## Twixx Offertes maken

Hoe maak ik een offerte

‘Kun je een offerte sturen voor de opdracht?’ Het is een vraag die je vaak zult horen als freelancer. En het is niet zo'n makkelijke vraag. De manier waarop ik (freelance journalist) bijvoorbeeld betaald word voor een klus is heel divers. Ik krijg voor een artikel vaak per woord betaald, maar voor grotere klussen zoals een boek of een brochure word ik door de potentiële opdrachtgever om een uur- of zelfs een projectprijs gevraagd. In een offerte geef je een helder overzicht van welke diensten je gaat leveren, eventueel het aantal uren dat je er aan gaat besteden en hoeveel dat de opdrachtgever gaat kosten. Maar hoe stel je zo’n offerte op?

Benodigdheden

- Voorbereidend gesprek
- Aantekeningen van het voorbereidend gesprek
- Contactgegevens van de opdrachtgever
- Rekenmachine
- Uurloon
- Computer

Stappen

Doe voorwerk

Een offerte kun je niet uit het niets opstellen. ‘Schrijf een brochure’ is voor mij onvoldoende als basis om een offerte te maken. Ik wil bijvoorbeeld graag weten wat het formaat van de brochure is, hoeveel pagina’s het gaat tellen, wie en hoeveel personen ik moet interviewen, of ik telefonisch interviews kan afleggen of een persoonlijke afspraak moet plannen...en zo kan ik nog wel even doorgaan.

Probeer daarom zoveel mogelijk informatie uit je opdrachtgever te peuteren. Door zo’n persoonlijk gesprek kan je ook al een beetje peilen wie je opdrachtgever is. Onmisbaar, want op deze manier weet je ook hoe je hem of haar de volgende keer kan benaderen.

Verzamel de benodigde informatie

Een offerte schrijven kan, zeker als het een offerte op maat is en niet een standaard offerte voor een bepaalde dienst, erg veel tijd kosten. Probeer dit enigszins te beperken door alvast alle mogelijke informatie die je nodig hebt te verzamelen. Dit zijn onder andere de contactgegevens van de opdrachtgever (of zijn contactpersoon), aantekeningen van het voorgesprek en informatie over de opdrachtgever en zijn werk.

Geef je offerte (en daarmee jezelf) een gezicht

Natuurlijk kun je er voor kiezen om in een kaal Word-document je offerte te maken. Maar je kan je offerte ook een beetje een gezicht geven (en daarmee ook je bedrijf) door bijvoorbeeld je logo toe te voegen en tekstblokken te gebruiken.

Schrijf de offerte

Een offerte moet altijd een aantal basale onderdelen bevatten:

- datum
- jouw contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mail, KvK-nummer)
- een offertenummer (voor je eigen administratie)
- contactgegevens (en contactpersoon) van je opdrachtgever
- reactietermijn (het offertebedrag blijft niet voor eeuwig geldig)

Geef vervolgens een duidelijke omschrijving van de opdracht en jouw werkzaamheden in een aantal zinnen. Noem daarin op welke dag de opdrachtgever de benodigde informatie aanlevert en wanneer jij het product aflevert.

Sommige freelancers zijn van mening dat je je prijs niet te hard (vetgedrukt) moet opschrijven. Wellicht is dit zo als je in een sector werkt waar je moet vechten om een opdracht binnen te krijgen, bijvoorbeeld in de bouwsector. Door ervaring ben ik zelf van mening dat in mijn transparantie het best werkt.

Geef altijd een onderbouwing van je eindprijs. Als je alleen de opdracht en de prijs noemt, kan de opdrachtgever nooit nagaan waaraan jij je uren besteedt.

Ik maak zelf altijd een overzicht van de verschillende werkzaamheden met daarachter het aantal te besteden uren en de prijs.

Voor de eerder genoemde brochure zou dit kunnen zijn:

- Inleidende tekst → ...uur x € (uurprijs)
- Telefonisch interview + uitwerking → .. uur x € (uurprijs)
- Interview op locatie + uitwerking → .. uur x € (uurprijs)
- Eindredactie....etc.
- Vermeld bij de prijzen of dit inclusief of exclusief BTW is.

Vergeet niet de voorwaarden van deze offerte duidelijk op te schrijven. Bijvoorbeeld dat de opdrachtgever zijn informatie op een bepaalde datum moet aanleveren, anders kan jij je deadline niet meer halen. Of dat het genoemde bedrag onder voorbehoud is. In het geval van de brochure was van tevoren nog niet duidelijk hoeveel personen ik moest interviewen. In mijn offerte heb ik daarom een prijs per interview genoemd, plus een globale schatting van het aantal interviews (8-10). In de voorwaarden heb ik gezet dat het factuurbedrag aangepast zal worden aan het aantal afgenomen interviews.

Houd rekening met kosten die nu nog niet in te schatten zijn

Soms kun je gewoon nog niet zeggen hoeveel iets gaat kosten, telefoon- of reiskosten kunnen bijvoorbeeld lastig vast te stellen zijn. Breng daarom een offerte uit exclusief onkosten (telefoon- en reiskosten). Vermeld wel duidelijk dat deze kosten in de uiteindelijke factuur worden verrekend. Het kan geen kwaad om daar vooraf al afspraken over te maken.

Ga strategisch om met de prijs

Je wilt natuurlijk veel verdienen, maar dat doe je niet door een veel te hoge prijs te noemen. Als freelancer is het altijd een beetje schipperen. Hoe graag wil je de opdracht? Is de opdracht voor een groot of klein bedrijf? Is het een commerciële klus? Je moet een beetje op je intuïtie afgaan tijdens het opstellen van je offerte.

Voordat je überhaupt een offerte kunt uitbrengen, moet je natuurlijk wel een (minimum) uurloon hebben. Hoe kun je anders uitrekenen hoveel een opdracht gaat kosten? Ben je aangesloten bij een beroepsvereniging, dan kunnen ze je vast informeren over standaard tarieven. Zo niet, ga dan eens een avondje snuffelen op internet.

Houd goed in je achterhoofd dat er meer kapers op de kust zijn. Een opdrachtgever zal in eerste instantie toch meer geneigd zijn om voor de voordeligste offerte te gaan. Maar ga ook niet te laag zitten met je prijs. Als freelancer moet het ook voor jezel rendabel zijn dat je deze klus aanneemt.

Reageer snel

Wie het eerst komt, die het eerst maalt. Je opdrachtgever wil graag aan de slag en heeft niet het geduld en de tijd om af te wachten wanneer hij jouw offerte binnen heeft. Probeer daarom zo snel mogelijk te reageren. Snelheid en duidelijkheid hebben een pré bij opdrachtgevers.

Stuur je offerte met een begeleidende brief

Een offerte is niets meer dan een omschrijving van de opdracht plus de verwachte gemaakte kosten. Het is dus niet de plek om de opdrachtgever, of de contactpersoon bij de opdrachtgever, persoonlijk aan te spreken. Stuur je offerte daarom met een persoonlijke brief waarin je nog even de onderdelen herhaalt die de opdrachtgever als ‘belangrijk’ acht.

Vroeger was het gebruikelijk om je offertes per post te sturen. Tegenwoordig is het ook heel normaal om het per e-mail te doen. Kies je voor het laatste, stuur je offerte dan wel in Pdf. Dit staat netter en zo kan er ook niks in het document veranderd worden.

Houd een overzicht bij van verstuurde offertes

Als freelancer is het erg belangrijk om een strakke administratie bij te houden. Geef je offerte een nummer en noteer wanneer je hem hebt verstuurd. Zo kun je hem makkelijk terugvinden. Ik houd in mijn administratie ook bijwanneer ik een reactie heb gehad. Heb je meerdere offertes openstaan, dan weet je zo precies of en wanneer iemand heeft gereageerd en waar je nog achteraan moet bellen.

Stuur een opdrachtbevestiging

Gaat de opdrachtgever akkoord met je offerte, dan is het netjes om een opdrachtbevestiging te sturen waarin je nog even kort een omschrijving van de opdracht (en de eventuele wijzigingen) zet.

Do's

Je offerte op maat maken. Een opdrachtgever vindt het fijn als je een zorgvuldig overzicht maakt van zijn wensen en jouw diensten. Stuur je een standaard offerte, dan blijven er misschien veel vragen onbeantwoord.

Don'ts

Te populaire taal gebruiken. Ook al was het voorbereidend gesprek nog zo gezellig, een offerte blijft een zakelijke overeenkomst. Houd je offerte dan ook zakelijk en stuur een begeleidende brief mee waarin je de opdrachtgever (of de contactpersoon) nog even persoonlijk aanspreekt.