## Zakelijke e-mail

Opmaak van een zakelijke e-mail (algemeen)

Inleiding
Voor de opmaak van een zakelijke e-mail gelden over het algemeen minder strenge conventies dan voor een gewone zakelijke brief. Oorspronkelijk werd e-mail vooral gebruikt als informeel communicatiemiddel voor een snelle en vluchtige uitwisseling van informatie. Steeds vaker wordt e-mail ook gebruikt voor officiële informatie-uitwisseling zoals sollicitaties, afspraken en opdrachten.

Zoals bij een zakelijke brief is het bij een zakelijke e-mail van belang om een aantal praktische regels in aanmerking te nemen. Doorgaans komen in een zakelijke e-mail dezelfde basiselementen aan bod als in een zakelijke brief: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens. Toch zijn er ook een aantal verschillen tussen een brief en een e-mail. Omdat e-mails bijvoorbeeld sneller geschreven worden dan brieven en meestal van het scherm gelezen worden, is de inhoud vaak beknopter. De begroetingsformule in een e-mail is dikwijls ook wat minder formeel.

In wat volgt bespreken we de onderdelen die over het algemeen aan bod komen in een zakelijke e-mail. Instellingen en bedrijven hebben vaak ook hun eigen stijl voor de opmaak van brieven en e-mails. Als u in naam van zo'n organisatie een e-mail verstuurt, kunt u zich het best aan de interne richtlijnen houden.

Afzender en geadresseerde(n)
De afzender van een e-mail wordt meestal automatisch toegevoegd door het mailprogramma op de regel Van (of From). Op de regel Aan (of To) kunt u een of meer geadresseerden opgeven. Op de regel Cc (carbon copy) kan worden aangeven wie er een afschrift van het bericht ontvangt. Het is aan te bevelen om de geadresseerden zorgvuldig te selecteren en alleen cc's en groepsmails te sturen als dat echt nodig is.

U kunt eventueel ook gebruikmaken van de regel Bcc (blind carbon copy). De namen die aan deze regel worden toegevoegd, zijn niet zichtbaar voor de andere geadresseerden. Het gebruik van de bcc-regel is dikwijls niet zonder bijbedoelingen en kan vervelende gevolgen hebben als de geadresseerden weet krijgen van deze werkwijze. Gebruik deze regel dus zo weinig mogelijk.

Onderwerp en datum
Het onderwerp is een belangrijk onderdeel van een e-mail. Op basis van het onderwerp kan de ontvanger de berichten in zijn mailbox selecteren en filteren voor hij ze gelezen heeft. Ook bij het archiveren van e-mails speelt het onderwerp een belangrijke rol. Zorg daarom dat u in het onderwerp een heldere, beknopte omschrijving geeft van de inhoud van uw bericht. Als u met een reply op een e-mail reageert, laat het onderwerp dan in principe ongewijzigd.

In een e-mailbericht wordt de datum en ook het uur waarop de e-mail verzonden wordt, automatisch ingevuld door het mailprogramma. Zorg er daarom voor dat de datum- en tijdinstellingen correct ingesteld zijn op uw computer.

Aanhef en slotgroet
Net als in een brief mogen een gepaste aanhef en slotgroet niet ontbreken in een e-mail. Gebruik een gewone, zakelijke aanhef zoals Geachte heer Claessens of Geachte mevrouw De Geest. In vervolgmails of in informele en interne e-mails hebt u meer vrijheid, bijvoorbeeld: Beste Marc, Dag Karen.

De slotgroet kan variëren en is aangepast aan de situatie. In een zakelijk bericht voor externe contacten is Met vriendelijke groet(en) erg gebruikelijk en in elk geval beter dan de formele slotgroet Hoogachtend. In vervolgcorrespondentie kan de slotgroet wat informeler worden, bijvoorbeeld Groeten of Groet. In informele of interne mailtjes hebt u natuurlijk meer mogelijkheden. Gebruik evenwel geen afkortingen zoals mvg (met vriendelijke groet(en)) of emoticons.

Het spreekt voor zich dat aanhef en slotgroet op elkaar afgestemd zijn. U kunt een e-mail niet beginnen met Geachte heer Van Wezer en als slotformule Groetjes gebruiken.

Inhoud
De eigenlijke inhoud van uw e-mail wordt op dezelfde manier ingedeeld als in een brief, maar de tekst wordt bij voorkeur korter gehouden. In de eerste alinea komt de kernmededeling en de context van het bericht. Daarna volgt de uitwerking.

Bij het opstellen van uw e-mail is het vooral belangrijk dat u bondig bent en dat u de tekst op een heldere manier opbouwt. Een e-mail wordt over het algemeen vluchtig van het scherm gelezen. Beperk daarom uw alinea's tot 5 à 6 regels en laat witregels tussen de alinea's. Schrijf uw bericht niet volledig in hoofdletters of helemaal in kleine letters. Dat ziet er erg slordig uit en wekt de indruk dat u weinig moeite hebt gedaan om de e-mail op te stellen.

Ondertekening
Na de slotgroet ondertekent u de e-mail met uw naam, functie (of afdeling) en uw telefoonnummer. Ook het postadres, e-mailadres, faxnummer en eventueel webadres kunnen worden vermeld. Deze elementen kunnen ook worden samengenomen in een signature of elektronische handtekening. Dat is een vaste afsluitingstekst met uw naam, functie en adresgegevens die u automatisch kunt laten invoegen bij elk bericht dat u schrijft. Soms wordt ook een vaste slotgroet (bijvoorbeeld Met vriendelijke groet) opgenomen in de signature.

Schrijf geen PS na de ondertekening. De kans bestaat dat de ontvanger die boodschap niet meer zal lezen.

Bijlage en disclaimer
U kunt een elektronische bijlage of attachment meesturen met uw e-mail. Voor het gebruiksgemak van de ontvanger geeft u de bestanden die u meestuurt een duidelijke naam. Die naam wordt automatisch weergegeven op de regel Bijlagen (of Attachments), onder de regel Cc of Bcc. Vermeld in uw bericht altijd wat voor bestand u precies meestuurt. Grote bestanden kunt u het best comprimeren met een zip-programma. Zo voorkomt u overbelasting van de mailbox van de ontvanger. Check ten slotte ook altijd even of u het aangekondigde bestand ook daadwerkelijk bij uw e-mail hebt bijgevoegd.

Heel wat bedrijven plaatsen een disclaimer onder hun e-mailberichten. Een disclaimer heeft vooral een juridisch doel. Hij is bedoeld als voorzorgsmaatregel tegen misbruik van de informatie in de e-mail of tegen de gevolgen van eventuele fouten. U kunt dit soort toevoegingen opnemen als dat binnen uw organisatie gebruikelijk is. De disclaimer komt dan onderaan in de tekst, duidelijk gescheiden van de rest van het bericht. De tekst wordt bij voorkeur zo beknopt mogelijk gehouden.

Voorbeeld

Van: siem.meerman@buildit.nl
Aan: isabelle.verheiden@archi.be
Cc:
Bijlage: prijsofferte.doc
Onderwerp: prijsofferte bouwmaterialen

Geachte mevrouw Verheiden,

Zoals we telefonisch hebben afgesproken, stuur ik u onze prijsofferte voor de levering van bouwmaterialen voor uw bouwproject in Lanaken.

In de bijlage vindt u een gedetailleerd overzicht met onze prijzen voor de gevraagde materialen. De offerte blijft geldig tot 31 oktober 2006.

Als u interesse hebt in onze materialen, kunt u met mij contact opnemen via het onderstaande e-mailadres of telefoonnummer.

Met vriendelijke groet,

Siem Meerman
Hoofd P & O
Buildit nv / sa
Broekstraat 88
6201 BZ MAASTRICHT
Tel. +31 43 587 49 19
Fax +31 43 587 49 20
E-mail siem.wouters@buildit.nl
www.buildit.nl

---------
Disclaimer

Dit bericht is alleen bestemd voor de geadresseerden. Aan dit bericht kunnen geen rechten worden ontleend.