## Wat doen de collega's binnen de organisatie?

Wat doet een informatiebeheerder?
In de NEN-ISO 15489 is omschreven welke processen behoren tot het informatie- en archiefmanagement.
Deze processen zijn vast en zeker herkenbaar in het dagelijks werk. Maar welke betekenis heeft de uitvoering van deze processen voor de rest van de organisatie? En voor de individuele medewerker?
Heeft de organisatie behoefte aan de uitvoering van deze processen?
Merkt hij/zij iets van het werk van de informatiebeheerder?

Processen informatiebeheer

Uit: de Zakelijke ambtenaar

De ambtenaar moet zich kunnen voorzien van voldoende aanvoer van informatie en uit het aanbod een juiste selectie kunnen doen.
Informatiegevoeligheid van ambtenaren komt tot uitdrukking in:
- beschikken over een antennefunctie: open staan voor algemeen beschikbare informatie, via o.a. media, wandelgang en officiële documenten
- netwerken kunnen bouwen en onderhouden: leggen en kunnen onderhouden van contacten, om kunnen gaan met het leveren van tegendiensten door zelf ook informatie te verstrekken
- kunnen accepteren van feedback en dit als onmisbaar ervaren
- selecties kunnen maken uit het grote aanbod van informatie en dit op het juiste moment kunnen gebruiken.
Ter ondersteuning van de informatiegevoeligheid is er de informatievoorziening.
Daarbij is er een rol voor het officiële informatiesysteem van de organisatie.
Maar, zo merkt Buurma op, een belangrijk deel van de informatievoorziening gaat buiten het systeem om en zit in het hoofd van de ambtenaar of in het notitieboekje in de binnenzak.
Daarnaast zijn er de persoonlijke netwerken en geschreven informatie die slechts voor de individuele ambtenaar en/of directe collega’s van belang is. Genoemd worden o.a. een memo over de werksfeer op de afdeling en een persoonlijk productiestaatje van de ambtenaar. Vandaag de dag 'Mijn documenten'.
Naast deze informatiestromen zijn er de systemen voor verantwoordings- en stuurinformatie.
Buurma merkt op dat het op gebied van verantwoording en controle meestal wel goed zit, maar dat op gebied van sturing op resultaten nog een zwak punt is.
Als organisaties iets willen doen aan hun informatievoorziening is het ‘zinnig te streven naar een voorziening die zo min mogelijk bureaucratisch is’. Maak het niet ingewikkelder dan nodig; uitgebreide en waterdichte systemen zijn geen garantie voor verbetering. In tegendeel zelfs.
De “do’s” zijn:
- breng de informatievoorziening zo dicht mogelijk bij de gebruiker,
- leer ambtenaren hun informatiegevoeligheid te ontwikkelen en
- stimuleer het ontwikkelen en onderhouden van netwerken,
- bespreek welke informatie buitenom het informatiesysteem voor sturing en informatie kan worden gebruikt en
- toets het opnemen van informatie in het centrale systeem aan nut en noodzaak en kosten/batenverhouding.
“Van een professional worden eigen afwegingen verwacht over wat hem of haar op welk moment te doen staat bij de uitvoering van een opgedragen taak. In de beleving van zowel de professional als zijn of haar leidinggevende wordt deze eigen speelruimte op inhoudelijk vlak niet vanzelfsprekend ingeperkt door de geringere speelruimte die voortvloeit uit dwingende en strikte procedures op het terrein van de informatiehuishouding.
Beiden zien het strak ordenen van het informatiebeheer als een inbreuk op de professionele vrijheid van de medewerker. Dat betekent dat het lang niet eenvoudig is om professionals er met regels, eventueel ondersteund door automatisering, toe te brengen dat zij hun informatie ordentelijk beheren.
Als regels of middelen conflicteren met resultaatgerichtheid, werkt een professional daar al snel omheen of hij of zij maakt zich er gemakkelijk vanaf. Dit maakt de invoering van digitaal documentbeheer tot een uitdagende opgave.”
(uit rapport ‘Informatiehuishouding van het Rijk’ van de Algemene Rekenkamer, 2010, p. 19)

En wat te denken van ‘Het Nieuwe Werken bij het Rijk’, waarin wordt gesteld dat de visie kan worden gerealiseerd door en met de medewerkers? Medewerkers worden centraal gesteld binnen de werkprocessen en krijgen – binnen bepaalde grenzen - ruimte en vrijheid om te bepalen hoe, waar, wanneer en waarmee zij werken.
“Veel werknemers hebben de behoefte om meer inzicht te krijgen in wat er online mogelijk is. Wat kun je waarvoor inzetten? Hoe start ik als ambtenaar een online community rond mijn beleidsthema?’ ‘Hoe kan ik online sociale netwerken benutten? Hoe zet ik crowdsource- technieken in voor het generen van ideeën en oplossingen voor een maatschappelijk probleem? Waar kan ik documenten of data beschikbaar maken voor de samenleving? Wat zijn de mogelijkheden en wat zijn de risico’s?”