Elke bijeenkomst wordt gestart met een vergadering met de hele groep. Voorzitter en notulist zijn van te voren bekend.
De notulen en afspraken van de vorige bijeenkomst worden besproken en er worden nieuwe afspraken gemaakt voor de volgende bijeenkomst.
Alle subgroepen vertellen aan de hele groep de vorderingen.
Het is belangrijk dat de inhoud van het gekozen verpleegkundige onderwerp of de deelonderwerpen door ieder project lid worden gelezen. De inhoud wordt gedragen door de hele groep.
De projectgroep kan ervoor kiezen dit te laten presenteren binnen de vergadering door verschillende subgroepen.
Gedurende deze weken krijgt het minisymposium steeds meer vorm.
De afspraken krijgen steeds meer vorm. Uiteindelijk wordt het draaiboek voor het symposium gemaakt. Er is ruimte voor eigen initiatief en eigen creativiteit van de groep.
Na de vergadering kan iedereen aan de slag met zijn/haar taken.