## 6 tips voor het maken van een offerte

Zes tips voor het maken van een goede offerte

1. Let op uw taalgebruik. Hoewel standaard zinnen makkelijk zijn om te gebruiken is het belangrijk om uw offerte een persoonlijke tint mee te geven. Mensen zijn emotionele wezens en of u de offerte gegund krijgt hangt dus niet alléén van de prijs af maar ook van het gevoel dat potentiële klanten bij u/uw bedrijf hebben.
2. Algemene Voorwaarden. De algemene voorwaarden van uw bedrijf zijn niet zonder meer van toepassing op uw offertes. Hiervoor moet u ze eerst ”ter hand gesteld” hebben. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door ze op de achterkant van de offerte te printen. Ook kunt u de algemene voorwaarden van toepassing verklaren en uw potentiële klanten wijzen op de internetpagina waarop deze te vinden zijn, of een telefoonnummer/adres te vermelden waarlangs zij de algemene voorwaarden kunnen verkrijgen.

3. Bijzondere Voorwaarden. Wanneer er voor uw werkzaamheden of de levering van uw producten bijzondere voorwaarden van toepassing zijn zoals een bijzondere leverings of betalingstermijn, dan wel een specifiek aanbetalingpercentage, en deze voorwaarden anders of niet genoemd zijn in de algemene voorwaarden, vermeldt deze dan expliciet.

4. De Afzender. Onderteken de brief altijd met uw naam en niet alleen met de naam van uw bedrijf. Zorg ook voor een echte handtekening (en niet een handtekening uit de computer). Zorg ervoor dat de klant een rechtstreeks nummer heeft voor vragen over de offerte. U houdt er zelf waarschijnlijk ook niet van om te moeten wachten, doorverbonden te worden, etc. Een rechtsreeks nummer bespaart tijd en irritatie bij uw potentiële klanten en draagt daarom bij aan het binnenhalen van de offerte.

5. Specificeer Uw Offerte (maar niet teveel). Mensen willen graag weten waar ze voor betalen, laat hen dat dus zien en specificeer uw offerte. U hoeft echter niet alles te specificeren omdat men niet overal in geïnteresseerd is. Een voorbeeld verduidelijkt dit denk ik:

Stel dat u een schilder bent en een offerte uitbrengt voor het schilderen van een appartement. Hierbij kunt u niet alleen een totaalprijs geven. U kunt hierbij bijvoorbeeld de kosten van de verf en materiaalkosten specificeren, alsmede uw uren en arbeidsloon. De kosten van de verf en overige materiaalkosten kunt u ook weer specificeren. Hierdoor krijgt de klant meer inzicht en dus vertrouwen in de offerte. Van de kant van de opsteller getuigt het van kracht dat hij/zij een gespecificeerde offerte durft uit te brengen, het zegt van: “dit zijn mijn prijzen, die zijn goed en durf ik te geven”.

Stel echter dat u een drukker bent en een aanvraag heeft gekregen voor het maandelijks drukken van 10.000 flyers. Hierbij heeft het eigenlijk alleen zin om te specificeren wanneer u bijvoorbeeld een bepaalde staffelkorting hanteert of er bijzondere opties gekozen zijn die aan de kosten bijdragen (bijvoorbeeld speciale lak of een dubbelzijdige print). De klant zal echter niet geïnteresseerd zijn hoeveel de inkt kost, hoeveel het papier precies kost en hoeveel de afschrijving op uw machines bedraagt. Specificeer dus alleen wanneer uw klant ook daadwerkelijk geïnteresseerd is/kan zijn in de specificaties van uw offertes.

6. Spelling en Grammatica. Het is misschien een open deur maar correcte spelling en juist taalgebruik is erg belangrijk in uw offerte voor uw potentiële klanten. Het geeft een signaal af, dat u punctueel en netjes werkt. Controleer daarom uw offerte en begeleidende brief altijd op spelfouten en slecht lopende zinnen. Bij twijfelgevallen, gebruik Google, een woordenboek of uw collega’s om de juiste schrijfwijze te achterhalen.