Opdracht: Bereid gesprek 2 voor

Opdracht

Je hebt je strategie opgesteld en aangescherpt met behulp van een mededeelnemer.

We gaan nu aan de slag met het voorbereiden van gesprek 2. Dit is het gesprek met de persoon in jouw organisatie die jou gaat helpen om je strategie verder te brengen in de organisatie.

  1. Gebruik de onderstaande 10 punten als leidraad voor de voorbereiding van het gesprek.
  2. Bestudeer in ieder geval:
    1. De competenties van de 8 competenties van de interne adviseur (die je nog niet kent)
    2. De escalatieladder
  3. Natuurlijk is de inhoud van het gesprek afhankelijk van de doelstellingen in jouw strategie. Daarom, beslis zelf welke bronnen je verder bestudeert. Kies de bronnen en verdiepingsstof die bij jouw uitdagingen horen.

Tip: Je vindt uitgebreidere informatie in het boek Advieskunst in het hoofdstuk "Voorbereiden van gesprekken."

 

10 punten ter inspiratie

De 10 onderstaande punten kunnen je helpen bij het voorbereiden. Ze zijn niet verplicht om te gebruiken bij de gespreksvoorbereiding, maar bedoeld om je verbeelding te prikkelen. Heb je andere belangrijke aspecten of invalshoeken die je zou willen meenemen in je voorbereiding? Vooral doen!

  1. Aanleiding: Waarom wil je op dit moment met deze persoon in gesprek? Bij voorkeur heb je dit scherp op het moment dat je de afspraak inplant zodat je hier helder over kunt communiceren.
  2. Doel: Wat is het belangrijkste doel van het gesprek en kun je dit positief formuleren? Gebruik hierbij wat je weet over je gesprekspartner, bij voorkeur staat deze natuurlijk positief tegenover het doel.
  3. Jouw doelen: Misschien heb je voor jezelf meer doelen gesteld, wil je oefenen met bepaald gedrag of een bepaalde indruk achterlaten. Bedenk welk gedrag dat van jou vraagt.
  4. Jouw belangrijkste boodschap of vraag: Wat is de kern? Waar wil jij mee de deur uit lopen?
  5. Openingszin: Denk goed na over hoe je het gesprek wilt beginnen.
  6. Inhoud: Zorg dat je in kernwoorden helder hebt welke inhoud jij wilt bespreken. Teken bijvoorbeeld een flowchart of project-canvas om bij de hand te houden en neem een kopie voor de gesprekspartners mee. Zorg dat je eventuele feiten of argumenten helder op een rijtje hebt.
  7. Afspraak: Zorg dat je met een duidelijke afspraak naar buiten loopt. Vat samen wat je gehoord hebt en wat de afspraak is. Stuur deze afspraken achteraf nog een keer na in een mail waarin je bedankt voor het interessante gesprek.
  8. Rollen en taken: Als jij graag een bepaalde opdracht wilt krijgen, bedenk dan dat daar in een volgend gesprek eerst goede afspraken over gemaakt moeten worden (wie is verantwoordelijk voor welk deel, hoe gaan jullie om met de tijdsinvestering die nodig is, welke ondersteuning heb je nodig etc.).
  9. Proces: Je kunt het proces van het gesprek in een schema zetten voor jezelf, waarbij je je visualiseert hoe je omgaat met de factor tijd. Hou er rekening mee dat je tijd nodig hebt om af te stemmen (sfeer/relatie), dat er waarschijnlijk koffie gehaald wordt en er afleidingen kunnen zijn.
  10. Agenda: Zeker als het gaat om een sessie met meerdere personen is het verstandig om een agenda op te stellen en deze van te voren te delen met de deelnemers.