Mahara kan in uiteenlopende situaties en op verschillende manieren worden ingezet in het onderwijs. De opleiding kan daarin zelf bepalen wat de reikwijdte, aansturing en de functie van het portfolio zal zijn.
De uiteindelijke functie die een portfolio - en daarmee Mahara - krijgt binnen een opleiding, hangt sterk samen met het onderwijsconcept, de visie op leren en toetsing die binnen de de opleiding wordt gehanteerd en de uitwerking op curriculumniveau. De specifieke functies die het portfolio moet gaan vervullen zijn richtinggevend voor het ontwerp en de uiteindelijke implementatie.
Een portfolio met een beperkte reikwijdte is bedoeld om de ontwikkeling binnen slechts één vaardigheids/competentiedomein of binnen één curriculumonderdeel te illustreren. Een voorbeeld van een portfolio dat beperkt is in de competenties die ermee worden vastgelegd, is een taalportfolio dat studenten samenstellen om hun taalvaardigheid te beschrijven.
Een breed portfolio is bedoeld om de ontwikkeling van de student over alle vaardigheids- of competentiedomeinen gedurende een langduriger onderwijstraject te laten zien.
Portfolio’s die met Mahara kunnen worden gemaakt kunnen ook verschillen in de mate van structuur of sturing die geboden wordt bij het samenstellen ervan.
Een meer gesloten portfolio kent sturende richtlijnen en voorschriften; de ruimte voor een eigen invulling of vormgeving door de student is relatief beperkt. De portfolio’s van de studenten zullen qua vormgeving en inhoud sterk op elkaar lijken. Een voordeel daarvan is dat de portfolio’s voor de beoordelaars goed te vergelijken zijn en dat de navigatie binnen deze portfolio’s vaak eenvoudig is. Peterson (1995) beschrijft een gesloten beoordelingsportfolio dat hij dossier noemt. Daarin wordt, vooral om de betrouwbaarheid van beoordelingen te waarborgen, precies aangegeven welk materiaal op wat voor manier (standaard lay-out, in een ringband met twee gaatjes) moet worden aangeleverd.
Een meer open portfolio geeft wel kaders, maar laat ruimte aan de student voor een eigen invulling. De kaders zijn zo geformuleerd dat de student zijn individuele leerproces en het resultaat daarvan op een eigen wijze zichtbaar kan maken. Een eenduidige basisstructuur is wel belangrijk omdat docenten en medestudenten die meerdere portfolio’s bekijken anders gemakkelijk het overzicht verliezen. Een inhoudelijk voordeel is dat beter mogelijk is om de van student tot student verschillende leerroutes en resultaten zichtbaar te maken.
Het inhoudelijke eigendom van een gesloten portfolio ligt bij de opleiding; de opleiding bepaalt wat de student in zijn portfolio op moet nemen. Het eigendom van een meer open portfolio ligt bij de student. De kans dat hij er meer energie in steekt dan strikt vereist is dan groter.
Met Mahara kunnen zowel portfolio's worden ontwikkeld met een ontwikkelingsfunctie en/of een beoordelingsfunctie. Hoe de opleiding Mahara inzet is afhankelijk van de opzet van het curriculum en de rol die het portfolio daarin speelt. Daarbij zijn verschillende scenario's mogelijk:
Een scenario waarbij het portfolio in de eerste plaats een begeleidingsfunctie vervult. Beoordeling van vaardigheden vindt vooral binnen de vakken plaats. In een portfolio dat vooral is gericht op begeleiding, zal dan veel nadruk liggen op de eigen beschouwingen van de student en op overzichten. Materiaal wordt gebruikt ter illustratie en minder als bewijs.
Een scenario waarbij het portfolio een dubbelfunctie vervult, als begeleidings- en beoordelingsinstrument. Hierbij krijgt het materiaal relatief meer gewicht vanwege het belang dat het heeft voor de kwaliteit van de beoordeling.
Een scenario waarbij het portfolio alleen wordt gebruikt voor beoordelen. In dit scenario zal vooral veel nadruk worden gelegd op het materiaal. In dit scenario wordt veelal gesproken van een bewijsdossier.