vergaderen en notuleren

4. Vergaderen

 

Tijdens het voorbereiden van een evenement zal er veel overlegd moeten worden met alle mensen in die in de organisatie zitten. Er zullen vaste tijdstippen moeten worden afgesproken wanneer er bijeenkomsten zijn om zaken te bespreken. Vergaderen is nodig voor het nemen van besluiten, afstemmen van taken, ontwikkelen van ideeën, creëren van draagvlak en delen van informatie. De meest hardnekkige vergaderproblemen zijn saaiheid en geringe besluitvaardigheid. Bij dergelijke structurele problemen is het noodzakelijk het hele vergadercircuit van de organisatiemedewerkers eens goed onder de loep te nemen en proberen om het in goede banen te leiden. Vergaderingen kunnen slagvaardig en inspirerend zijn. Het is essentieel dat daarbij de juiste regels worden gehanteerd, zoals het gebruik van een agenda of om de beurt praten. Maar zelfs deze simpele regels worden vaak niet of onvoldoende in praktijk gebracht. In dat geval wordt al veel bereikt met een goede voorbereiding en discipline.

 

Hieronder volgen een paar vaste elementen die zorgen voor structuur of houvast tijdens een vergadering.

·         Benoem een voorzitter die de vergadering in goede banen moet leiden.

·         Benoem ook een notulist die alle zaken en afspraken noteert.

Je moet vooraf goed schatten hoeveel mensen er naar de vergadering kunnen komen. Je kunt nooit efficiënt vergaderen als de mensen op elkaar gepropt zitten, of er enkelen moeten staan. Een veel te grote ruimte is ook niet praktisch en ongezellig.
Elke aanwezige moet aan de tafel kunnen zitten, zodat hij notities kan nemen.
Een bord kan handig zijn om schema’s of andere dingen visueel aan de groep voor te stellen.
De gespreksleider (voorzitter) neemt plaats op de meest opvallende centrale plek aan de tafel. Die positie maakt het voor nieuwkomers duidelijk dat hij de vergadering leidt. Wanneer een vergadering of bijeenkomst lang duurt, is het handig een drankje bij de hand te hebben. Vergader je tijdens de lunchpauze, zorg dan eventueel voor broodjes. Zorg dat iedereen tijdig wordt uitgenodigd of op de hoogte stelt van de vergadering.
De uitnodiging moet uitdrukkelijk de agenda bevatten zodat iedereen weet wat er besproken zal worden. Elk puntje wordt bij voorkeur in de uitnodiging ook al kort uitgelegd waar het over gaat. Ook kan je alvast vermelden wat de bedoeling is van elk agendapunt, bijvoorbeeld informeren, besluitvorming of rondvraag. Voor belangrijke en omvangrijke agendapunten kan je best al op voorhand een toelichtende nota rondsturen, zodat iedereen zich kan voorbereiden voor ze naar de vergadering komen. De gespreksleider moet weten wat elk punt inhoudt en zeer goed voorbereid zijn.
De gespreksleider schat vooraf in hoeveel tijd elk punt in beslag zal nemen. Die tijdsplanning noteert hij op de agenda zodat hij tijdens de vergadering precies weet wanneer hij de discussie kan laten aflopen, of een punt sneller moet afronden. Het is belangrijk de vergadering precies op tijd te laten beginnen. Wanneer je wacht op te laat komers, zal je in de toekomst nooit meer op tijd kunnen beginnen. De gesprekleider(voorzitter) heet iedereen welkom. Zijn er nieuwe mensen bij gekomen of is het helemaal een nieuwe club mensen, dan is het verstandig om eerst een voorstel rondje te doen.

 

 

Aan welke spelregels moeten deelnemers zich houden tijdens een vergadering?

Als deelnemer aan een vergadering dien je te houden aan een aantal spelregels: