Nu we hebben gekeken naar organisaties naar buiten, gaan we in dit hoofdstuk ons focussen op de organisatie van binnen. Hoe is de organisatie georganiseerd? Wat is/zijn de doelstelling en hoe is de structuur van de organisatie opgebouwd. Daarna zullen we ons gaan focussen op verschillende organisatieonderdelen waar jij (mogelijk) als bedrijfsleider mee te maken gaat krijgen.
Een organisatie is een samenwerkingsverband tussen 2 of meer mensen. Om te kunnen samenwerken dient er een bepaalde structuur te zijn die verteld wie wat doet en wie waar verantwoordelijk voor is. Anders wordt het een zogenaamd kippenhok waar iedereen als een ‘kip zonder kop’ aan het werk is.
De organisatiestructuur geeft aan waarop de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn verdeeld tussen de medewerkers en afdelingen, en de onderlinge relatie van deze, in een organisatie.
Vaak wordt de organisatiestructuur schematisch weergegeven in een organigram (ook wel organogram of organisatieschema genoemd). In dit schema zie je (hiërarchische) relatie tussen verschillende medewerkers en afdelingen.
Er bestaan twee soorten taakverdelingen en samenhangende relatie:
Hoe de organisatie is gestructureerd hangt mede af van het primaire doel van de organisatie en of het producten maakt/verkoopt of dienst/diensten verleent. Daarbinnen zijn dan ook verschillende organisatiestructuren te onderscheiden. De horizontale taakverdeling kan op verschillende manieren vormgegeven worden:
Zie ook de afdeling hieronder hoe dat in een organigram er dan uitziet.
Figuur 1 Verschillende soorten indelingen van taken in een organisatie (bron: the art of management, 2017)
Deze organisatiestructuur wordt ook wel lijnorganisatie of lijnstructuur genoemd.
Er zijn twee type functies. Een medewerker die bijdraagt aan de primaire bedrijfsactiviteit (vaak waarmee het geld verdiend wordt zoals verkopen koffie en gebak) noem je een lijnfunctie of een lijnfunctionaris. Er zijn ook medewerkers die indirect bijdrage aan de primaire bedrijfsactiviteiten, door ondersteunen te bieden zodat de andere medewerkers hun taken beter kunnen uitvoeren. Deze medewerkers hebben een staffunctie en zijn daarmee staffunctionaris. Zij dragen bij aan de organisatie.
In een opvangcentra is een dierverzorger een lijnfunctie. Een medewerker van de afdeling ICT, die zorgt dat jij altijd goed de digitale administratie kan doen, heeft een staffunctie.
Er zijn ook organisaties die op basis van projecten zijn ingericht. Organisatie die meer projectmatig werken hebben vaak een projectstructuur. Dit zie je veelal bij natuurbehoudsorganisaties die continue aan verschillende projecten werken om aan hun primaire organisatiedoel te werken. Hierin is vaak iedere medewerker vanuit zijn specialisme en deskundigheid betrokken en vormen samen een (tijdelijke) afdeling die werkt aan het project van A tot Z. Vaak is hier een (tijdelijke) leidinggevende aan gekoppeld die de projectafdeling faciliteert op gebied van samenwerking en afsteming. Binnen dit type organisaties veranderd de organisatiestructuur regelmatig.
Als de lijnstructuur gecombineerd wordt met een projectstructuur krijg je een matrix organisatiestructuur of kortweg matrixstructuur. Dit is veelal een complexe organisatiestructuur die je alleen in grotere organisaties terugziet.
Figuur 2 Matrix- of projectorganisatiestructuur (bron: the art of management, 2017)
Jullie zullen tijdens de opleiding in verschillende bedrijven stagelopen. Elk bedrijf heeft zijn eigen organisatiestructuur waar jij als stagiaire een onderdeel van uitmaakt. Het is goed om in kaart te brengen hoe de organisatie gestructureerd is en vast te stellen wat daarmee jouw taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn.
De organisatiestructuur zegt iets over de taakverdeling. De taakverdeling bestaat uit taken, bevoegdheid en verantwoordelijkheid.
Een taak is een activiteit die bij een bepaalde functie hoort en die kan bestaan uit verschillende werkzaamheden. Het verzorgen van de zebra’s is een taak. Deze taak bestaat uit verschillende werkzaamheden zoals het voeren, het naar binnen en buiten laten, de stal en buitenperk schoonmaken, het welzijn monitoren en medicatie toedienen wanneer het ziek is. Binnen een taak kunnen verschillende deeltaken worden verdeeld onder verschillende medewerkers en spreek je over een taakverdeling.
Daarbij draag jij een verantwoordelijkheid om je taken zo goed mogelijk uit te voeren en eventueel rekenschap (naar je leidinggevende) af te leggen. Jij bent bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het gezond houden van de zebra’s en te zorgen voor een hoog dierwelzijn.
Daarnaast kan jij een bepaalde ook een bepaalde bevoegdheid hebben. Hiermee wordt bedoeld dat jij het recht en ruimte hebt om zelfstandig te beslissen of handelingen uit te voeren binnen vastgestelde kaders. Jij hebt bijvoorbeeld de bevoegdheid om de zebra’s minder te voeren als ze te dik worden (want jij hebt de verantwoordelijkheid om de zebra’s gezond te houden).
De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vormen samen een functie. In een functieomschrijving zie je dan ook jou taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden terug en maakt duidelijk hoe het werk binnen die functie wordt uitgevoerd. De organisatiestructuur zegt dan dus ook iets over de manier waarop taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdeeld zijn tussen medewerkers en afdelingen.
We spraken al eerder over dat elke organisatie een doel heeft. Je kan dit vrij vertalen naar het bestaansrecht of de richting van een organisatie. Wat en hoe de organisatie iets wil behalen wordt vertaald in 3 niveaus:
Vanuit de strategie worden de doelstellingen geformuleerd die gezamenlijk zorgen dat de missie behaald kan worden. Deze doelstellingen kunnen op het niveau van de organisatie worden geformuleerd, maar worden veelal ook op afdeling/project niveau en zelfs op niveau van persoonlijke doelstellingen van medewerkers geformuleerd. Doelstellingen dienen te voldoen aan de SMART formulering: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden.
Wanneer de richting, de ambitie en de doelstellingen zijn omschreven, wordt hier vaak een beleidsplan voor geschreven waarin diepgaander staat welke mensen en middelen er nodig zijn om de doelstellingen te bereiken. Vaak is het beleid gericht op problemen en knelpunten op te lossen, te verkleinen of te voorkomen.
Elke organisatie kent zijn eigen organisatiecultuur welke gevormd wordt door de leden die de organisatie vormen. De organisatiestructuur geeft aan hoe het formeel is georganiseerd. De organisatiecultuur is het totaal aan gemeenschappelijke opvattingen, overtuigingen, gewoonten en gedragingen. De cultuur is vaak zo ingeburgerd dat de huidige medewerkers er niet eens van bewust zijn. Het vormt de identiteit van de organisatie.
De organisatiecultuur bestaat uit de gemeenschappelijke normen en waarden, de rituelen en symbolen van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de ongeschreven regel van kledingdracht (heel erg formeel of juist casual), de manier van elkaar aanspreken, of je wel of niet zonder afspraak een kantoor in kan lopen, hoe men met elkaar omgaat tijdens pauzes.
Vaak is uiteindelijke de organisatiecultuur bepalend of je prettig kan werken bij een organisatie of niet. Wanneer je in het buitenland gaat stagelopen (of uiteindelijk gaat werken) merk je een groot verschil in de organisatiecultuur en hoe men met elkaar omgaat. Belangrijk is om voor jezelf na te gaan wat het maakt dat je je prettig voelt bij een organisatie en wat jij belangrijk vindt.
Er worden grofweg 4 organisatieculturen erkent:
Nu zijn dit uiterste en zie je soms ook combinaties van (delen van) deze culturen terug in een organisatie.
De bedrijfsactiviteiten vormen samen het functioneren van de organisatie. De alle bedrijfsactiviteiten samen dienen te zorgen dat de doelstellingen behaald worden en bijdragen aan de missie, visie en doelstellingen van de organisatie.
Vaak spreekt men van primaire bedrijfsactiviteiten (core-business) en secundaire bedrijfsactiviteiten. De primaire activiteiten dragen direct bij aan de missie en visie van het bedrijf. Het is het fundament van het functioneren van het bedrijf. In een dierentuin is dit bijvoorbeeld het verzorgen van de dieren in de collectie. Secundaire bedrijfsactiviteiten dragen bij om de primaire bedrijfsactiviteiten (te blijven) uit te voeren. In het voorbeeld van de dierentuin is dit het verkopen van souvenirs of het beschikbaar stellen van zalen voor feesten en vergaderen (zakelijke markt). Het bedrijf kan ook functioneren zonder de secundaire bedrijfsprocessen, maar de verdiensten, opbrengsten of bijdrage zorgen dat de primaire bedrijfsactiviteiten nog meer of sterker uitgevoerd kunnen worden.
Als medewerker heb jij taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die bijdragen in enkele of vele bedrijfsactiviteiten. Het is belangrijke een goed inzicht te hebben in de activiteiten die allemaal plaatsvinden en wat jouw rol hierin is zodat je een beeld hebt hoe jij past in het grote geheel.