## Offreren en factureren

Inleiding offertes

We hebben in de voorgaande lessen de kostprijs van een project berekend. Deze voorcalculatie is (o.a.) een onderdeel van het verkooptraject. Het verkooptraject begint bij het telefoontje van de (potentiële) klant en eindigt bij de ondertekening van de offerte (of contract).

Tot aan de ondertekening van de offerte is het niet zeker of de potentiële klant jou de opdracht gunt of niet. Daarom is de offerte een belangrijk verkoop-instrument.

Kostprijs vs verkoopprijs

Een belangrijk onderdeel van de offerte is de verkoopprijs. Bij het begroten is de kostprijs boven water gekomen. De vraagprijs is de kostprijs plus een winst / risico percentage. De vraagprijs kent twee varianten; met en zonder B.T.W.

Winst / risico

Een goede ondernemer probeert winst te maken. De kostprijs was niets meer dan het eigen aandeel van de te maken kosten. Hier moet dus nog een percentage bovenop. Het RAW neemt voor winst / risico een percentage van 10%. Wanneer wij niet gebonden zijn aan een RAW-bestek kunnen wij dit percentage zelf bepalen. Hierbij spelen verschillende factoren een rol; is het onderhoud of aanleg, wil je de klant graag of zit je eigenlijk al te vol.

Het gebeurt vaak dat de begroting niet overeenkomt met de werkelijk gemaakte kosten. Wanneer je veel meer kosten gemaakt hebt dan dat begroot hebt draai je dus verlies. Ook hier gebruiken we het winst / risico percentage, maar dan als buffer.

Waar moet een offerte aan voldoen?

Er bestaat niet zoiets als de perfecte offerte, vooral ook omdat een goede offerte aangepast is aan het type klant en het type opdracht. Een offerte kent echter wel een aantal min of meer vaste onderdelen:

- Bedrijfsgegevens en klantgegevens
- Inleiding (aanleiding van deze offerte)
- Leeswijzer (hoe is de offerte opgebouwd en wat staat er eventueel in bijlagen)
- Product of dienstomschrijving (wat gaan we leveren tegen welke prijs)
- Vervolgafspraken (wat moet de potentiële klant doen of wat doe jij)
- (Verwijzing naar de) leveringsvoorwaarde (zie bijlage) en de ‘houdbaarheidsdatum’ van de offerte.
- Afsluiting

Over de concrete invulling van deze onderdelen geven we geen richtlijnen geven. Wel een paar tips:

TIP 1 Maak een offerte op maat.

Geef de potentiële klant het idee dat deze offerte speciaal voor hem / haar geschreven is. Dit kan je doen door b.v.

“geachte heer/mevrouw”, te vervangen door “geachte heer Van Groningen”. Probeer eveneens moeilijke of verouderde woorden te vermeiden. Dus niet “gaarne” maar “graag”.

TIP 2 Koppel de offerte aan de rest van het verkooptraject

Wat men wel eens ziet zijn offertes die qua stijl (taalgebruik e.d.) zo verschillen van een voorafgaand gesprek dat je het idee krijgt dat iemand anders die offerte heeft opgesteld. Dit kan je voorkomen door een offerte te koppelen aan b.v. zo’n gesprek. Dus niet “Hierbij zend ik u een offerte voor de aanlegwerkzaamheden die nodig zijn om het tuinplan te realiseren” maar liever: “Naar aanleiding van ons gesprek van afgelopen dinsdag stuur ik u deze offerte”.

TIP 3 Leg de nadruk niet op de prijs maar op het product

Probeer je als hovenier te profileren op de kwaliteit van je diensten en niet op de prijs.

Dus niet:

“grondwerk € 325,--“

Maar bijvoorbeeld:

“Grondwerk

Borders: de borders worden tot 50 cm diep losgemaakt zodat er geen storende lagen meer in de grond zitten. Tevens zal er 0,5 m3 compost door de grond gewerkt worden. Hierdoor zullen de planten voldoende diep kunnen wortelen en optimaal gebruik kunnen maken van vocht en voedingstoffen.

Bestrating: onder de bestrating zal een zandbed aangelegd worden van 20 cm dikte. Dit zandbed voert het overtollige regenwater snel af en voorkomt opvriezen in de winter.

De kosten van het grondwerk bedragen € 325,--, dit is inclusief materialen“

TIP 4 Hou het initiatief in eigen hand

Na een intensief verkooptraject worden offertes ‘losgelaten’ met afsluitende zinnen als “wij wachten met belangstelling uw reactie af” of “we hopen u hiermee een passende aanbieding te hebben gedaan”. Wachten, hopen, willen, vertrouwen, in alle gevallen is de potentiële klant nu aan zet. Heb je mazzel dan laat de klant bij afwijzing nog iets van zich horen maar er zijn ook gevallen waarbij men na de offerte niets meer hoort…

Probeer ook dit laatste gedeelte van het verkooptraject in eigen hand te houden. Neem nou de zin: “Wij willen gaarne binnenkort van u vernemen, of u met deze offerte akkoord kunt gaan”. Wat is binnenkort? Hoe willen zij iets vernemen, post, e-mail of per telefoon? Er mist ook een stukje zelfvertrouwen in deze zin. Je hebt één of meerdere gesprekken met deze potentiële klant gehad. Als je je werk goed gedaan hebt mag je er best vanuit gaan dat je offerte passend is en dat de potentiële klant er mee akkoord kan gaan. Wat vind je van onderstaande zin?:

“Om u verdere rompslomp te besparen kunt u de meegestuurde kopie van deze offerte ondertekend terugsturen. Wij willen graag volgende week dinsdag, tussen 7 en 8 uur ’s avonds contact met u op om verdere afspraken te maken. Laat u het mij even weten wanneer dit niet schikt?”.

Opdracht 1: Hieronder staat een voorbeeldofferte. Herschrijf deze offerte aan de hand van de voorgaande tips en eventueel je eigen ervaring en inzichten.

Offerte
Dhr. Simons
Steenweg 33
2700 AW GOUDA
Geachte heer/mevrouw,
Hierbij zend ik u een offerte voor de aanlegwerkzaamheden die nodig zijn om het tuinplan te realiseren. Gaarne zijn wij bereid een en ander mondeling toe te lichten.
Grondwerk € 325,--
Bestrating € 1125,--
Beplanting € 605,--
Vijver € 405,--
Gazon € 150,--
TOTAAL € 2540,--
Alle prijzen zijn exclusief B.T.W.
Wij willen gaarne binnenkort van u vernemen, of u met deze offerte akkoord kunt gaan.
Deze offerte blijft drie maanden geldig
Hoogachtend,

Facturen

Een factuur is iets anders dan een offerte. Een factuur kan je zien als een verzoek tot betaling. Facturen worden, aan de hand van een nacalculatie, achteraf opgesteld. Let echter op, bij aangenomen werk is het niet de bedoeling dat het factuurbedrag afwijkt van het offertebedrag. Je hebt immers de prijs van te voren afgesproken. Bij regiewerk is dat anders. Ook daar heb je afspraken gemaakt maar dan over eenheidsprijzen zoals b.v. een uurtarief.

Opdracht 2: Hieronder zie je waar een goede factuur aan moet voldoen. Bekijk deze checklist en kijk of je alle items snapt.

Beantwoord de volgende vragen:

Vraag 3: Het sturen van een factuur is vaak gewenst maar zeker niet verplicht. Wanneer is het wél verplicht om als aannemer een factuur te sturen?

Vraag 4: Welk termijn heeft een aannemer om een factuur te sturen?

Vraag 5: Welk termijn heeft een klant om de factuur te betalen?

Vraag 6: Is het verplicht om in een factuur te verwijzen naar de algemene voorwaarden?

Opdracht 2: Bekijk je nacalculatie uit opdracht 1 en bereken hoeveel efficiencyverschil, prijsverschil en hoeveelheidsverschil er is. Probeer per post aan te geven wat een mogelijke oorzaak kan zijn of welke vragen je beantwoord zou willen hebben om dat te kunnen bepalen.