We hebben in de vorige hoofdstukken gekeken naar verschillende kostensoorten en hoe je ze kan indelen. In dit hoofdstuk gaan we de verschillende kosten op een ander niveau bekijken. Eigenlijk brengen we de kosten op een manier in kaart zodat we deze kunnen analyseren en aan de hand daarvan bepaalde inzichten krijgen en beslissingen kunnen nemen. Dit doen we aan de hand van het indelen in constante en variabele kosten, en het bekijken van directe en indirecte kosten.
Waarom is dit belangrijk? Hiermee krijg je beter inzicht in hoe de kosten verhouden tot de bedrijfsvoering en kun je beter gegronde beslissingen nemen voor omzet verhoging of kostenreductie. Hier gaan we nog verder op in met het hoofdstuk kostenbeheersing. Ook kan je daarmee kijken wanneer je winstgevend bent, welk volume je daarvoor nodig hebt en kan je de kostprijs en verkoopprijs bepalen van producten of diensten.
Je zal het misschien deze termen al vaker gehoord hebben: constante kosten en variabele kosten. Maar wat zijn deze nou eigenlijk.
Constante kosten, welke ook wel vaste kosten worden genoemd, heb je altijd te maken. Dit zijn kosten die voor langere tijd hetzelfde zijn ongeacht hoeveel bedrijfsactiviteit er plaatsvindt. Als je een lening afsluit betaal je hier aflossingen en rentekosten over, ongeacht of er veel of weinig (of geen) bedrijfsactiviteit plaatsvindt. Ze zijn onafhankelijk van de bedrijfsdrukte.
Voorbeelden van constante kosten zijn:
Of je nou veel of weinig produceert, veel of weinig diensten verleend of veel of weinig bezoekers ontvangt: deze kosten zullen hetzelfde blijven ongeacht de drukte of je bedrijf.
Toch zie je vaak een zogenaamde capaciteitsgrens dat wanneer je die overschrijd je wel een verhoging (of verlaging) hebt van de kosten. Stel dat je een tweede machine nodig hebt om een bepaalde capaciteit te behalen, dan gaan de kosten daarmee bij die capaciteit omhoog.
Deze constante kosten zijn een belangrijk onderdeel bij het opstellen van budgetten en begrotingen. Zo kan je rekening houden dat deze kosten er zijn ongeacht hoeveel capaciteit je draait.
Naast constante kosten heb je ook variabele kosten. Deze kosten hangen samen met de bedrijfsdrukte en de gedraaide omzet en zijn daarmee niet vooraf vast te stellen. Binnen dierverzorging kan je denken aan de voerkosten. Heb je meer dieren, dan zullen de voerkosten omhoog gaan. Neem je afscheid van aan aantal dieren, dan zakken je voerkosten. In dit geval stijgen de variabele kosten evenredig met de bedrijfsdrukte. Dit noemen we lineair (variabele) kosten of proportioneel variabele kosten. Ze stijgen even hard met de hoeveelheid productie die er gedraaid wordt. Voerkosten en kosten voor mestafvoer is hier een mooi voorbeeld van. Al zijn er ook hier voorbeelden van dat bij bepaalde capaciteit (verbruik) er korting wordt gegeven.
Er zijn ook kosten die mee stijgen of dalen met de bedrijfsdrukte, maar dat niet evenredig doen. In dit geval is er sprake van niet-proportionele variabele kosten. Een mooi voorbeeld hiervan binnen de dierverzorging zijn de arbeidskosten van de verzorging. Stel dat je een kudde van 5 olifanten hebt. Komen er 5 olifanten bij, betekend dat niet dat je 2x zoveel werk hebt. Echter, waarschijnlijk moet je wel kijken naar meer arbeidskracht om het werk te verzetten. Dit wordt degressief variabel genoemd. Bij meer middelen wordt de kosten per eenheid minder. Hetzelfde geldt voor het inkopen van grote partijen. Vaak krijg je hier volumekorting over (ook wel staffelkorting genoemd).
Het kan ook zijn dat de kosten per eenheid juist toeneemt. Dit wordt progressief variabele kosten genoemd. In het voorbeeld van de olifanten als de huidige medewerkers daardoor veel meer moeten overwerken, kunnen de kosten hard stijgen. Het kan ook zijn dat bepaalde processen in het bedrijf minder efficiënt verlopen als de omvang toeneemt, waardoor de variabele kosten progressief toenemen.
De constante en variabele kosten worden gebruikt om het break-even punt uit te rekenen. Dit kan handig zijn om te bepalen welke capaciteit je moet draaien om winst te maken. Met andere woorden, hoeveel moet je omzet zijn om zowel de vaste kosten als de variabele kosten eruit te hebben voor dat je winst maakt.
De omzet waarmee een bedrijf de totale kosten eruit haalt wordt ook wel de break-evenomzet of de kritische omzet genoemd. Vanaf dit punt wordt de continuïteit van het bedrijf gewaarborgd omdat het bedrijf winst maakt.
Om een goede planning te maken wil je van tevoren vaststellen welke afzet (verkopen) je moet behalen en/of welke omzet je moet behalen om geen verlies te draaien. Deze kan je uitrekenen met de volgende formules.
Break-evenafzet = totale constante kosten / (verkoopprijs – variabele kosten p/s)
Break-evenomzet = break-evenafzet x verkoopprijs per stuk
Stel dat de totale constante kosten van dierentuin Dier.zone begroot zijn op €160.000. Men verkoopt entreetickets voor €7,50. Per verkochte entreeticket (bezoeker) zijn er €2,50 variabele kosten. Het aantal te verkopen entreetickets om geen verlies te draaien is 160.000 / (7,50 – 2,00) = 32.000 tickets, of te wel 32.000 bezoekers. De behorende break-evenomzet is dan 32.000 x 7,50 = €240.000. Nu je deze gegevens weet kan je elke keer bijsturen mocht het daadwerkelijke getal lager uitvallen door tegenvallende verkoop.
Vaak berekent een bedrijf de break-evenafzet en omzet op basis van begrote kosten en verwachte winst uit de verkoop. Daarvoor gebruik je het brutowinstpercentage wat aangeeft wat de verhouding is tussen de verkoop en de inkoop. Dit percentage wordt uitgedrukt aan de hand van de inkoop of van de omzet en zegt hoeveel brutowinst je wil maken op de inkoop of op de omzet.
Stel dat je begrote inkoopkosten €20.000 zijn en de verwachte verkoopopbrengsten €55.000, dan is je brutowinst €35.000 en de verhouding (brutowinstpercentage) is 35.000 / 20.000 * 100% = 175% van de inkoop. Dit geeft aan dat je op elke ingekochte €1,00 een brutowinst wil maken van €0,75.
Deze gegevens zijn ook erg nuttig als je een nieuw plan, beslissing of investering wil doorvoeren. Je kan dan uitrekenen wat de financiële consequenties zijn en welke afzet of omzet je moet draaien om geen verlies te maken.
Stel dat jij een nieuw kinderarrangement wil introduceren bij een kinderboerderij. Als jij weet welke constante kosten je maakt voor dit arrangement, dus ongeacht je wel of niet dit arrangement verkoopt, en de variabele kosten per verkocht arrangement, dan weet je hoeveel arrangementen moet verkopen of welke omzet je moet draaien om hier winst op te behalen. Je kan dan onderzoeken of dit realistisch is en je een goede keuze maakt.
De directe en indirecte kosten lijken in grote lijnen op de constante en variabele kosten. Toch zijn deze niet geheel gelijk en is de beredenering anders. Laten we eerst kijken naar de definitie.
Directe kosten zijn kosten die direct aan de kostendrager (het product, dienst, proces of afdeling) kunnen worden toegerekend. Denk bijvoorbeeld aan materiaalkosten.
Indirecte kosten zijn kosten kunnen niet direct aan de kostendrager toegerekend worden en worden met een verdeelsleutel toegerekend aan de verschillende kostendragers. Denk bijvoorbeeld aan de huurkosten van een gebouw. Dit zijn kosten die niet specifiek aan 1 kostendrager toegerekend kunnen worden.
Nu kunnen directe kosten zowel constant of variabel zijn. Dit geldt ook voor indirecte kosten. Je kan dus niet altijd zeggen dat indirecte kosten altijd vaste kosten zijn. Deze verdeling hebben twee verschillende contexten. In de figuur hieronder wordt dit nogmaals duidelijk gemaakt.
Nu deze verdeling bekend is kan je met deze gegevens de kostprijs berekenen van een product of dienst. Dit is belangrijk als je de verkoopprijs wilt vaststellen voor een product of dienst. Je wil namelijk niet meer kosten maken dan dat het opbrengt. Hierover gaan we het hebben in het volgende hoofdstuk, waar we gaan kijken naar de prijsopbouw en de kostprijs.
Heb je ooit stilgestaan hoe de verkoopprijs van een product of dienst wordt vastgesteld? Waarom kost een kopje koffie bijvoorbeeld €1,50. Dit heeft met de kosten te maken die gemaakt worden om jou dat kopje koffie te verkopen. Als we de kosten die we maken niet verwerken in de verkoopprijs gaan we snel failliet.
Een verkoopprijs is opgebouwd uit verschillende onderdelen:
Je ziet dus dat de kosten worden doorberekend aan de klant en deze verwerkt zijn in de verkoopprijs. De verkoopprijs (inclusief BTW) wordt ook brutoverkoopprijs of consumentenprijs genoemd. De prijs zonder BTW noem je de nettoverkoopprijs. In deze prijs zit de kosten en de winst in verwerkt.
De totale kosten die gemaakt worden voor een product of dienst noem je de kostprijs. Hierin zitten de directe en indirecte kosten die worden doorberekend aan de klant. Met deze onderbouwing snap je dat je niet zomaar een prijs aan een product of dienst kan hangen. Deze dient onderbouwd te worden zodat je in ieder geval de kosten dekt. Daarom is het belangrijk om de kostprijs te kunnen berekenen. De formule hiervan ziet er als volgt uit.
Kostprijs = directe kosten + indirecte kosten
Daarnaast wel je niet alleen de kosten dekken, maar in de meeste gevallen ook winst maken. Om een prijs vast te stellen kan je dus zeggen:
Verkoopprijs = kostprijs + winstmarge
De winstmarge bepaald de organisatie zelf, maar wordt wel beïnvloed door de markt. Heb jij een soortgelijk product als de concurrent maar handhaaft de concurrent een lagere winstmarge dan zal hij een lagere verkoopprijs hebben en daarmee (de meeste) klanten winnen. Heb je een uniek of onderscheidend product of dienst die concurrenten niet aanbieden dan heb je meer vrij spel in het bepalen van de winstmarge. Echter, de consument dient nog steeds de verkoopprijs ervoor te willen betalen.
Daarmee is de verkoopprijs nog niet compleet. Je bent verplicht btw te berekenen over de consumentenprijs. Daar zijn drie vastgestelde tarieven voor:
De brutoverkoopprijs (consumentenprijs) bereken je als volgt:
Brutoverkoopprijs = kostprijs + winstmarge + btw-tarief
Een winkel die een actie heeft met “btw weg ermee” zal nog steeds btw (moeten) berekenen. Vaak halen ze de hoogte van het btw-tarief van de winstmarge af.