## SB1 Excel

Leerdoelen:
- Verzamelen, bewerken en presenteren van cijfermatige informatie in een voor de doelgroep inzichtelijke vorm.
- Data-invoermiddelen bedienen.
- Kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het produceren van informatie/content toepassen

SBU 40 uur

Excel is een programma waarmee je heel snel berekeningen kunt maken. Het is onderdeel van het office-pakket van Microsoft en voor de gebruikers van Office 365 is er ook een online versie. Wij gebruiken de downloadversie, omdat alle studenten van Noorderpoort via hun noorderpoort-mailadres het hele office-pakket gratis kunnen downloaden en de downloadversie meer mogelijkheden biedt.

Excel wordt heel veel gebruikt om de administratie mee bij te houden, maar je kunt er ook prima mooie overzichten van financiële gegevens mee maken, waaronder grafieken die in presentaties kunnen worden gebruikt. Verder heeft Excel bijvoorbeeld mogelijkheden als database.

Hieronder staat een link naar de lessenserie Excel. Veel succes.

Klik hier om naar de lessenserie Excel te gaan.

Waarom Excel?

Waar kun je het programma Excel voor gebruiken?

Met excel kun je pijlsnel grote berekeningen maken met heel veel getallen. Daarmee boek je vele uren tijdwinst ten opzichte van het maken van berekeningen op een zakjapanner. Met Excel kun je bijvoorbeeld de ontwikkeling van kengetallen als omzet, winst, kosten heel goed zichtbaar maken. Verder kun je met Excel ook hele goede grafieken maken om bepaalde ontwikkelingen of verdelingen grafisch aantrekkelijk te kunnen laten zien in een presentatie. En tenslotte kun je Excel ook nog eens goed gebruiken als een eenvoudige database, zoals een adressenbestand.

Kortom: snel rekenen met slimme formules, goed inzicht in ontwikkelingen die niet zo snel uit een cijferbrij naar voren komen, grafisch aantrekkelijke presentaties om je publiek goed te kunnen voorlichten en overtuigen en ook nog eens een database voor je gegevens.

Uitleg van de opdracht.

In dit leerarrangement vind je 12 lessen. Deze lessen moet je maken in deze volgorde. Het begin is eenvoudig en gaandeweg wordt het ingewikkelder. Bij een aantal lessen zijn lesfilmpjes geplaatst om de stof niet alleen via een handleiding op papier uit te leggen, maar ook nog eens met een video-uitleg.

## "Aangenaam, de naam is excel".

##### Opstarten: start (windowsknop) – alle apps – excel 2016 (of via Office - Excel)

#### Opdracht 1. Begrippen. Lees de informatie hieronder. Als je denkt dat je het weet, ga dan naar opdracht 2

- Kolommen worden aangeduid met een letter, bijvoorbeeld kolom A
- Rijen worden aangeduid met een cijfer, bijvoorbeeld rij 3
- Cellen worden aangeduid met de combinatie van een letter en een cijfer, bijvoorbeeld cel A1
- De formulebalk is het witte vak achter fx
- Tabbladen worden aangeduid met blad 1, blad 2 enzovoort. Namen van tabbladen kun je wijzigen door er met de rechtermuisknop op te klikken en te kiezen voor "Naam wijzigen".

#### Opdracht 2

1. Klik in je excel document in cel A2 en typ daarin: Cel A2
2. Verander de naam van tabblad 1 in les 1 (ga met muis op tabblad 1 staan, dan via rechtermuisknop, naam wijzigen)
3. Voeg een tabblad toe door op het plusteken te klikken. Geef dit de naam "pagina 4".

#### Opdracht 3

#### Tekst en getallen invoeren in cellen en een eenvoudige berekening

Type de volgende teksten in de juiste cellen:

Cel A1 Boodschappen voor mijn feest

Cel A3 Taart

Cel B3 7,25

Cel A4 Bier

Cel B4 38,70

Cel A5 Chips

Cel B5 5,90

Cel A6 Frisdrank

Cel B6 12,80

Cel A7 Wijn

Cel B7 12,00

Cel A8 Totaal

Het valt op dat de getallen niet netjes onder elkaar komen te staan!!!

##### Voor de oplossing, doe het volgende Zie ook het filmpje: SOMFORMULE

1. Selecteer de getallen door in cel B3 te klikken en vervolgens naar beneden te slepen tot en met cel B8. Er ontstaat een zwarte rechthoek. Laat los in B8.
2. In de werkbalken boven aan het excel werkblad zie je allerlei knopjes.
3. Klik op het knopje meer decimalen en daarna op het knopje minder decimalen. Alles heeft nu mooi twee cijfers achter de komma. Als je deze knoppen niet kunt vinden, ga dan eerst even naar de uitleg van het LINT

####

#### Opdracht 4 Optellen in excel: de somformule

We gaan nu uitrekenen hoeveel de uitgaven voor het feestje in totaal zijn.

Dit kan natuurlijk met een rekenmachine, maar dat is niet handig als dit een hele lange lijst zou zijn.

Hoe doe je dit snel met excel?

Alle prijzen (kosten) staan in de cellen B3 tot en met B7 onder elkaar. Controleer dit bij jezelf!

Bedenk nu in welke cel je het totaal wilt hebben staan. Cel B8 is een logische plek.

1. Klik in cel B8 (de cel wordt actief, want de rand wordt dikker)
2. Ga naar de formulebalk en typ daar de volgende formule:
3. =som(b3:b7) Dit heet de somformule. Bekijk eventueel het filmpje SOMFORMULE
4. Klik op de groene v links naast de formulebalk.

Uitleg:

1. Om excel te laten weten dat je een formule in een cel wilt zetten is het altijd nodig om te beginnen met een = (het is-teken). Het begin van een berekening of formule in excel is altijd het = teken.
2. Som betekent: tel voor mij op. Je geeft een opdracht aan excel om voor jou te doen.
3. (b3:b7) betekent: tel voor mij op de inhoud van cel b3 tot en met de inhoud van de cel b7
4. De dubbele punt betekent in excel dus wat anders dan in word: Het betekent “Tot en met”.
5. Het klikken op de V wil zeggen dat je klaar bent met het maken van de formule.

Hoeveel komt er te staan naast Totaal? Controleer je antwoord (76,65)

#### Opdracht 5

Zet in de cellen D1 tot en met D9 de volgende getallen onder elkaar:

1245, 5643, 3214, 4532, 4567, 1237, 7098, 1209, 4785

Bereken het totaal op de de manier zoals van hierboven. Controleer je antwoord. (er moet 33530 uitkomen)

#### Opdracht 6

Zet in de cellen H1 tot en met H6 de volgende getallen onder elkaar:

3,69 5,12 2,30 9,80 8,34 3,40

1. Zorg dat er overal twee cijfers achter de komma staan. Ga terug naar opdracht 3 als je niet meer weet hoe dit moet.
2. Tel deze serie getallen op, het antwoord moet komen te staan in cel H7.

#### Opdracht 7 Tabbladen bewerken

Onder aan het excel werkblad zie je tabbladen, met de namen blad 1, blad 2 en blad 3.

1. Verander de naam van blad 1 in: Les 1
2. Verander de naam van blad 2 in Les 2 (Bij de volgende les gebruik je dit werkblad om de opdrachten van les 2 te maken.
3. Maak nu zoveel tabbladen nieuw aan dat je er 10 lessen in kwijt kunt. Geef ze allemaal de naam les 1, les 2 enzovoort.

#### Opdracht 8 Een werkblad opslaan

Je kunt een exceldocument opslaan zoals je ook een word-document opslaat. Via Opslaan en naam geven.

Sla je document op onder de naam Excellessen eigenvoornaam

#### Opdracht 9 Verplaatsen van cellen.

- Selecteer alle cellen van opdracht 3.

- Klik met je rechtermuisknop en kies knippen )(of gebruik Ctrl X)

- Ga naar cel G2

- Kies voor rechtermuisknop plakken (of gebruik Ctrl V).

- Je hebt nu alle cellen verplaatst naar een andere plek

####

#### Opdracht 10 Kopiëren van cellen.

Soms is het handig om een bepaalde opzet die je vaak gaat gebruiken (bijvoorbeeld elke maand hetzelfde overzicht maken) vooraf te maken, om te voorkomen dat je de opzet steeds opnieuw moet maken.

Bijvoorbeeld een overzicht van hoeveel iedere medewerker elke maand heeft verkocht.

- Je maakt eerst het overzicht met de gegevens zoals je kunt vinden het in bestand Omzet per Medewerker (te vinden onder aan de opdracht, direct onder het flmpje met de uitleg van de somformule)

- Het overzicht is nu nog leeg.

- Selecteer het hele overzicht, inclusief de titel Omzet per medewerker van Reisbureau De ZON

- Kopieer het overzicht via rechtermuisknop Kopiëren (of gebruik Ctrl C)

- Ga nu naar tabblad 2

- Klik in cel A1 op tabblad 2

- Kies via rechtermuisknop voor Plakken (of gebruik Vtrl V)

- Verander het jaartal in 2016

- Doe nu hetzelfde op tabblad 3 het jaartal wordt nu 2017

- Verander de naam van tabblad 1 in 2015, tabblad 2 in 2016 en tabblad 3 in 2017.

Je hebt nu voor de komende 3 jaar een leeg overzicht dat je alleen nog maar hoeft in te vullen.

Bewaar het document goed, maak ergens een backup. (geef dit dezelfde naam maar zet er kopie achter)

SOMFORMULE

Omzet per medewerker

Sjablonen, een snel begin.

Excel heeft een groot aantal standaard sjablonen tot zijn beschikking zodat je snel aan het werk kunt gaan. Sjablonen zijn standaardformulieren die je alleen nog maar hoeft in te vullen.

Je hoeft dat dus niet allemaal zelf in elkaar te knutsen. Gemak dient de mens nietwaar?

Volg onderstaande stappen om de sjablonen te ontdekken:

1. Open het programma excel
2. Kies Bestand - Nieuw
3. Je ziet nu al een aantal sjablonen. Bovenaan zie je bijvoorbeeld: Lege werkmap (dit is een nieuw en leeg excelbestand), daarnaast zie je onder andere Voorbeeldsjablonen en Recente sjablonen (Excel onthoudt je voorkeur)
4. Daar onder zie je Office.com sjablonen. Het zijn er heel veel, zoals agenda, roosters, facturen enzovoort. Kijk hier rustig rond. Er is ook een zoekfunctie, zodat je kunt zoeken naar sjablonen.

##### Opdracht Sjablonen

Een accountmanager heeft een rondreis gemaakt langs een heleboel klanten en mag zijn kosten declareren.

De volgende kosten zijn gemaakt:

12 december Hotel € 240, benzine € 100, Lunch en diner € 75, Amusement € 45, Overig (koffie onderweg) € 10
14 december Hotel € 350, benzine € 76, Lunch en diner € 86, Overig € 34
18 december Hotel € 475, benzine € 120, Lunch en diner € 120, Amusement € 240, Overige € 76
21 december Hotel € 80, benzine € 100 Lunch en diner € 50 Amusement € 40, Overige € 65

Vul voor deze accountmanager een declaratieformulier in. Het sjabloon heeft de naam Onkostenformulier zakenreizen.

Lever het ingevulde bestand in in de hiervoor bestemde inlevermap. Vul bij de naam van de accountmanager je eigen naam in.

Het lint van excel is een serie knoppen om snel handelingen in excel uit te voeren.

Bestudeer onderstaand filmpje.

Het lint in Excel Bron: VDABwebleren via Youtube

Outlook is het offline mailprogramma van Microsoft. Het kent meer mogelijkheden dan Outlook Online, dat onderdeel is van Office 365.

Als outlook op je computer of laptop is geïnstalleerd kun je het opstarten via Start (het windows-symbool linksonder in je taakbalk) - Alle Apps en dan zoeken naar Microsoft Outlook.

Hieronder vind je de uitleg hoe je de agenda kunt instellen (eenmalige instellingen) en gebruiken, hoe je het mailprogramma kunt instellen en gebruiken en hoe je contactpersonen aanmaakt en beheert.