Welke factoren zijn van invloed op het gebruik van een digitaal portfolio systeem als Mahara?
bron:Invoeren van een digitaal portfolio in het hoger beroepsonderwijs, Linda Hoskam, pag. 57 en pag. 112 e.v.
1. Docenten
De zes factoren in de categorie docenten hebben betrekking op de docenten en de manier waarop zij met het digitaal portfolio omgaan. Het gaat vaak om voorwaarden die vervuld moeten worden zodat de docenten optimaal kunnen functioneren.
Feedback De studenten geven in de interviews aan dat regelmatige feedback van de docenten voor hen een bevestiging is, want ze willen graag weten of het werk dat ze maken en de inspanning die ze hiervoor leveren ook het gewenste resultaat opleveren.
Onderwijskundige instructie: De docenten moeten de onderwijsvernieuwingen niet alleen ondersteunen, ze moeten ook in staat zijn om binnen dat vernieuwde onderwijs te kunnen werken, hierbij is een onderwijskundige instructie een belangrijk instrument. Uit de interviews is ook gebleken dat het gebruik van het digitaal portfolio een nieuwe manier van werken en begeleiden met zich mee brengt. Docenten hebben hier soms problemen mee en geven aan dat extra (onderwijskundige) ondersteuning een oplossing kan zijn.
Eigen portfolio Door docenten een eigen portfolio te laten maken leren ze werken met het instrument, geven ze het goede voorbeeld aan de studenten en werken ze aan hun eigen professionalisering.
Beoordeling De beoordeling van de portfolio’s is in handen van de docenten. Uit de literatuur blijkt dat de beoordeling als een moeilijk aspect van het portfoliogebruik wordt gezien, de betrouwbaarheid laat soms te wensen over. Uit de interviews kwam naar voren dat de studenten het verwarrend vinden wanneer docenten op verschillende manieren beoordelen.
Betrokkenheid Door docenten in een vroeg stadium bij de invoering te betrekken zullen ze zich meer betrokken voelen.
Draagvlak Voor het slagen van de onderwijsvernieuwing is het van belang dat er draagvlak is onder docenten, zij moeten achter de vernieuwingen staan.
2. Studenten
Bij studenten vallen acht factoren die betrekking hebben op het gebruik van de digitaal portfolio’s door de studenten. Aandacht voor elk van deze factoren vergroot de kans van slagen van het gebruik van de digitaal portfolio’s door de studenten.
Draagvlak Om de implementatie te laten slagen moet er ook onder de studenten draagvlak zijn voor het gebruik van het digitaal portfolio.
Reflecteren Reflectie is een belangrijk onderdeel van het portfoliogebruik, studenten moeten daarom ook kunnen reflecteren. Het is belangrijk dat ze leren om kritisch naar het eigen handelen en de eigen ontwikkeling te kijken.
Motivatie Uit onderzoek blijkt dat de studenten vooral extern gemotiveerd zijn, ze zullen eerder bereid zijn tijd en energie te investeren als er een beloning tegenover staat bijvoorbeeld in de vorm van studiepunten.
Aanspreken Door studenten niet op een schoolse manier te benaderen maar ze te zien als jonge professionals, is het te verwachten dat ze zich daar naar zullen gedragen.
Duidelijkheid Het moet voor de studenten duidelijk zijn waarom ze het portfolio gebruiken en wat het werken met dit instrument betekent. Uit de interviews komt naar voren dat de studenten niet altijd weten wat er van hen verwacht wordt en waarom het instrument gebruikt wordt, ze geven aan dat dit demotiverend werkt.
Betrokkenheid Door de studenten al in een vroeg stadium bij de invoering te betrekken, zal het draagvlak onder de studenten vergroot worden. De studenten geven in de interviews ook aan dat ze beter gemotiveerd zullen zijn wanneer ze ook bij de implementatie worden betrokken, bijvoorbeeld door al vroegtijdig voorlichting te geven over wat er gaat veranderen.
Eigenaarschap Het is belangrijk dat de studenten eigenaar zijn van hun portfolio. Bovendien kan voor de studenten extra motiverend zijn wanneer ze weten dat ze het portfolio na afloop van hun opleiding mee kunnen nemen.
Instructie De instructie die de studenten krijgen moet duidelijk zijn, de studenten geven in de interviews aan dat de instructie eenvoudig, zonder veel technische termen moet zijn.
3. Leeromgeving
Het digitaal portfolio krijgt een plaats binnen de leeromgeving, daarom is de leeromgeving met de vijf factoren die in deze categorie vallen, van invloed op het gebruik van het digitaal portfolio.
Scenario Een portfolio kan alleen een functie vervullen in het onderwijs wanneer het geïntegreerd is in de leeromgeving. Bovendien kan uit de literatuur geconcludeerd worden dat het portfoliogebruik zinvoller is naarmate het opleiden individueler wordt. In het gekozen scenario wordt vastgelegd op welke manier het portfoliogebruik geïntegreerd is in de leeromgeving en in hoeverre de studenten de onderwijsactiviteiten zelf kunnen aansturen.
Procedures De administratieve procedures moeten aangepast worden aan het portfoliogebruik, bijvoorbeeld de administratieve procedures voor het verstrekken van de username password combinatie. Ook uit de interviews komt naar voren dat de medewerkers niet tevreden zijn over de procedures voor het aanmaken van nieuwe gebruikers. Ze vinden huidige procedures te lang en het digitaal portfolio is nog niet in alle administratieve procedures opgenomen.
Opleidingsdoelen Het onderwijsconcept dat gekozen is moet vertaald worden in opleidingsdoelen. Hierbij moet bepaald worden welke doelen met behulp van het portfolio getoetst zullen worden.
Onderwijsconcept Een portfolio kan in verschillende onderwijsconcepten een rol spelen, de didactische functies van het digitaal portfolio zijn daarom ook afhankelijk van het gekozen concept. De opleiding moet een expliciete keuze maken over het gehanteerde onderwijsconcept en het doel en de reden van het portfoliogebruik binnen dit concept.
Cultuur De vernieuwing moet binnen de cultuur van de instelling en de onderwijstraditie passen.
4. Implementatie
In de categorie implementatie zijn vijf factoren opgenomen welke direct betrekking hebben op het implementatieproces.
Pilot Door het uitvoeren van een pilot wordt het portfolio geconcretiseerd voor zowel de studenten als docenten. Bovendien kunnen met een pilot technische en organisatorische problemen gesignaleerd en opgelost worden.
Planning Zowel de docenten als studenten geven aan dat de planning van het implementatietraject een belangrijke factor is. In de interviews wordt onder andere de planning van de instructies voor de studenten genoemd, de docenten en studenten geven aan dat de tijd tussen de instructie en het werkelijke gebruik zo kort mogelijk moet zijn.
Good practices Het tonen van “good practices” van hoe men binnen de eigen organisatie of andere organisaties al met digitale portfolio’s werkt kan motiverend en verhelderend werken.
Meerwaarde Studenten en medewerkers geven in de interviews aan dat het digitaal portfolio alleen gebruikt moet worden wanneer het een duidelijke meerwaarde kan bieden voor het onderwijs, anders zal de invoering kunnen mislukken.
Bijstellen Het is belangrijk om ook na afloop van de invoering het gebruik van het digitaal portfolio te evalueren en steeds bij te stellen. Hiervoor kunnen bijvoorbeeld tussentijdse evaluaties georganiseerd worden, waarin de werkwijze en tussenresultaten worden verantwoord. Op deze manier worden docenten en studenten niet alleen geïnformeerd,
maar hebben ze ook de mogelijkheid om input te leveren waardoor de betrokkenheid wordt vergroot. De medewerkers bevestigen in de interviews dat het gebruik van het digitaal portfolio ook na afloop van de invoering
voortdurend bijgesteld moet worden.
5. Management
Er vallen acht factoren onder de verantwoordelijkheid van het management.
Sfeer De sfeer binnen de organisatie is een belangrijke factor en bepalend voor het succes van de vernieuwingen. De sfeer wordt ondermeer bepaald door de mate waarin het management een open oor heeft voor de signalen van de werkvloer en bovendien door de bereidheid om het beleid daarop aan te passen.
Stimulans De medewerkers geven in de interviews aan dat zij het een taak van het management vinden om de organisatie te stimuleren bij het gebruik van het digitaal portfolio.
Terugkoppeling Ook door de mensen in de organisatie bij de evaluaties te betrekken wordt het draagvlak vergroot. Daarbij is het van belang dat er ook een terugkoppeling plaatsvindt over de doorgevoerde veranderingen.
Verandermanagement Verandermanagement is belangrijk om de vernieuwingen vorm te geven, door dit op de juiste manier uit te voeren en de docenten en studenten erbij te betrekken zal draagvlak
gecreëerd worden voor de vernieuwingen.
Draagvlak creëren Veranderingen in het onderwijs gaan niet vanzelf, het is de verantwoordelijkheid van het management om draagvlak te creëren bij docenten en studenten.
Tijd De invoering van de vernieuwingen en het vervullen van de nieuwe taken, zoals het begeleiden van de studenten bij het werken met de portfolio’s, kost extra tijd. Voor het slagen van de vernieuwingen is het belangrijk dat de docenten deze tijd ook beschikbaar hebben. Het management moet er voor zorgen dat deze tijd beschikbaar is. Uit de interviews komt ook naar voren dat er bijvoorbeeld extra tijd nodig is en het is aan het management deze tijd vrij te maken.