## Les Planning dagelijkse activiteiten / agendabeheer

- Wie vergeet er wel eens wat te doen of is ergen te laat mee?
- Wie skipt er wel eens iets omdat hij anders niet uitkomt w.b. tijd?
- Wie zegt wel eens nee tegen een klus?
- Wie heeft er wel eens het idee het te druk te hebben?

Voor het uitvoeren van je werk heb je middelen nodig. Middelen zijn niet alleen machines en materialen, ook tijd is een middel. Al deze middelen zijn doorgaans beperkt en dus moet je nadenken wanneer je welk middel kan inzetten.

Plannen is een antwoord bedenken op de vragen wie, wat en wanneer.

We gaan kijken naar 2 soorten planningen:

1. Planning dagelijkse activiteiten / agendabeheer
   (alle activiteiten van verschillende projecten op korte termijn)
2. Projectplanning
   (alle activiteiten/stappen van een project over langere termijn)

Belangrijke eigenschappen

Het opstellen van een planning is niet moeilijk. Het is een puzzel waar je uit komt als je de tijd ervoor neemt en keuzes kan maken. Het werken met een planning hoeft ook niet moeilijk te zijn. Drie eigenschappen zijn belangrijk om planmatig te kunnen werken:

- Impulsbeheersing
- Taakinitiatie
- Taakaandacht

Als je dit van jezelf weet, kan je hier mee aan de slag. Dit hoeft geen rol te spelen in het opstellen van een planning.

Oefening

Stap 1 bij het maken van een planning is het opstellen van een takenlijst of ‘todo list’
schrijf voor jezelf eens alle taken op die je de komende week zou moeten of willen doen. Slapen hoeft niet maar denk wel aan hobby’s e.d. Geef de taken een letter, bv a) voetbaltraining

Er is een verschil tussen een taak en zijn deadline. De taak is de activiteit en de deadline is het moment waarop het klaar moet zijn. De belangrijkste deadlines zijn die deadlines die extern aan de taak gekoppeld zijn. Daarna komen de deadlines die je zelf aan een activiteit geeft.

Stap 2 welke externe deadlines hebben de taken in je takenlijst? Zet de deadlines in je agenda. Doe dit met een andere kleur of eventueel met hoofdletters o.i.d. Zolang het maar anders is dan de taken die we daarna in de agenda gaan zetten.

Stap 3 hoeveel tijd denk je kwijt te zijn aan de taken? Schat dit realistisch in.

Sommige taken kan je pas doen als een andere taak gedaan is. Zo kan je pas planten als de planten besteld en geleverd zijn.

Stap 4 geef aan of een taak afhankelijk is van een andere taak. Zet achter de taak b.v. d > f

Sommige taken kan je opknippen. Naar de kapper gaan kan je niet in twee of meer keren doen maar het uitwerken van een opdracht kan bv ook in meerdere etappes.

Stap 5 geef bij elke taak aan of deze te knippen is of niet door er een K achter te zetten.

Stap 6 nu ga je de agenda invullen. Dit doe je door de activiteit als een blokje van tijd, in de agenda te zetten.

- Je vult eerst de taken met een externe deadline die niet te knippen zijn. Houd rekening met de afhankelijkheid.
- Daarna vul je de taken met een externe deadline die wel te knippen zijn. Knip deze op indien noodzakelijk. Houd rekening met de afhankelijkheid.
- Daarna kijk je of je de taken waar nog geen externe deadline voor is maar die niet geknipt kunnen worden nog ergens in de agenda passen. Houd rekening met de afhankelijkheid.
- Als je dat gedaan hebt (als het überhaupt gelukt is) ga je tenslotte kijken of er nog ruimte is voor geknipte taken zonder externe deadline. Houd weer rekening met de afhankelijkheid.

Maak de opdracht in het volgende bestand.

Opdracht agendabeheer