## Zakelijke brief

Opmaak van een zakelijke brief in Nederland (algemeen)

Voorbeeld

Buildit nv
Broekstraat 88
6201 BZ MAASTRICHT
Tel. 0031 43 587 49 19
Fax 0031 43 587 49 20
E-mail siem.meerman@buildit.nl
www.buildit.nl

Archi bv
Mevrouw I.F. Verheiden
Langestraat 45
2367 VD VOORDEN

Maastricht, 16 januari 2010

Uw kenmerk: 9294-02
Ons kenmerk: 100116/sm/O

Betreft: offerte levering bouwmaterialen

Geachte mevrouw Verheiden,

Zoals we telefonisch hebben afgesproken, stuur ik u onze offerte voor de levering van bouwmaterialen voor uw bouwproject in Tiel.

In de bijlage vindt u een gedetailleerd overzicht met onze prijzen voor de gevraagde materialen. De offerte blijft geldig tot 1 september 2010.

Als u interesse hebt in onze materialen, kunt u met mij contact opnemen via het bovenstaande e-mailadres of telefoonnummer.

Met vriendelijke groet,

Siem Meerman
hoofd Logistiek

Bijlage: prijslijst

Kopie aan: dhr. G. de Vries

Inleiding

Vroeger verliep alle zakelijke post per brief; tegenwoordig wordt er ook veel via e-mail gecorrespondeerd. De rol van de zakelijke brief is daarmee echter niet uitgespeeld: nog steeds versturen veel bedrijven dagelijks grote aantallen brieven per post.

Brieven zijn met name handig voor vertrouwelijke informatie of het maken van formele afspraken. Door een brief te ondertekenen krijgt die rechtsgeldigheid. Ook bezwaarschriften en klachten kunnen meestal beter per brief worden ingediend. Solliciteren gebeurt tegenwoordig vaak per e-mail, maar een brief is nog steeds goed mogelijk. Ook een combinatie van die twee (een met een tekstverwerker geschreven en opgemaakte brief, die als bijlage bij een e-mail wordt verzonden) komt veel voor.

Het is aan te raden om een aantal praktische regels in aanmerking te nemen. Zakelijke brieven en e-mails bestaan grotendeels uit dezelfde basiselementen: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens. Brieven zijn vaak wat langer en gedetailleerder dan e-mails.

Hieronder bespreken we de onderdelen die meestal deel uitmaken van een zakelijke brief. Er zijn verschillende manieren om brieven op te maken en in te delen. Veel instellingen en bedrijven hebben hun eigen stijl voor de opmaak van brieven en e-mails. De gebruikelijkste briefopmaak is tegenwoordig de 'nieuwe Amerikaanse indeling', waarbij elk onderdeel aan de linkerkant begint en alinea's worden gescheiden door een witregel.

Afzender en geadresseerde(n)

Afzender

- Veel bedrijven en instellingen maken gebruik van briefpapier waarop de eigen adresgegevens al zijn voorgedrukt. Ze hoeven dan niet meer apart te worden vermeld.

- Als de gegevens van de afzender niet voorgedrukt zijn, komen die vóór de gegevens van de geadresseerde. Vermeld bij bedrijfscorrespondentie in elk geval:

de (bedrijfs)naam
het volledige (post)adres
telefoonnummer
faxnummer (indien aanwezig)
e-mailadres (algemeen e-mailadres of dat van de briefschrijver)
websiteadres

- Let er bij het e-mail- en websiteadres op dat die niet onderstreept zijn (als hyperlink).

- Eventueel kunnen nog de naam van de afdeling (direct onder de bedrijfsnaam), het inschrijfnummer van de kamer van koophandel, een correspondentienummer enzovoort worden toegevoegd. Let wel op dat de lijst niet te lang wordt. Minder belangrijke gegevens kunnen ook in de voettekst van de brief worden gezet.
Geadresseerde

- Na een witregel volgt het adres van de geadresseerde. Daar vermeldt u (indien van toepassing):

specifieke vermeldingen
de (bedrijfs)naam
de naam van de afdeling
de naam van de ontvanger
het volledige (post)adres
land

- Elke regel begint met een hoofdletter.

- Zet toevoegingen als PERSOONLIJK, SPOED, VERTROUWELIJK, AANTEKENEN of LUCHTPOST in hoofdletters boven het adres. Tussen deze aanduidingen en het adres komt een regel wit. Als de brief niet in een vensterenveloppe gaat, zijn de aanduidingen aantekenen en luchtpost overbodig.

- Voor de naam van de ontvanger kan T.a.v. (met hoofdletter) worden ingevoegd, maar dat is niet per se nodig. Het geven van de naam maakt al duidelijk voor wie de brief bedoeld is.

- Wees bij de naam van de geadresseerde zo volledig mogelijk: begin met De heer of Mevrouw, gevolgd door eventuele titels (tenzij daarover bij uw bedrijf andere afspraken bestaan) en de voorletters. Als het geslacht van de ontvanger onbekend is, gebruik dan De heer of mevrouw.

- Tussen de postcode en de plaatsnaam staan in Nederlandse brieven twee spaties. De plaatsnaam is helemaal in hoofdletters als de brief in een vensterenveloppe verstuurd wordt. Als dat niet het geval is zijn de twee spaties en de hoofdletters niet nodig.

Datum en kenmerk

- Na het adres volgt opnieuw een witregel. Daaronder staat de datum, eventueel voorafgegaan door de plaatsnaam (Den Haag, 14 juli 2009). De naam van de maand wordt met kleine letters geschreven, het jaartal bestaat uit vier cijfers.

- Op voorgedrukt briefpapier van bedrijven staat vaak ook Uw kenmerk en Ons kenmerk. Als u reageert op zo'n brief, vermeld dan altijd het opgegeven kenmerk onder of naast Uw kenmerk.

Onderwerp

- Daarna kan ook nog een regel als Onderwerp: of Betreft: worden gebruikt. Schrijf de woorden onderwerp en betreft hier met een hoofdletter; ze worden gevolgd door een dubbele punt. Daarna volgt een korte aanduiding van het onderwerp van de brief. Die kan het best beginnen met een kleine letter, omdat de regel immers al een hoofdletter heeft. Sommige taaladviesboeken adviseren een hoofdletter; echt bezwaar is daar niet tegen.

Aanhef

- De aanspreking begint met een hoofdletter.

- Na de aanspreking schrijft u een komma.

- Wees in de aanhef zo precies mogelijk: gebruik liever Geachte mevrouw Jansen dan Geachte heer of mevrouw. Die laatste aanhef is alleen geschikt als niet te achterhalen is wie de brief zal lezen.

- In zeer formele brieven kunt u nog formuleringen als Weledelgeleerde gebruiken, maar erg gebruikelijk zijn die niet meer. In verreweg de meeste gevallen volstaat Geachte. Wilt u toch de formele titulatuur gebruiken, zorg er dan voor dat u de juiste aanhef gebruikt.

- In de aanhef staan geen titels en voorletters.

- Een brief aan meerdere lezers kan bijvoorbeeld beginnen met Geacht bestuur of Geachte lezer.

- De aanhef Beste wordt voor een zakelijke brief afgeraden, al kan hij wel gebruikt worden als de lezer en schrijver elkaar redelijk goed kennen.

- Vermijd een verouderde aanhef als Mijne heren of L.S.

- Het is af te raden om een brief te beginnen met alleen Geachte of Beste; zet er altijd een naam of de toevoeging heer of mevrouw bij.

Brieftekst

- Hoewel de aanhef van een brief eindigt met een komma, begint de eerste zin toch met een hoofdletter.

- Zorg voor een duidelijke indeling van de brief: deel hem in in alinea's die elkaar op logische wijze opvolgen, en die van elkaar worden gescheiden door een regel wit.

- Vroeger werden brieven afgesloten met formuleringen als 'Hopende u hiermede van dienst te zijn, verblijf ik'. Die worden tegenwoordig als verouderd beschouwd. Beter zijn bijvoorbeeld: 'Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest', 'Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.'

Slotgroet en ondertekening

- Als slotgroet is Met vriendelijke groet(en) het gebruikelijkst. Hoogachtend is formeel.

- Na die slotformule volgt een komma.

- Direct onder deze regel kan iets staan als namens [bedrijfsnaam, afdeling, directeursnaam enzovoort]. Daaronder volgen enkele regels wit (voldoende voor de handtekening), en vervolgens de voornaam (bij voorkeur voluit) en de achternaam van de persoon die tekent. Bij namen die zowel voor mannen als voor vrouwen gebruikt kunnen worden (bijvoorbeeld Jo, Kim, Dominique) kunt u mevrouw of de heer voor de naam toevoegen. Onder de naam vermeldt u eventueel de functie van de afzender. De woorden namens, de heer, mevrouw en functieaanduidingen krijgen bij voorkeur geen hoofdletters.

- Als de brief wordt ondertekend door een ander dan de schrijver van de brief, dan kan er voor de handtekening i.o. (in opdracht) of b.a. (bij afwezigheid) staan. Na de ondertekening volgt de (getypte) naam van degene die als briefschrijver vermeld wordt.

- Als er meer ondertekenaars zijn, kunnen hun namen naast of onder elkaar worden geplaatst. Als slechts één van hen de brief ondertekent, kan onder diens naam (na de eventuele functienaam) worden toegevoegd 'mede namens …'

Bijlage(n)

- Als er bijlagen bij de brief zijn, wordt dat ofwel na de ondertekening, ofwel bij de onderwerpsaanduiding vermeld.

- Schrijf het woord Bijlage(n) gevolgd door een dubbele punt, een korte omschrijving of de titels van de bijlage(n). Als dat relevant is, kunt u het aantal bijlagen vermelden.

Kopie(en)

- Als u een kopie aan derden stuurt, vermeld dan achter het woord Kopie (aan) (gevolgd door een dubbele punt) de namen van de personen aan wie een kopie stuurt.