Een evenement voorbereiden

3. Een evenement voorbereiden

 

 

Het succes van een evenement staat of valt met een goede voorbereiding. Uiteraard vallen de vorige hoofdstukken ook bij de voorbereiding van een evenement maar deze onderwerpen zijn zo uitgebreid dat ze apart worden beschreven.

 

 

 Medewerkers

 

De juiste medewerkers voor en tijdens het evenement zijn essentieel om er een geslaagde dag van te maken. Soms worden er bij het organiseren taken uitbesteed aan bedrijven. Dan is het meestal niet nodig om je zorgen te maken over de kwaliteit van de medewerkers omdat het door jouw ingehuurde bedrijf een naam hoog te houden heeft en het bron van inkomsten voor hen is. Ook hebben bedrijven vaak direct gespecialiseerde mensen voor alle verschillende taken.

Maar doordat er vaak een beperkt budget beschikbaar is en personeelskosten vaak er hoog zijn wordt er vrijwel altijd een beroep gedaan op vrijwilligers. Wanneer je mensen gaat betrekken bij het organiseren van het evenement is het van belang dat je weet waarom ze graag willen meewerken aan het evenement. De motivatie van een vrijwilliger kan zeer uiteenlopend zijn. Sommige mensen vinden het interessant om ergens bij te horen en vinden het prachtig als ze gevraagd worden. Je hebt ook mensen die direct overal ja op zeggen zonder dat ze goed hebben nagedacht waar ze aan beginnen. Dan heb je nog mensen die alleen de leuke dingen van het organiseren willen uitvoeren, en gaan moeilijk gaan doen of gaan zeuren als een andere persoon die “leuke” taak toegewezen krijgt. Aan dit soort medewerkers heb je eigenlijk weinig en ze zijn vaak eerder een blok aan je been dan dat je echt iets aan ze hebt.

Het is dus erg belangrijk dat je met gemotiveerde mensen werkt en gebruik maakt van de persoonlijke kwaliteiten van je medewerkers, geef ze taken die bij hun past. Op deze manier krijg je de juiste mensen op de juiste plek. Belangrijk is ook dat medewerkers zich gewaardeerd voelen. Geef ze het gevoel dat ze onmisbaar zijn en dat het hun evenement is, op deze manier voelen ze zich medeverantwoordelijk. Wanneer dat het geval is zullen ze zich honderd procent inzetten voor het evenement. En kun je in de toekomst misschien nog eens een beroep op ze doen.

Afhankelijk van het soort evenement dat jullie organiseren moet je een keuze maken hoe de medewerkers herkenbaar zijn op de dag van het evenement. Dit kan doormiddel van accessoires als een button, armband, naamkaartje of pet. Misschien nog beter en professioneler is dat alle medewerkers een zelfde trui of T-shirt te geven. Ten eerste kunnen de bezoekers op deze wijze in een oogopslag zien wie ze kunnen aanspreken tijdens het evenement, maar het geeft de medewerker ook meer status en erkenning wat vaak als erg belangrijk wordt ervaren door de vrijwilligers.