Als leidraad voor het organiseren van het evenement kan onderstaand stappenplan aangehouden worden.
Fase 1: groepen samenstellen en taakverdeling tijdens projectbijeenkomsten.
De volgende taken dienen verdeeld te worden:
· voorzitter (leidt vergadering en maakt afspraken met de coach),
· vice-voorzitter (maakt in overleg met voorzitter agenda en is vervangend voorzitter en allround invaller)
· notulist (maakt notulen van vergaderingen)
· tijdbewaker (houdt tijdsplanning in de gaten)
· budgetbewaker (houdt budget in de gaten)
· procesbewaker (houdt afwezigheid van groepsleden bij en houdt groep op de hoogte van de projectvoortgang).
Fase 2: brainstormen met groep over :
· het onderwerp (welk evenement kiezen jullie),
· de doelgroep (dus voor wie gaan jullie het evenement organiseren)
· eventueel bedrijf/sector kiezen
Fase 3: terugkoppeling van het idee naar de coach (coach geeft groen licht)
Fase 4: uitwerken onderwerp door middel van concrete doelstellingen zoals:
· Gekozen doelgroep
· Wat is het hoofddoel en wat zijn de neven, sub en/of deeldoelstellingen
( zie naslagwerk)
· Gekozen evenementenvorm
Fase 5: interviewvragen opstellen (zodat zaken die nog niet duidelijk zijn, gevraagd kunnen worden aan de opdrachtgever, bijv. extra budget, locatie grootte etc.)
Fase 6: interviewvragen terugkoppelen naar de coach (coach geeft groen licht)
Fase 7: interviewvragen worden gesteld aan opdrachtgever (indien er gekozen wordt voor opendag is de school de opdrachtgever)
Hierin beschrijven jullie beknopt de aanpak van het project. Hierin komt minimaal aan de orde:
Fase 1: Het beschrijven van de doelstellingen zoals deze in kaart zijn gebracht tijdens
fase 4 van stap 1.
Fase 2: Budgettering:
· Grootte van het budget
· Realistisch kostenoverzicht (schatting)
· Budget bewaking
Fase 3 : Draaiboek (let op tijdsplanning):
Onderstaande punten gelden voor de voorbereiding, de uitvoering en de afsluiting.
Hierbij wordt ook steeds een tijdpad aangegeven (het wanneer).
Fase 4: Projectgrenzen
Denk hierbij aan:
· Vergunningen
· Gevarenanalyse
· Voorzorgsmaatregelen mens en dier
Bij deze stap wordt het draaiboek daadwerkelijk uitgevoerd (zie stap 2, fase 3, dus flyers maken etc.). Hou hier bij de budgettering, de projectgrenzen en het tijdspad in de gaten.
STAP 4: REALISATIE
Fase 1: De dag van het evenement is aangebroken alle voorbereidingen zijn getroffen het evenement vindt plaats.
Let tijdens het evenement vooral op:
· Goede communicatie onderling
· Uitvoering gemaakte afspraken en taakverdeling
Fase 2: Nazorg:
· Alles wordt netjes opgeruimd.
· Elke projectlid evalueert schriftelijk direct na afloop het verloop van het evenement en de samenwerking tijdens die dag.
STAP 5: EVALUATIE
Fase 1: Procesevaluatie:
Hierin worden je groepsgenoten en jezelf beoordeeld. Het beoordelingsformulier volgt te zijner tijd.
Fase 2: Productevaluatie:
Hierin wordt terug gekeken naar jullie doelstellingen en de realisatie van het evenement. Dit doen jullie door middel van:
· Een schriftelijk verslag waarin alle verbeterpunten en leerpunten zijn opgenomen van zowel de voorbereiding, de uitvoering en de nazorg.
· Het bundelen van het logboek
· Het toevoegen van de evaluatie die gemaakt is na afloop van het evenement (zie stap 4, fase 2).
EINDBEOORDELING:
Bij de eindbeoordeling van het project wordt gelet op de uitvoering van het stappenplan.
Op het einde van het project dienen de volgende schriftelijke producten ingeleverd te worden:
· (Concept)plan van aanpak ( stap 2 )
· De bij de productevaluatie ( zie stap 5 ) opgenoemde zaken:
- Het schriftelijke verslag waarin alle verbeterpunten en leerpunten
zijn opgenomen van zowel de voorbereiding de uitvoering en de nazorg.
- Het logboek
- De evaluatie die gemaakt is na afloop van het evenement
(zie stap 4, fase 2).
Voorbeeld van een TIJDSPLANNING
Week 47 (21 nov t/m 25 nov): introductie en werken aan stap 1
Week 48 (28 nov t/m 2 dec): afronden stap 1
Week 49 (5 dec t/m 9 dec): voorlichting niveau 4 (geen bijeenkomst, werken aan project in eigen tijd, maak goede afspraken)
Week 50 (12 dec t/m16 dec): laatste moment om interview vragen af te nemen, werken aan stap 2.
Week 51 (19 dec t/m 23 dec): verder werken aan stap 2, deze proberen af te ronden
Week 52 en week 1: (26 dec t/m 6 jan 2006): kerstvakantie
Week 2 (9 jan t/m 13 jan): definitieve afronding stap 2 en werken aan stap 3
Week 3 (16 jan t/m 20 jan): afronden stap 3
Week 4 (23 jan t/m 27 jan): toetsweek/ activiteitenweek UITVOERING EVENEMENT
( stap 4)
Week 5 (30 jan t/m 3 feb): toetsweek/ activiteitenweek UITVOERING EVENEMENT (stap 4)
Week 6 (6 feb t/m 10 feb): evaluatie project met coach (op afspraak) stap 5