Wil je als instelling gaan werken aan de opbouw van een toetsenbank of een verzameling toetsen, dan is het verstandig vooraf goed te checken of je daar wel klaar voor bent. De meeste scholen laten het vrij aan de docent om te bepalen hoe die hierbij te werk gaat en stelt enkel een toetsplatform beschikbaar. Dat is niet verstandig en dat leidt in veel gevallen op termijn tot problemen. Het is verstandig eerst een zogenaamde ‘volwassenheidsscan’ te doen, die bepaalt of de school klaar is voor een traject rond digitaal toetsen.
Tijdens zo’n scan wordt er minimaal gekeken naar:
Beleid en visie
Hierbij wordt gekeken naar hoe de leiding bij het project is geregeld. Wordt het project voldoende gesteund door directie en bestuur?
De visie van de instelling op onderwijs en daarmee ook digitaal toetsen wordt bekeken. Welke rol spelen formatieve en summatieve toetsen daarin?
Wat is het digitale toetsbeleid van de school? Welke rol is er weggelegd voor afname via een eigen device of schooldevices?
Organisatie
Hoe zit de ict-afdeling in elkaar en is die straks in staat het project te ondersteunen?
Hoe zijn roosters geregeld? Is het straks mogelijk een digitaal af te nemen toets, snel in een daarvoor geschikt lokaal in te laten roosteren?
Hoe worden tentamens en digitale examens ingeregeld? Hoe verhoudt dat zich straks tot mogelijke inzet van digitale varianten?
Welke leverancier(s) spelen straks een rol bij de constructie en afname van toetsen? Zijn daar nog uitdagingen te verwachten?
Deskundigheid
Management:is men in staat een dergelijk project te monitoren en war nodig aan te sturen?
Docenten:hebben docenten ervaring in het ontwikkelen van digitale toetsen? Is er voldoende kennis van het toepassen van onderwijskundige keuzes bij de ontwikkeling? Zijn alle docenten in staat goede toetsvragen te ontwikkelen of is er een constructiecursus nodig? Is er voldoende kennis rond vakmetadata, het aanbrengen daarvan en het terugkoppelen naar toetsen vanuit learning analytics? Zijn docenten klaar voor het op moderne wijze, met behulp van AI, ontwikkelen of aanpassen van toetsen?
Examensecretaris:is er voldoende overlegmogelijkheid met de docenten die tentamens of schoolexamens gaan ontwikkelen? Is elke docent bekend met de regels hierbij?
ICT-afdeling: zijn alle medewerkers op de hoogte van mogelijk veranderingen in hun takenpakket als er meer toetsen ontwikkeld gaan worden en worden afgenomen? Is er voldoende kennis op het gebied van de AVG-regels en beveiliging?
Voorzieningen
Is de juiste toetssoftware aanwezig? Zijn de juiste hulpprogramma’s beschikbaar, bijvoorbeeld voor het verwerken van bronnen?
Zijn er ruimtes om samen te gaan ontwikkelen? Zijn er voldoende ruimte om later de ontwikkelde digitale toetsen af te nemen?
Is er voldoende wifi-capaciteit beschikbaar in alle hoeken en gaten van de instelling?
Ligt er een duidelijk toetsprotocol voor de beveiliging van devices, netwerk en opslagmedia?
Zijn er duidelijke regels ten aanzien van archivering en opschonen van de archieven?
Is er voldoende ondersteuning, als docenten een technische of bron-gerelateerde vraag hebben?
Toetsen(banken)
Van welke externe toetsen en toetsenbanken wordt gebruik gemaakt? Is het mogelijk deze toetsen aan te passen uit te breiden binnen het eigen toetssysteem?
Welke eigen toetsen en vragenbanken zijn al intern beschikbaar? Hoe kunnen deze worden gedeeld en gebruikt door collega’s?
Welke toetsen en toetsenbanken moeten nog gemetadateerd worden, om ze geschikt te maken voor de gekozen onderwijsrichting? Is het gekozen toetssysteem hier geschikt voor en wat is de inschatting in tijd hiervoor?
Welke gedeelde toetsen en toetsenbanken zijn beschikbaar, bijvoorbeeld via vakorganisaties? Is hoeverre is dit materiaal bruikbaar binnen het eigen toetssysteem?
Invoeringsstrategie
Wat zijn de doelstellingen voor het project?
Hoe gaat de aansturing ervan werken?
Wie wordt de projectleider en wordt haar/zijn rol?
Hoe ziet het plan van aanpak eruit?
Geaccordeerd door schoolleiding/bestuur.
Gedeeld op studiedag.
Gedeeld met alle betrokkenen.
Is het plan realistisch
Wat is het budget voor het plan en hoeveel uur krijgen de projectleider en mogelijke andere medewerkers hiervoor?
Het is mogelijk vooraf aan het opstellen van het plan een haalbaarheidsanalyse uit te voeren. Hierbij geef je elk onderwerp binnen het plan een aantal punten en onderaan de streep zie je dan of het plan haalbaar is en zo nee, waar de knelpunten met name zullen liggen.
Eén en ander kan vervolgens worden vastgelegd in een toetsbeleidsplan. Iedere onderwijsinstelling behoort te beschikken over een dergelijk plan. In de volgende paragraaf ga ik daar verder op in.