Om te weten hoeveel kosten je maakt voor de exploitatie maken we een exploitatiebegroting. Maar wat betekend exploitatie eigenlijk. En hoe berekenen we deze kosten? Dat is het onderwerp van dit hoofdstuk.
Exploitatie betekend de zaken en werkzaamheden die het mogelijk maken dat alle activiteiten, die voor de instandhouding van de organisatie nodig zijn, uitgevoerd kunnen worden. Dit omvat veel verschillende aspecten. Denk aan personeel, inkoop van producten, marketingpromotie, huisvesting en gebouwen.
Als we wat verder inzoomen op een dierverblijf, dan is voor de exploitatie onder ander diervoeding, schoonmaakmiddelen, apparatuur, gereedschap, stroom, arbeid, een verblijf en inrichting nodig.
De exploitatiekosten zijn de kosten die je maakt voor het exploiteren, het instandhouden dus. Dus bijvoorbeeld de kosten die je maakt voor het voeren van dieren, de stroomkosten voor de warmtelamp en de personeelskosten voor het verzorgen van de dieren.
Nu we weten wat exploitatie en exploitatiekosten zijn, moeten we deze ook kunnen berekenen. Hoe doen we dat eigenlijk?
Om de exploitatiekosten te berekenen moet je een aantal dingen eerst weten. Neem als voorbeeld de diervoeding. Je kan alleen maar de kosten berekenen als je weet welke diervoeding je gebruikt en hoeveel je hiervan gebruikt. Je kan dit samenvatten in een formule:
Exploitatiekosten = verbruik * kosten per eenheid
De kosten per eenheid zegt hoeveel iets kost per liter, per (kilo)gram, per uur of per kWh (in geval van stroomkosten).
Als je van een kostenpost weet wat de kosten per eenheid is en je weet hoeveel je verbruikt ervan, kun je uitrekenen hoeveel kosten je in totaal kwijt bent. Sommige kostensoorten hebben we al eerder behandeld en berekend, maar gaan we in dit hoofdstuk verder op in.
Sommige kostensoorten hoef je niet echt te berekenen, maar is bijvoorbeeld gewoon een opsomming van producten die je inkoopt.
Voerkosten berekenen
Ook voor de voerkosten maken we gebruik van de standaardformule. Wat zijn de kosten per eenheid en hoeveel wordt ervan verbruikt. Als er 5 kg brok per dag wordt gegeten, en de brok kost €3 per kg, dan is de kosten €15 per dag. Doe dit nogmaals keer 365 en je weet dat je voerkosten €5475 per jaar kost.
Maar, het kan zijn dat de gegevens van een bepaalde situatie iets complexer is als je de voerkosten wil berekenen.
Een voorbeeld:
Hoeveel zijn de voerkosten dan per dag? En per jaar?
Als we weer uitgaan van de formule vebruik * kosten per eenheid kunnen we dit berekenen. Met 56 bavianen en 300gr per baviaan is het verbruik (56 * 300gr) 16.800gr, oftewel 16,8kg.
En wat zijn de kosten per eenheid? Andijvie kost €7,20 euro per 6kg, dus (€7,20 / 6kg =) €1,20 per kg. Als laatste stap kan je het vebruik vermenigvuldigen met de kosten per eenheid, oftewel 16,8 * €1,20 = €20,16 voerkosten per dag.
Om het per jaar te berekenen vermenigvuldig je het nog eens met 365 dagen, in dit geval €20,16 * 365 = €7.358,40 per jaar.
Let op: zorg dat je altijd het verbruik en de kosten per eenheid uitrekend in dezelfde eenheid. Als het totale verbruik in grammen is, reken dan ook de kosten uit per gram. Is het verbruik in kg, dan de kosten ook omrekenen per kg. Hetzelfde geldt voor liters en stuks.
Arbeidskosten berekenen
Om de arbeidskosten te berekenen gebruiken we dezelfde standaardformule: verbruik * kosten per eenheid. Echter is in deze situatie het 'verbruik' het aantal arbeidstijd (in uur) en de kosten per eenheid de loonkosten (per uur). Loonkosten hebben we al eerder besproken en mee gerekend in het hoofdstuk personeelskosten. Hoe zat dat ook alweer?
Arbeidskosten = Arbeidstijd (in uur) * loonkosten (per uur)
Als een dierverzorger €1900 bruto per maand verdiend, dan vermenigvuldig je deze maal 1,08 voor het vakantiegeld en maal 1,20 voor de sociale premies van de werkgever. In dit geval is dat dus €1900 * 1,08 * 1,20 = €2462,40 loonkosten per maand. Dit bedrag is het bedrijf per maand kwijt voor deze dierverzorger (uitgaande dat deze 40 uur werkt).
Maar hoe bereken je dan de loonkosten per uur?
Een medewerker die voltijd werkt maakt gemiddeld 173 uur per maand. Dit is een vast gegeven en komt omdat er net meer dan 4 weken in 1 maand zitten. Als we het maandloon weten voor een voltijd medewerker, dan delen we deze door 173 uur per maand. In dit geval hadden we berekend dat de loonkosten per maand €2462,40 waren. Als we dan €2462,40 / 173 uur = €14,23 loonkosten per uur.
Als laatste stap doe je de arbeidstijd die je verbruikt (aan bijvoorbeeld het verzorgen van een bepaalde diersoort) vermenigvuldigen met de loonkosten per uur. Bijvoorbeeld, als je aan de verzorging van de giraffen 2 uur tijd kwijt bent, dan doe je dus 2 uur * €14,23 loonkosten per uur = €28,46 arbeidskosten.
Stroomkosten berekenen
Ook voor de stroomkosten gebruiken we dezelfde formule verbruik * kosten per eenheid. In het geval van stroomkosten is dat kWh * kosten per kWh. Het is niet gek als je je afvraagt wat kWh is? Een kWh (kilowattuur) is de eenheid waarin wij stroomverbruik meten en de energieprijzen worden bepaald. We gaan hier zo verder op in bij verbruik.
Stroomkosten = verbruik in kWh * kosten per kWh
De kosten per kWh kunnen we makkelijk opzoeken. Dit is de prijs die energieleveranciers vragen voor het leveren van stroom. Gemiddeld is dat rond de €0,40 per kWh (inclusief belasting en andere kosten, prijspeil 2023). Zoek maar eens op internet de prijs op wat stroom kost per kWh uur.
Wat betekend dan nu precies kWh. Een kWh betekend dat je voor 1 uur lang 1 kW (=1000 W) stroom verbruikt. Als je 1 uur lang 1W verbruikt is dat 0,001 kWh.
Het verbruik is dus in kWh en wordt bepaald door het wattage van het apparaat en hoe lang je hem aan hebt staan. Het verbruik van een apparaat staat vaak aangegeven met een sticker op het apparaat, of staat al op de verkooppagina van een (web)winkel. Een voorbeeld: Stel dat je een warmtelamp van 60W bij de slangen voor 12 uur per dag aan hebt staan en de stroomprijs is €0,40. Wat zijn de stroomkosten per dag? En per jaar?
Het verbruik is 0,06 kW * 12 uur = 0,72 kWh per dag. De stroomprijs hebben we al. Dan is de laatste stap 0,72 kWh * €0,40 per kWh = €0,288 per dag. Om de kosten per jaar te berekenen vermenigvuldigen we dit nog eens maal 365, in dit geval €0,288 * 365 = €105,12 per jaar.
Let op: vaak zie je dat er vaak met kleine getallen gewerkt wordt en je dus meerdere cijfers achter de komma krijgt. Probeer het afronden pas in het laatste stadium te doen, anders krijg je afrondingsverschillen in je antwoord.
Begroting betekend letterlijk een weergave of overzicht van wat je verwacht: Een prognose van de kosten en opbrengsten. De exploitatiebegroting is een prognose van de exploitatiekosten en de verwachtte opbrengsten. Wij hebben in ons werk voornamelijk te maken met de exploitatiekosten, en in mindere mate met de opbrengsten. Daarom focussen we het meeste op de begroting verschillende exploitatiekosten.
Waarom zou je een exploitatiebegroting maken? Zoals hierboven beschreven is het een overzicht van de exploitatie. Dit geeft inzicht en hiermee kan je beter vooruit kijken naar de verwachtingen van de kosten en opbrengsten. Een exploitatiebegroting geeft ook inzicht welke omzet (opbrengsten) je minimaal moet maken om de verschillende kosten te dekken. Door dit inzicht kan je op tijd bijsturen als dat nodig is.
Hierboven staat een voorbeeld van een exploitatiebegroting. Het is een lijst van alle kosten die je hebt van de exploitatie. In het voorbeeld gaat het om de exploitatie van een verblijf.
In een exploitatiebegroting worden (vaak) de bedragen van de verschillende exploitatiekosten per jaar weergegeven. Soms wordt een exploitatiebegroting ook wel per kwartaal gemaakt. Houd met het maken van een exploitatiebegroting rekening dat je het vanuit het perspectief van de organisatie doet. Dat betekent dus dat je uitgaat van loonkosten i.p.v. brutoloon (zie ook hierboven) en dat je bijvoorbeeld met investeringen rekening houd met afschrijvingen.