Theorie
Vergaderopstellingen:
Voor vergaderingen heb je verschillende opstellingen. Hieronder staan de zes meest voorkomende opstellingen:
Vergadering:
Welke opstelling dat je kiest hangt af van het volgende:
- De soort vergadering
- Het aantal deelnemers
- Het beschikbare meubilair
- De grootte van de ruimte
Om een vergadering goed voor te bereiden is het handig om een draaiboek te maken. Voor het maken van een draaiboek gebruik je meestal de vier W’s.
- Wie: Wie de taak moet doen.
- Wat: Wat is de taak die uitgevoerd moet worden.
- Waar: Waar moet de taak gedaan worden.
- Wanneer: Wanneer vindt de vergadering plaats, op welke datum en welk tijdstip.
Denk tijdens de vergadering ook aan:
- Temperatuur: Zorg dat de vergaderruimte goed op temperatuur is. Niet te warm maar zeker niet te koud
- Verlichting: Zorg ervoor dat de juiste verlichting brandt.
- Decoratie: Soms is het handig om een ruimte aan te kleden, dit heet decoratie. Denk hierbij aan plantjes, boeketje bloemen etc.
- Juiste aantal: Zet altijd het juiste aantal stoelen en tafels klaar voor de vergadering.
- Hulpmiddelen: Zorg er voor dat altijd de hulpmiddelen klaar staan die aangevraagd zijn.
- Glazen poleren:
- Juiste serviesgoed: Wat is er nodig qua kopjes, glazen, borden etc.
- Looppaden: Houdt rekenining met het klaarzetten dat er nog wel gelopen moet kunnen worden.
- Aansluitingen electriciteit: Ook is het goed te bedenken of er ook elektriciteit nodig is, zoals bijvoorbeeld voor het opladen van laptops.
Denk bij het voorbereiden van een vergadering ook aan de veiligheid.
Houdt rekening met de volgende punten:
- Nooduitgangen vrijhouden
- Is er een brandblusser in de buurt?
- Zijn er rookmelders en CO2 melders in de buurt?
- Kan er in de ruimte voldoende geventileert worden?
Extra begrippen:
Begrip | Uitleg |
---|---|
Zaalopstelling | Hoe zet je alle tafels en stoelen in de ruimte neer |
Plattegrond | Een plattegrond is een schematische afbeelding van een ruimtelijk gebied of object op een plat vlak in een verkleinde schaal. |
Vergader- of cursusruimte | Een ruimte die speciaal is voor of te vergaderen of waar een cursus wordt gegeven, vaak met alle faciliteiten. |
Feestruimte | bijeenkomst om een vrolijke gebeurtenis te vieren |
Receptie |
bijeenkomst waar iemand andere mensen ontvangt |
Ventilatie | Een ventilatiesysteem is een systeem in uw woning dat de lucht zuivert. De lucht in uw huis wordt in de ventilatieschacht gezogen. Ook vuil, stofdeeltjes en vocht uit de lucht worden hierbij meegezogen. Vooral het feit dat vocht wordt meegezogen is erg belangrijk. |
CO2 melder | Een CO2 melder vertelt je wanneer je een ruimte goed moet ventileren. Een CO melder (koolMONOxide) geeft alarm wanneer er te veel koolstofmonoxide in de lucht hangt. Dit gas is zéér dodelijk en kan je niet ruiken, voelen, proeven of zien. |
Audio- visueel |
Audiovisuele apparatuur is de hardware die vereist is om beeld- en geluidsmateriaal weer te geven of te gebruiken, of anders gezegd de benodigdheden voor het overbrengen en weergeven van beeld en geluid |
audiovisuele apparatuur gebruiksklaar zetten en bedienen
1 een beamer klaarzetten en aansluiten
2 geluidsapparatuur klaarzetten en aansluiten
3 opgezette apparatuur testen
4 defecten aan apparatuur signaleren en rapporteren