport opgesteld. In totaal waren dat 420 bezoekers.  

 

Uit analyse van de gespreksrapporten blijkt dat men tijdens de beurs 45 orders geboekt heeft.

 

Met 40 mensen is een bezoekafspraak gemaakt in de week volgend op de beurs. Deze leveren 20 orders op.

 

Met 90 mensen is afgesproken om in de eerste twee weken na de beurs telefonisch contact op te nemen. Dit resulteert in 40 bezoekafspraken. Deze afspraken leveren direct 10 orders op.

 

Aan de resterende bezoekers is alleen een uitgebreide documentatiemap meegegeven. Deze groep wordt in de derde tot en met zesde week na de beurs telefonisch benaderd. Het resultaat is 30 bezoekafspraken. Ook uit deze groep komen als direct resultaat 10 orders. De gemiddelde ordergrootte is € 860,-.

 

Landstede CAR heeft een stand laten maken van € 12.500,-. De stand wordt nog voor drie andere  beurzen gebruikt. De kosten voor deelname aan deze beurs zijn € 120,- per m2. Er is 40 m2 gehuurd. De personeelskosten bedragen € 225,- per uur. De beurs duurt 5 dagen (9.00 – 20.00 uur). De beurs levert 110 bruikbare contacten op.

 

Tim zegt:”Op het eerste gezicht hebben we het goed gedaan!

 

Han: “Laten we eerst de berekeningen afwachten en de evaluatie, voordat we conclusies trekken!”

 

Bettus: “Dat lijkt me een goed idee!”

 

Evaluatiefase

 

Tim en Bettus Landstede hebben alle personen die namens Landstede CAR aan de beurs hebben deelgenomen, bij elkaar geroepen.

 

Tim en Bettus bedanken alle aanwezige personen voor hun fantastische inzet voor en tijdens de beurs.

 

Han:”Het was wel een heel leuke ervaring om eens aan een beurs deel te nemen. Ik heb wel veel nieuwe prospects gesproken.”

 

Tim en Bettus hebben dezelfde ervaring. Bettus zegt: “Moeten we volgende jaar weer aan de beurs deelnemen?”

 

Tim: “Ik weet dat pas zeker als ik het beursverslag onder ogen heb gehad. Hieruit kan ik een conclusie met betrekking tot de deelname van volgende jaar trekken.”

 

Han: “Als alles op rolletjes verloopt, kan ik het beursverslag volgende week maandag afhebben. Zullen we dinsdag morgen om 9.00 uur dit beursverslag bespreken?”

 

Tim en Bettus vinden dit een goed idee!

 

Follow-up-fase

 

Tim en Bettus Landstede hebben zojuist de bijeenkomst waarin het beursverslag besproken is, verlaten.

 

Han: “Er is nog veel werk aan de winkel. We hebben nog informatie te versturen en een aantal bezoekers van de beurs te bellen. Ook moeten er een aantal prospects door de medewerkers van de buitendienst bezocht worden. Wil jij de informatie versturen? Ik zal dan een aantal telefoontjes plegen.”

 

Jij: “Juist ja! Ik ga gelijk aan de slag. Moet ik na het versturen van de informatie een bezoekschema maken voor de medewerkers van de buitendienst?”

 

Han zegt tegen jou: “Als je dat vandaag nog redt, zou dat fijn zijn. De bezoekers van de beurs moeten snel iets van Landstede CAR vernemen, want anders gaan ze naar de concurrent.”

 

Jij: “Hoe zit het met de bezoekers waarvan we wel gegevens hebben, maar met wie we geen afspraak gemaakt hebben?”

 

Han: ‘Goed zeg dat jij aan deze groep denkt! Deze groep moet ook een telefonische follow-up hebben. Zorg jij voor een telefoonscript voor deze gesprekken?”

 

Jij: “Dat wordt wel pas morgen. Is dat goed?”

 

Han: “Natuurlijk, jij hebt ook maar twee handen.”

 

 

Op te leveren product:

 

- Beursplan voor Landstede CAR

 

Eisen aan op te leveren product:

 

- Activiteitenplan ( wat, hoe, wie en wanneer) met betrekking tot communicatie naar klant

 

- Activiteitenplan in Excel

 

- Activiteitenplan moet overzichtelijk, realiseerbaar en creatief zijn.

 

 

Werkproces: 1.3

 

Competenties: E, I, J, K, M, O, Q, R, S, T, X