Werd er vroeger onderhandeld over het tijdstip dat je naar bed moest, later werd er onderhandeld over het tijdstip dat je thuis mocht komen, of over de hoogte van je zakgeld. Onderhandeld werd er steeds als jouw wensen niet overeenkwamen met de wensen van je ouders. Je merkte wellicht al heel snel dat door goede argumenten te gebruiken en door tactisch te werk te gaan heel vaak tegemoetgekomen werd aan een deel van jouw wensen.
Ook organisaties die producten en diensten van elkaar afnemen gaan hiervoor in onderhandeling. Ze gaan met elkaar in discussie over de prijs van het product, de bijbehorende dienstverlening en de leverings- en betalingscondities.
Onderhandelen
Onderhandelen is niet hetzelfde als samenwerken. Samenwerken doe je immers als jij en je gesprekspartner hetzelfde doel nastreven en daarbij van elkaar afhankelijk zijn om dat doel te kunnen realiseren.
Bij onderhandelen zijn de doelen vaak verschillend, en zelfs tegengesteld. Zo zal de verkopende partij een zo hoog mogelijke prijs willen bedingen, terwijl de klant een voor hem zo gunstig mogelijke prijs wil bedingen en daarbij de beste dienstverlening wil krijgen. Ook in dit geval zijn de beide partijen van elkaar afhankelijk. De verkoper en de klant hebben elkaar nodig om tot een compromis te komen.
Sommige mensen zeggen dat er bij een compromis alleen maar verliezers bestaan, omdat geen van de partijen bereikt heeft wat men wilde bereiken. Dit hoeft niet waar te zijn.
Je kunt er namelijk van tevoren voor zorgen dat er niemand als verliezer uit de strijd hoeft te komen. Het is best mogelijk om zodanige afspraken te maken dat beide partijen ergens voordeel aan hebben.
onderhandelen
Er is sprake van onderhandelen als twee van elkaar afhankelijke partijen, maar met tegenstrijdige belangen, overleggen met elkaar om tot een voor beide partijen aanvaardbaar compromis te komen.
VOORWAARDEN ONDERHANDELEN
De voorwaarden voor goede onderhandelingen zijn:
niet persoonlijk worden
Ook al zijn de belangen tegengesteld, in onderhandelingen moet je nooit het respect voor je gesprekspartner verliezen. Net zoals jij, dient hij het belang van zijn organisatie. Als beide partijen dat inzien, zullen zij elkaar op een vriendelijke manier benaderen. Op die manier ontstaat er bovendien een veel constructiever onderhandelingsgesprek.
geduldig zijn
Een valkuil voor het onderhandelen is dat je te snel tot het plaatsen van een verkooporder wilt komen. Hierdoor loop je het risico veel te snel veel water bij de wijn te doen, waardoor de deal weliswaar snel gesloten wordt, maar zeer ongunstig voor je uitpakt. Zorg er dus altijd voor dat je elkaar met kleine stapjes tegemoetkomt en dat de regel "voor wat, hoort wat" voor beide partijen geldt.
buiten de kaders denken
Als de onderhandelingen op niets uit lijken te gaan lopen, moet je proberen om niet in de standaardoplossingen te denken. Door creatief met een origineel voorstel te komen, kunnen de onderhandelingen weer een impuls krijgen. Dit buiten de kaders denken noemen we ook wel "out of the box denken".
Stappen onderhandelingsproces.
De stappen die je tijdens het onderhandelingsproces moet zetten, zijn:
sfeer creëren
Je maakt kennis met de gesprekspartner. Het is een verkenning van elkaar. Indien je elkaar reeds eerder ontmoet hebt, zorg je ervoor dat eventueel oud zeer wordt weggenomen.
werkwijze vaststellen
Bij het vaststellen van de werkwijze, moet je een antwoord formuleren op de volgende vragen:
vertrekpunt duidelijk maken
Met het "openingsbod" maak je direct duidelijk hoe je de onderhandelingen ingaat.
insteek van de gesprekspartner blootleggen
Je probeert erachter te komen wat de openingseisen van de andere partij zijn. inkoopbehoeften in kaart brengen. Je moet proberen om een duidelijk beeld te krijgen van de inkoopbehoefte van de gesprekspartner. Je probeert zijn inkoopmotieven boven tafel te krijgen. Als je van de inkoopbehoefte en inkoopmotieven een duidelijk beeld hebt, dan weet je waarop je kunt inspelen.
onderhandelingsruimte ontdekken
Je probeert te ontdekken wat de andere partij jou in ruil voor jouw aanbod te bieden heeft. Je gaat op zoek naar alternatieven voor wat hij van je wil.
wensen afstemmen
Bij deze stap ga je invulling geven aan de beoogde offerte. De offerte moet voor jouw groothandelsvestiging acceptabel zijn. Je moet ervan kunnen uitgaan dat de andere partij zijn deel van de afspraken daadwerkelijk waar kan maken.
afspraken formaliseren
In de Laatste stap van het onderhandelingsproces ga je de afspraken op papier vastleggen. Deze afspraken komen tot uitdrukking op de offerte. Een van de afspraken is ook het vaststellen van een eventuele follow-up.
onderhandelen over prijs en leveringsvoorwaarden
Als de (potentiële) afnemer ervan overtuigd is dat jouw aanbod voldoet aan zijn inkoopwensen, dan kun je beginnen met het onderhandelen over de prijs en de leveringsvoorwaarden . De (potentiële) afnemer zal in deze onderhandelingen een zo laag mogelijke prijs willen bedingen, terwijl jij, als de verkopende partij, een zo groot mogelijke brutowinst nastreeft.
Er zijn meerdere manieren om de prijs aan de (potentiële) afnemer te presenteren, waaronder:
de sandwichtechniek
Bij de sandwichtechniek noem je de prijs onopvallend tussen de opsomming van alle voordelen van het product. De prijs wordt gezien als een stukje vlees tussen het broodje van een hamburger; vandaar de naam sandwichtechniek. Een valkuil hierbij is dat je bij het noemen van de prijs toch even een korte stikte laat vallen, waardoor de (potentiële) afnemer toch op de prijs geattendeerd wordt, terwijl dat in feite niet de bedoeling is.
het benadrukken van de eenheidsprijs
Door het benadrukken van de eenheidsprijs (prijs per stuk, of per hoeveelheid) lijkt de prijs voor de (potentiële) afnemer aantrekkelijker. Is de prijs van een omverpakking, waarin 40 pakketten zitten € 8.000,- dan kun je beter niet zeggen: "de prijs is € 8.000,- per verpakkingseenheid". Gevoelsmatig is het beter als je zegt: "de prijs is maar € 200,- per pakket".
de amortisatietechniek
Bij de amortisatietechniek zet je de prijs van het product of tegen de te verwachten gebruiksduur ervan. Je zegt bijvoorbeeld: "Product X kost € 3.000,-, maar gaat wet 10 jaar mee. Dan hebben we het dus over een bedrag van € 300,- per jaar / € 25,- per maand. Daar is toch wel overheen te komen." In het laatste geval kun je zelfs de vergelijking maken met een normale uitgave die de klant waarschijnlijk privé regelmatig doet: "Wat is tegenwoordig nog € 25,-? Mijn dochter kan er geen avondje meer van op stap!". Hierdoor wordt de prijs van het product in een aantrekkelijker perspectief gezet.
de plus- en minmethode
Bij de plusmethode som je de extra's op, die de (potentiële) afnemer krijgt voor de meerprijs. Bij de minmethode som je de zaken op, die de (potentiële) afnemer mist, als hij kiest voor een goedkoper alternatief.
Prijsconcessie
Tijdens het prijsgesprek kan de (potentiële) afnemer jou om een prijsconcessie vragen. Dit is het signaal dat de (potentiële) afnemer wil onderhandelen over de gevraagde prijs. Bedenk vooraf dat de prijs vaak de laatste belemmering voor de klant is, voordat hij een order definitief plaatst. Prijsconcessies zijn afhankelijk van de vraag naar het product, de concurrentie, de verwachte prijsontwikkelingen, de schaalvoordelen, het toekomstige ordervolume en het belang van de groothandelsonderneming voor de Leverancier. Wanneer er over de prijs overeenstemming wordt bereikt kan de deal worden afgerond.
Zo:
Wat je dan kunt doen is, naast de prijs ook de kosten van je product aan de orde laten komen. Je probeert hem te overtuigen dat het juist heel verstandig is om het product te kopen, omdat het op termijn juist zijn budget ten goede komt.
De investering is eenmalig, maar de kosten niet. Die zijn blijvend. Als die relatief laag zijn, dan kan jouw product uiteindelijk toch, in vergelijking met de prijs van de concurrentie, lager zijn.
Als je het gevoel hebt dat de door jou gevraagde prijs niet in overeenstemming is met de waarde die het product vertegenwoordigt, kun je de prijs niet op een overtuigende manier overeind blijven houden.
Een prijsconcessie is een prima middel om ook van de (potentiële) afnemer een extra tegenprestatie te vragen. Door de prijsconcessie kom jij als verkopende partij de (potentiële) afnemer tegemoet. Hetzelfde kun je dan verlangen van de (potentiële) afnemer. Wellicht is het mogelijk om de grootte van de order te beïnvloedden of een stukje betaalde service erbij te verkopen, waardoor je relatie met die afnemer ook nog eens versterkt en gecontinueerd kan worden. Denk hierbij aan het afsluiten van een onderhoudscontract.
Leveringsvoorwaarden
Bij het afsluiten van een verkooporder wordt meteen een aantal besparingen bekrachtigd. Belangrijk hierbij zijn de leveringsvoorwaarden In de leveringsvoorwaarden staan de spelregels die van toepassing zijn op de gesloten overeenkomst.
De leveringsvoorwaarden bestaan uit een aantal artikelen. leder artikel omschrijft een bepaald aspect van de overeenkomst.
De Leveringsvoorwaarden waarover onderhandeld kan worden, hebben meestal betrekking op de:
Veel voorkomende artikelen in leveringsvoorwaarden
• definities
Uitleg wat er onder de "koper" wordt verstaan on wie de verkopende organisatie is.
• toepasselijkheid van de leveringsvoorwaarden
Voor wie gelden de in de overeenkomst vermelde leveringsvoorwaarden.
• offertes
De bepalingen over de duur en de geldigheid van de offerte.
• levering
De manier waarop de levering plaats moot vinden. Het gaat om leveringscondities, incoterms, afwijkingen in de levering, enzovoort.
• levertijd
Bepalingen over de levertijd en het respecteren daarvan.
• deelleveringen
Bestaat de mogelijkheid dat de levering in gedeeltes plaats zal vinden?
• technische eisen
De eisen waarmee rekening is gehouden. Golden die in alle landen, of moet de koper dat zelf in kaart brengen?
• voorbeelden, monsters
Bepalingen over de waarde die er gehecht moet worden aan reeds eerder toegestuurde voorbeelden van de te leveren producten.
• ontbinding van de overeenkomst
In dit artikel staat aangegeven in welke gevallen de gesloten overeenkomst ontbonden kan warden. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer de koper zijn verplichtingen niet na blijkt te kunnen komen.
• garantie
Bepalingen over de duur van de garantie en over de zaken waarop de garantie van toepassing is. Bovendien is er in dit artikel vastgelegd in welke gevallen erop de garantie geen beroep meer gedaan kan worden. Bijvoorbeeld wanneer de koper na ontvangst zelf (onverantwoorde) wijzigingen aanbrengt aan het product. In dat geval kan hij van de verkoper niet meer verwachten dat de garantiebepalingen volledig nagekomen worden.
• eigendomsvoorbehoud
Op welk moment en onder welke voorwaarden de geleverde goederen daadwerkelijk in eigendom komen van de koper.
• klachten en gebreken
Bepaling over de manier waarop er wordt omgegaan met de gebreken en fouten aan het geleverde product. Daarnaast is er in dit artikel opgenomen hoe de klachtenprocedure dient te worden gehanteerd.
• prijs
De valuta waarin de prijs is vermeld en het btw-tarief dat van toepassing is. Daarnaast staan er bepalingen in over de geldigheid van eventuele onvoorziene prijsverhogingen.
• emballage
Bepalingen over de verpakking van de geleverde goederen.
• betaling
De betalingstermijnen, de manier van betalen, bepalingen over faillissement en de gevolgen daarvan voor de betaling.
• incasso
In dit artikel staan de "kosten" voor de koper die de incasso met zich meebrengt als een koper niet betaalt.
• aansprakelijkheid
De zaken waarvoor de verkoper aansprakelijk is nadat de levering heeft plaatsgevonden. Vaak wordt hierin verwezen naar de garantiebepalingen.
• geschillenbeslechting
Hierin staat welke rechter op de hoogte dient te worden gebracht indien er zich juridische problemen voordoen die te maken hebben met de overeenkomst en het product dat geleverd is of nog moot warden geleverd.
• toepasselijk recht
Hierin staat aangegeven welk recht van toepassing is op de overeenkomst. In een overeenkomst tussen twee Nederlandse bedrijven is dan het Nederlands recht van toepassing. Dat is logisch. Echter, wanneer je een overeenkomst stuit met een Frans bedrijf moot het duidelijk zijn of de Nederlandse wetten of de Franse wetten moeten worden gebruikt in geval van een geschil.
• wijziging en vindplaats van de voorwaarden
In dit artikel staat waar de koper de leveringsvoorwaarden kan inzien. Daarvoor wordt verwezen naar een Kamer van Koophandel uit een bepaalde gemeente. Er staat dan bijvoorbeeld "Deze voorwaarden zijn gedeponeerd ten kantore van de Kamer van Koophandel te Amsterdam'.
Onderhandelingsgesprek
Onderhandelingen vinden plaats in een situatie dat partijen iets van elkaar nodig hebben, maar tegenovergestelde wensen hebben. Belangrijk bij onderhandelingen is dat:
Voorbereidingsfase
In het onderhandelingsgesprek onderscheid je de fase van de voorbereiding, de fase van de uitvoering en de fase van de evaluatie.
Wat je minimaal wilt bereiken,
wat je denkt maximaal te kunnen bereiken,
- Vraag ik niet teveel, of misschien wel veel te weinig?
hoe belangrijk je relatie met je onderhandelingspartner is,
- Heb ik bijvoorbeeld te maken met iemand waarmee ik al geruime tijd zaken doe?
- Heeft een leverancier altijd correct en op tijd geleverd?
- Zijn de afspraken altijd nagekomen?
welke alternatieven je achter de hand hebt,
- Waar kan ik dezelfde artiketen ook krijgen?
- Welk ander personeelslid kan ik in de plaats krijgen van iemand die dreigt te vertrekken?
op welke punten je kunt toegeven.
Belangrijk is vooraf je onderhandelingsruimte te bepalen.
- In hoeverre kan ik aan de wensen van de andere partij tegemoetkomen?
- Hoe kan ik daar zelf zo weinig mogelijk schade van ondervinden? Probeer eventueel ook in te schatten op welke punten de andere partij zou kunnen inleveren.
Uitvoering
De uitvoeringsfase bestaat meestal uit:
het openen
Tijdens het openen van het gesprek moet het duidelijk worden waar de partijen staan. Wat is de inzet van beide partijen, wat zijn de standpunten? Formuleer zo duidelijk mogelijk wat jij precies wilt. Voorkom dat je nu al laat merken dat je eigenlijk overvraagt. Je hoeft je natuurlijk ook weer niet zodanig op te stellen dat de andere partij denkt dat er met jou niet valt te praten. Hij zal dan waarschijnlijk ook kiezen voor een harde opstelling, waardoor de onderhandelingen al bij voorbaat gedoemd zijn te mislukken. Laat gerust merken dat je vatbaar bent voor goede argumenten.
het aftasten
Als het duidelijk is wat iedereen wit kan er op elkaars standpunten gereageerd gaan worden. Probeer in de fase van het aftasten gemeenschappelijke belangen te ontdekken en probeer van daaruit tot een compromis te komen.
het afronden
Tijdens het afronden van de onderhandelingen zet je alles nog even op een rijtje. Van belang hierbij is dat je weet:
Ook moet je controleren of datgene wat jij begrepen hebt ook zodanig bedoeld is. In veel gevallen zullen er na afloop van een zakelijke onderhandeling enkele zaken, eventueel in de vorm van een contract, op papier gezet worden.
evaluatie
Na afloop van een onderhandelingsgesprek moet je voor jezelf nog eens nagaan hoe de onderhandelingen verlopen zijn. Evalueren heet dit. Op deze manier blijf je alert. Je bent je er dan van bewust dat je misschien toch te snel toegehapt hebt, of dat je meer had kunnen bereiken als je je iets minder hard had opgesteld. Zo ontwikkel je op den duur een manier van onderhandelen die past bij jouw karakter.