Soms moet je als bedrijfsleider bepalen of een project, investering, (beleids)maatregel of (verander)proces waardevol is om door te voeren. Om deze beslissing te kunnen nemen wil je weten of de kosten die je hiervoor maakt in verhouding staan met de verwachte voordelen. Om dit te bepalen maken we een kosten-batenanalyse.
De kosten-batenanalyse is een methode om de verwachte kosten en de verwachte voordelen en/of opbrengsten in kaart te brengen. Want als een actie (project, investering, etc.) geen geld oplevert dan wordt de actie niet goedgekeurd en/of uitgevoerd. Aan de hand van de kosten en baten kan er een beslissing genomen worden. Je kan het zien als een klassieke weegschaal. Aan de ene kant heb je de kosten en aan de andere kant heb je de baten. Je wil voor een beslissing dat je baten zwaarder wegen dan de kosten die je erin stopt.
Voor het maken van een kosten-batenanalyse doorloop je een aantal stappen:
Identificatie van kosten en baten: Het eerste wat wordt gedaan, is het identificeren van alle mogelijke kosten en baten die verband houden met het project of de investering. Dit omvat zowel directe als indirecte kosten en baten, zowel financiële als niet-financiële aspecten. Je maakt hier twee lijsten van, aan de ene kant de kosten, aan de andere kant de baten.
Waardering van kosten en baten: Nadat alle kosten en baten zijn geïdentificeerd, worden ze omgezet in monetaire termen door ze te waarderen. Je probeert elke kosten en baten uit te drukken in geld. Dit kan worden gedaan door verschillende methoden, zoals marktprijzen, vervangingskosten, besparingskosten, of waarde op basis van vergelijkbare projecten.
Berekening van netto-baten: De netto-baten worden berekend door de totale baten van de totale kosten af te trekken. Een positief resultaat duidt op een situatie waarin de baten groter zijn dan de kosten, terwijl een negatief resultaat aangeeft dat de kosten de baten overschrijden.
Conclusie en aanbeveling: Op basis van de berekende netto-baten en de resultaten van de gevoeligheidsanalyse wordt een conclusie getrokken over de levensvatbaarheid van het project of de investering. Dit omvat het formuleren van een aanbeveling aan de besluitvormers over het al dan niet voortzetten van het project.
In het voorbeeld hierboven zie je dat de kant van de kosten een opsomming is van de exploitatie- en investeringsbegroting. Ook de kosten voor eventuele financiering worden hier in meegenomen.
Als je de kosten-baten analyse hebt opgesteld kan je hieruit een conclusie trekken en een beslissing nemen. Hieruit zijn 3 mogelijke uitkomsten:
De conclusie van de kosten-batenanalyse wordt toegelicht en in kaart gebracht en daaruit vormt een beslissing met 1 van bovenstaande uitkomsten. Je hebt nu een weloverwogen keuze gemaakt en kan deze ook verantwoorden naar andere, zoals het management of de eigenaar.