In een organisatie komt heel veel wat je dagelijks gebruikt – diepvriesprooidieren, ruwvoer, schoonmaakmateriaal, veterinaire disposables, werkkleding – van externe partijen. Elke leverancier beïnvloedt daarom direct de organisatie. Een te late levering van muizen betekent dat je te weinig voorraad hebt om de slangen te voeren en een spoedlevering moet doen; een partij suboptimaal hooi kan tot gezondheidsproblemen bij hoefdieren leiden en; onduidelijke garantie condities kan onverwachte kosten veroorzaken als je een slechte partij goederen moet weggooien. Het kiezen, vastleggen en voortdurend evalueren van leveranciers is dus geen administratieve bijzaak, maar een strategisch onderdeel van een organisatie waar je als bedrijfsleider mee te maken hebt. De zorg en het dierenwelzijn zijn hier dan ook sterk afhankelijk van.
Je wilt dus goede leveranciers gebruiken voor je organisatie, maar hoe verloopt het proces tot het kiezen van een geschikte leverancier? Dat is het onderwerp dat we in dit hoofdstuk gaan bekijken.
Een weloverwogen leverancierskeuze begint bij het glashelder formuleren van uw behoefte. Pas wanneer u exact weet wat u wilt kopen, hoeveel u nodig hebt en welke kwaliteitseisen gelden, kunt u bepalen aan welke voorwaarden een leverancier moet voldoen.
Stel u runt een revalidatiecentrum voor roofvogels. De dagelijkse voeding bestaat onder meer uit dag-oude kuikens, volwassen muizen en ratten. Voor een betrouwbare planning zet u eerst alle parameters op een rij:
Productomschrijving – Eendagskuikens (± 40 g per stuk) en volwassen muizen (± 25 g).
Hoeveelheid en frequentie – Gemiddeld 80 kg diepvriesprooidieren evenredig verdeeld per week, met een seizoenspiek van 20% in de maanden juni/juli/augustus.
Opslagcapaciteit – Twee vrieskisten van 800 liter; maximaal 200 kg voorraad.
Kwaliteit & regelgeving – Diepgevroren bij ≤ –18 °C, GMP+-gecertificeerd, herkomst aantoonbaar.
Diezelfde aanpak geldt ook voor andere productgroepen: bodembedekking (hoeveel kubieke meter houtsnippers passen in het opslaghok?), medicatie (houdbaarheid, temperatuur?), of bouwmaterialen (lengte en draagkracht). In alle gevallen vormt de behoefteanalyse de meetlat waarlangs offertes later worden gelegd.
Zodra de interne behoefte scherp is, verschuift de blik naar buiten: welke leverancier kan hier op een betrouwbare, betaalbare en verantwoorde manier invulling aan geven? Hierbij kijken we naar een reeks criteria, zoals: prijs, assortiment, betalings- en leveringscondities, flexibiliteit, service, milieubewustheid, enzovoort. Welke selectiecriteria voor jouw relevant zijn wordt mede bepaald door het type organisatie, de productgroep en de behoefte van de organisatie. Wellicht is flexibiliteit heel belangrijk als je een opvangcentrum bent en snel wil inspelen op de hoeveelheid dieren dat je op dat moment opvangt. Maar het kan ook zijn dat prijs heel belangrijk is vanwege de beperkte geldmiddelen en je graag zo goedkoop mogelijk je producten wil hebben. Als dierentuin heb je weer andere criteria die mogelijk belangrijker zijn, zoals service en garantie of wil je juist zaken doen met duurzame leveranciers die passen bij je reputatie, imago en doelstellingen.
Er bestaan drie wezenlijk verschillende offertes:
Vaste offerte – Bindend binnen een vermelde geldigheidstermijn.
Vrijblijvende offerte – Condities kunnen tot de opdrachtbevestiging wijzigen.
Bemonsterde offerte – Bevat een productsample om bijvoorbeeld acceptatie bij dieren te testen.
Je vraagt vaak bij 2 of meerdere leveranciers offertes op zodat je deze kan vergelijken. Bij de offerte kijk je niet alleen naar de prijzen, maar vooral naar leverings- en betalingscondities die in dezelfde offerte zijn opgenomen: waar en wanneer gaat het risico over, hoe wordt gekoeld transport gegarandeerd, en welke betalingstermijn geldt?
Er zijn veel verschillende leverings- en betalingscondities. Leveringscondities omschrijven waar het product wordt afgegeven, op welk moment het risico overgaat van leverancier naar afnemer en welke transport- of verpakkingskosten wel of niet in de prijs zijn inbegrepen. Betalingscondities leggen vast hoe en wanneer er wordt betaald: vooraf, bij aflevering of pas na een bepaald termijn.
Hieronder staan verschillende voorbeelden van leverings- en betalingscondities met de (mogelijk) voor- en nadelen hiervan.
| Voorwaarde | Uitleg | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|---|
| Vaste leverdag | Leverancier komt elke maandag. | Heldere planning, minder administratie. | Weinig flexibiliteit bij acute tekorten. |
| Minimale afname | Bestellen kan pas boven bv. 100 kg. | Lagere stukprijs, soms gratis transport. | Hogere voorraadkosten, meer opslagruimte nodig. |
| Routeplanning op vaste route | Leverancier bepaalt de dag; sluit aan bij bestaande route. | Goedkoper door efficiënt transport. | Leverdatum ligt buiten eigen controle. |
| Flexibele levering op afroep | Levering binnen 24–48 u na bestelling. | Snel inspelen op piekbelasting, minder voorraad. | Hogere transportkosten, planning kwetsbaar. |
| Gratis verzending boven bestelbedrag | Geen transportkosten vanaf € 500. | Bespaart kosten bij grote orders. | Verleidt tot overvoorraad. |
| Ophalen | Klant haalt zelf af. | Volledig controle over timing, lagere leverprijs. | Extra personeels- en brandstofkosten, risico tijdens transport. |
| Derde partij (PostNL e.d.) | Levering via pakket-/koeriersdienst. | Track-&-trace, vaak snelle bezorging. | Risico op temperatuurbreuk bij diepvries; minder invloed op handling. |
| Voorwaarde | Uitleg | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|---|
| Betaling op factuur (30 dagen) | Eerst leveren, dan betalen binnen afgesproken termijn. | Betere cash-flow, mogelijkheid goederen te controleren. | Risico op rente/boete bij te late betaling. |
| Vooruitbetaling | Bedrag wordt vóór levering voldaan. | Vaak korting mogelijk; leverancier loopt geen debiteurenrisico. | Liquiditeit eerder vast, minder garantie bij leverproblemen. |
| Betaling bij levering (rembours/COD) | Contant of pin bij ontvangst goederen. | Geen krediet nodig; controle voor betaling. | Logistieke vertraging, lastig bij levering, niet iedereen kan betaling uitvoeren |
| Maandfactuur/periodieke factuur | Alle leveringen binnen de maand opgesomd op één factuur. | Minder administratie, bundelkorting mogelijk. | Bij veel leveringen in één maand kan groot bedrag ineens openstaan. |
Een voorbeeld:
Een revalidatiecentrum voor egels kiest voor flexibele levering en betaling op factuur 30 dagen. Zo kan het snel reageren op pieken in het aantal dieren en blijft de cash-flow gezond totdat subsidiegelden zijn binnengekomen.
Een kleine educatieve boerderij zonder grote vriescapaciteit haalt diepvriesmuizen zelf op bij een lokale kweker (ophalen) en rekent ter plekke af (betaling bij levering); de kilometerverschillen zijn klein, maar de directe controle over temperatuur is groot.
Het is belangrijk om deze condities mee te nemen in je overweging en kijken hoe ze aansluiten bij de wensen van de organisatie. Door bij elke offerte bewust de voor- en nadelen te vergelijken, voorkomt u onaangename verrassingen.
Bepaal vanuit de offerte of er voldaan kan worden aan je behoefte en of deze aansluit bij je selectiecriteria. Daarbij wil je vanuit 2 of meerdere offertes ook een vergelijking maken om te kijken welke leverancier het beste bij je past. In plaats van losse prijzen naast elkaar te leggen is het beter om een vergelijkingsmatrix op te stellen: vendor rating.
Vergelijk verschillende criteria met elkaar en scoor deze per leverancier. Als bepaalde criteria extra belang zijn kan je deze zwaarder laten wegen of maak je die dikgedrukt in je overzicht. Hiermee ka je objectiever leveranciers vergelijken en een weloverwogen keuze maken welke leverancier het beste bij je past.
Voorbeeld van een vendor rating:
| Criteria | Gewicht optioneel | Leverancier A | Leverancier B | Leverancier C |
|---|---|---|---|---|
| Prijs | 20 % | 5 | 4 | 3 |
| Kwaliteit | 30 % | 4 | 5 | 4 |
| Leverbetrouwbaarheid | 25 % | 4 | 3 | 5 |
| Service & after-sales | 15 % | 3 | 4 | 5 |
| MVO / duurzaamheid | 10 % | 4 | 3 | 5 |
| Gewogen totaalscore | 100 % | 4,05 | 3,95 | 4,30 |
Na de vergelijking maak je een keuze of volgt de onderhandeling met een leverancier waarin de details besproken worden en misschien nog bepaalde condities worden aangepast. Dit geldt niet voor eenmalige of simpele aankopen, maar wel voor langdurige afname en samenwerking met een leverancier. De afspraken worden schriftelijk vastgelegd in een contract of overeenkomst: leverfrequentie, retourbeleid, beleid rondom defecten, en herzieningsmomenten van de prijs (bijv. halfjaarlijkse prijsindexering). Wanneer akkoord wordt de overeenkomst of contract ondertekend.
Echter houd het hier niet op en is het belangrijk om regelmatig in gesprek te blijven met je leveranciers en periodiek te evalueren. Hierbij stel je de vraag of de leverancier nog past bij je organisatie en voldoet aan je gestelde criteria. Soms komt naar voren dat een leverancier niet meer geschikt is of dat een leverancier stopt. Dan begint het proces van een leverancier zoeken weer opnieuw.