Voor het organiseren van een evenement is het essentieel in welke omgeving je dit doet. Dit bepaald misschien het thema, maar ook de aankleding, mogelijkheden en organisatie.
Om tot een goed plan te komen ga je eerst het terrein inventariseren. Daarvoor maak je zelf een kaart op schaal en een uitwerking van belangrijke elementen.
Ga op zoek naar informatie over het gebied. Gebruik beschikbare en betrouwbare bronnen. Zoek ook informatieve afbeeldingen. Je kunt ook zorgen voor eigen foto's.
Maak een kaart van het plangebied. Denk aan de schaal. Zorg dat alle aanwezige elementen op de kaart komen te staan. Denk bij een binnenruimte ook aan praktische zaken, zoals ramen, deuren en stopcontacten. Heb je te maken met een buitenruimte? Denk dan aan ondergrond (waar mag en kan je lopen), flora, fauna en infrastructuur.