## Relatiebeheersysteem

Het relatiebeheersysteem is, zoals de naam al zegt, een systeem om relaties te beheren en te gebruiken. Met relaties worden hier alle personen en organisaties bedoeld, die op een of andere manier gelieerd zijn aan het bedrijf.

Gegevensbeheer
Van elk type relatie worden er gegevens beheerd. Dit kunnen algemene gegevens zijn als naam, adres en woonplaats maar dit kunnen ook specifieke gegevens zijn die alleen bij het betreffende type relatie worden vastgelegd . Voor wat betreft de algemene gegevens die worden vastgelegd geldt dat deze per rol kunnen variëren (dit hoeft echter niet). Zo kan mevrouw Jansen in haar rol als medewerker bij het adres haar werkadres hebben staan. In de rol als student kan mevrouw Jansen bij het adres haar huisadres hebben staan en in de rol van externe relatie kan het adres van het adviesbureau waarvoor ze werkt zijn opgenomen.

Functionaliteiten in het relatiebeheersysteem betreffende gegevensbeheer zijn:

- Opvoeren eigen (externe) relaties;
- Wijzigen relaties en relatiegegevens;
- Archiveren relaties.

Gegevensgebruik
Het relatiebeheersysteem biedt de mogelijkheid om op basis van relatielijsten of relatiefilters een of meerdere mailings (post of e-mail) aan te maken en te registreren. Ook is het mogelijk om op basis van relatielijsten of relatiefilters een rapport aan te maken waarbij specifieke detailgegevens die in het relatiebeheersysteem geadministreerd worden te verzamelen in één document.
Een “relatielijst” is een door een gebruiker samengestelde lijst met relaties in hun specifieke rol. Deze relaties hebben geen overeenkomstig kenmerk dat binnen het relatiebeheersysteem aanwezig is (bijvoorbeeld alle personen die een kerstkaart van het College van Bestuur moeten ontvangen).
Een “relatiefilter” levert daarentegen een lijst met relaties in hun specifieke rol maar dan gebaseerd op een overeenkomstig RBS kenmerk (bijvoorbeeld alle hoogleraren van de RU).

Functionaliteiten in het relatiebeheersysteem betreffende gegevensgebruik zijn:

- Relaties opzoeken;
- Automatisch selecties maken van relaties d.m.v. filters;
- Handmatig selecties maken van relaties via relatielijsten;
- Adresstickers (etiketten) aanmaken voor interne en externe post;
- E-mails (in bulk) versturen;
- Mailinginformatie vastleggen t.b.v. historie;
- Detailoverzichten genereren.

Uitbreiding functionaliteiten of relatiegegevens

Het relatiebeheersysteem is zeer flexibel en in principe is alles mogelijk. Dat wil zeggen als een (nieuwe) gebruikersgroep speciale wensen heeft met betrekking tot nieuwe functionaliteiten, of uitbreiding wenst van gegevens die geregistreerd moeten worden, dan kan dat. Uitgangspunt is echter wel dat de nieuwe functionaliteit of de extra gegevensregistratie van toegevoegde waarde moet zijn voor een grote gebruikersgroep binnen het relatiebeheersysteem. Als blijkt dat het slechts toegevoegde waarde heeft voor enkele gebruikers dan wordt er gekeken of dit op een andere manier ook op te lossen is. Het is in ieder geval het team van relatiebeheerders dat bepaalt of het gevraagde wordt toegevoegd of niet.??