## Draaiboek evenement

Checklist en draaiboek

Het besluit is genomen om een evenement te organiseren. Dan moet er iemand binnen je bedrijf worden aangewezen die de organisatie en de verantwoording op zich neemt. Je kunt deze taak uitbesteden aan de afdeling (marketing)communicatie. Ook de afdeling personeelszaken is een geschikte keuze, zeker als het evenement voor interne doelgroepen wordt georganiseerd. Het komt ook voor dat de administratie, het (directie-)secretariaat of de directie zelf de organisatie op zich neemt. Het organiseren van een evenement is vaak meer werk dan wordt gedacht. Stel daarom altijd naast de verantwoordelijke ook een organisatieteam samen. Dit is niet alleen praktisch, want ook beslissingen krijgen hierdoor meer draagkracht.
Checklist
Om je goed voor te bereiden kun je gebruik maken van de onderstaande checklist. Voor het verkrijgen van meer informatie of om ideeën op te doen, is het aan te raden de betreffende hoofdstukken in dit boek door te nemen. Deze bevatten meer gedetailleerde checklisten.

Samenstelling organisatieteam
• Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.

• Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
• Stel de budgetverantwoordelijke aan.
• Definieer de taken van de overige leden.
• Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, enzovoort.
• Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
• Stel deadlines.
Voor aanvang

• Ga na wat de aanleiding van het evenement is.
• Definieer vervolgens de doelstellingen van het evenement.
• Stel het beschikbaar budget vast.
• Bepaal de vorm ofwel het soort evenement.
• Benoem de aard of het karakter van het evenement.
• Maak een profiel van de gasten.
Intern organiseren of uitbesteden

• Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren.
• Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden.
• Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren.
• Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico’s kan dragen.

Leveranciers inschakelen
• Vraag referenties van leveranciers en check deze.

• Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften, zoek op internet, pluis dit jaarboek en dergelijke uit op potentiële leveranciers.
• Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.

• Vraag verschillende offertes aan.
• Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.

• Stel een begroting op.
Draaiboek samenstellen
• Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
tijd, plaats, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.

• Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers.
• Houd tenminste één keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.
Tijdens het evenement

• Leg het draaiboek bij alle betrokkenen neer.
• Zorg dat één persoon de regie in handen heeft.
• Zorg dat de regisseur bevoegd is om à la minute beslissingen te nemen.
• Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers.
• Zorg voor gastheren/-vrouwen.
Na afloop

• Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, enzovoort.
• Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement).
• Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.

• Werk het draaiboek bij voor een volgende keer.
• Maak een financieel eindverslag.
• Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.
Draaiboek

Met alleen een lijstje met programmaonderdelen ben je er nog lang niet. Het is belangrijk een draaiboek op te stellen. Een goed lopend programma valt of staat met goede voorbereiding en perfecte afstemming tijdens het evenement zelf. Een draaiboek bevat een logische opsomming van alle feiten en afspraken die gemaakt zijn in het kader van het evenement. Het is verstandig twee draaiboeken te maken; een beknopte voor de leveranciers en een meer uitgebreide voor de betrokken medewerkers. Het beste kun je werken met de volgende kolommen:

1 2 3 4
Wanneer

(tijd)
Waar

(locatie)
Wie

(verantwoordelijke)
Wat

(activiteit)
Denk ook aan...

De meeste medewerkers die betrokken zijn bij een evenement kennen elkaar in veel gevallen niet. Het beste kun je vóór het evenement een operationele vergadering organiseren waarbij alle betrokken medewerkers worden uitgenodigd. Zo’n vergadering is niet alleen nuttig als kennismaking, maar bevordert ook nog eens de samenwerking tijdens het evenement.
Maak in het draaiboek een aparte pagina met telefoonnummers van alle betrokkenen (en eventueel functievermeldingen), en zorg er ook voor dat in het draaiboek een plattegrond zit (met vluchtwegen). Ook stellen gasten van buitenaf het altijd op prijs om meer te weten van het bedrijf en de reden van het evenement. Op één A-4tje kun je kort en bondig de belangrijkste punten vermelden.
Het definitieve draaiboek is een complex samenspel van feiten, afspraken, briefings, research, begrotingen, vergaderingen, concepten, contracten en nog veel meer. Een draaiboek wordt opgesteld aan de hand van een programma. Zet alle feiten op een rij en zie geen enkel detail over het hoofd voordat je aan de slag gaat met het draaiboek. Neem ruim de tijd voor het maken van een draaiboek; je bent afhankelijk van derden en zult voor de volle honderd procent zeker moeten zijn dat de juiste leveranciers, instanties en medewerkers ‘geboekt’ staan. Pas als je het gevoel hebt dat alle radertjes in elkaar passen en niks aan het toeval wordt overgelaten, kun je met een gerust hart het evenement beginnen.