## Draaiboekteam

Hoe ziet een draaiboek eruit?

Een draaiboek is :

· een hulpmiddel

· Belangrijk voor de voorbereiding

· Een overzicht

Als het draaiboek klopt zal de organisatie een stuk makkelijker verlopen.

Hoe maak je die?

Het bestaat uit:

1. Algemeen

2. Taken en acties (wie, wat, waar)
3. Benodigdheden en materialen

1. Algemeen :
Het algemene deel van het draaiboek bevat informatie die alle medewerkers nodig hebben om hun werkzaamheden tijdens het evenement goed te kunnen uitvoeren. Dit deel moet in ieder geval het volgende bevatten:

· Wie doet wat, waar en hoe?

· Het programma met de begin- en eindtijden en optredens

· Een overzicht van andere relevante organisaties, denk aan adressen, contactpersonen en telefoonnummers. Denk hierbij ook aan artsen met weekenddienst, spoedposten voor medische hulpverlening e.d.

2. Taken en acties: wie, wat, waar en hoe laat
Dit is de uitgebreide beschrijving van het programma. Voor elk programmaonderdeel is aangegeven:

· WAT het inhoudt

· HOE LAAT het begint en eindigt

· WAAR het zich afspeelt

· WIE voor het onderdeel verantwoordelijk is

3. Benodigdheden en materialen

Bijlages kunnen zijn:

plattegronden, huisregels, routebeschrijvingen, gebruiksaanwijzingen en materiaallijsten. Begin tijdig met dit soort overzichten en controleer ook tussentijds regelmatig of alles klopt.

Tips
Hoe maak je een goed draaiboek?

· Bedenk goed voor wie het draaiboek bestemd is;

· Houd het draaiboek zo kort en bondig mogelijk;

· Beperk je tot relevante informatie;

· Begin op tijd met het opstellen van het draaiboek;

· Gebruik het draaiboek als een soort checklist vooraf;

· Maak een duidelijke lay-out en werk bijvoorbeeld met kleuren om de verschillende delen en hoofdstukken van elkaar te onderscheiden.

Wangedrag

- Geef beveligers een duidelijke instructie om bij dreigende opstootjes duidelijk herkenbaar als officials de gemoederen te sussen;
- Maak gebruik van een schadeformulier waarop de schade veroorzaakt door mensen te noteren.

Weersomstandigheden

- Zorg voor een noodscenario als bepaalde weersomstandigheden de organisatie van een evenement kunnen beïnvloeden.

Algemeen

- Stel een directeur aan die tijdens het evenement het aanspreekpunt vormt bij onvoorziene gebeurtenissen en die zo mogelijk de problemen afhandelt;

Een draaiboek maken in Excel

Zie bijlage in het hoofdstuk Excel (hieronder een screenshot)

Met behulp van het Excel werkblad ‘Draaiboek in Excel’ (zie bestand onderaan de pagina) kunnen eenvoudig draaiboeken worden vormgegeven voor evenementen en activiteiten. Het werkblad is bewust niet beveiligd, zodat het naar eigen inzicht kan worden uitgebreid en aangepast.

Hieronder een kleine handleiding om hier mee om te gaan:

- Start met het invullen van Cel B3: Vul hier de naam van het evenement in (in het voorbeeld staat nu <>;
- Vul vervolgens de datum in cel D3 in. Dit is de startdatum van het evenement. In het voorbeeld staat nu ’31-12-2009’.

In de kolommen daaronder komt de volgende informatie:

- Volgr:

Dit is een volgnummer voor de activiteit. Er zijn nu 10 regels ingevuld, maar dit kun je naar eigen inzicht nog wijzigen. Met name als je later activiteiten of regels toe wilt kunnen voegen is het beter om opvolgende tientallen te gebruiken: 10, 20, 30, 40 etc. Je kunt dan later regels tussenvoegen en die tussenliggende nummers geven.

- Omschrijving:

Dit is een korte omschrijving van de activiteit. Indien je langere teksten ingeeft wordt de hoogte van de cel automatisch aangepast.

- Verantwoordelijk:

Vul hier de naam of namen in van de persoon of personen die verantwoordelijk is voor deze activiteit.

- Datum gerealiseerd:

Vul hier de datum in waarop je een activiteit hebt afgerond. De eventuele activiteiten die hierna pas kunnen worden opgestart worden dan in planningsdatum aangepast indien nodig.

Let op:
Kolom H en I bevatten formules, maar deze zijn maar voor 10 regels ingevoerd. Kopieer deze cellen simpelweg naar de onderliggende rijen als je meerdere regels nodig hebt. Dit zal vrijwel altijd het geval zijn.
Het draaiboek wordt standaard ‘liggend’ afgedrukt. Er kunnen maximaal 500 regels worden ingegeven.

Open onderstaande link voor het Excel-bestand:

Draaiboekteam

Een draaiboekteam (op welk tijdstip gaan we wat doen, wie en wanneer?)

o Vul het draaiboek (Excel via leertaken) zo goed en ver mogelijk in.

o Overleg met de andere teams en stuur hen updates van het draaiboek

o Zorg dat je ook binnen het draaiboekteam de taken verdeelt:

§ Wie is jullie aanspreekpunt?

§ Wie maakt het draaiboek?

§ Wie overlegt met anderen?

§ Wie stuurt updates van het draaiboek?

§ Wie neemt contact op met mensen van buiten af / mensen van school?

Een promotieteam (zie 4)

§ Wie is jullie “baas”

§ Wie maakt de Flyer en wanneer is deze klaar?

§ Hoe ga je deze Flyer verspreiden? Dit kan ook digitaal…

§ Maak entreekaartjes

§ Kijk vooraf goed bij voorbeelden op internet; wat moet er in ieder geval op de Flyer en entreekaartjes staan?

Een beveiligingsteam (beveiliging regelen)

§ Wie is de baas van de beveiligers?

§ Zelf zijn jullie onderdeel van het beveiligingsteam.

§ Wil je nog meer mensen en zo ja wie?

§ Hoe zorg je dat het team zichtbaar is?

§ Ken je wellicht iemand uit de beveiligingswereld die jullie kan helpen?

§ Maak een overzicht, een schema, met wie, wanneer en waar.

Een interieurontwerpteam (welke versiering, hoe, wanneer, wie en waar)

§ Wie is jullie aanspreekpunt?

§ Wat wil je aan versiering aanschaffen? Wanneer?

§ Bespreek vooraf de kosten met het begrotingsteam.

§ Misschien wil je wel een offerte laten maken, bij een bedrijf, als je heel veel van een bepaald product wil aanschaffen

§ Maak een moodboard met de sfeer, die je die avond zou willen hebben.

Een cateringteam (voor de drank en de hapjes van de avond, samenwerken met het begrotingsteam is wel een must! ).

§ Wie is jullie aanspreekpunt?

§ Wat wil je aanschaffen en wanneer?

§ Wat is je budget?

§ Je hebt van mevrouw van Dongen begrepen dat we verdienen aan de hapjes en drankjes

§ Wat ga je aanschaffen?

§ Wat mag het kosten?

§ Wat hou je dan over?

§ Maak een overzicht van de kosten en ons budget

§ Kun je misschien korting krijgen op spullen?

Een begrotingsteam (opstellen van de begroting, bepalen wat we inkopen in samenwerking met de catering)

§ Wie is de baas van het begrotingsteam?

§ Wie zorgt dat de andere teams op de hoogte zijn van wat ze mogen uitgeven?

§ Wie maakt de begroting ? Deze kan je ook delen via OneDrive bv.

§ Wat is je budget?

§ Maak een totale begroting (zie Excel leertaken) van het hele feest

§ Hou goed contact met de andere groepen

Een calamiteitenteam (zij zorgen dat alles goed loopt, bij problemen tijdens de avond kijken we naar hen, zij bedenken vooraf wat er mis zou kunnen gaan, tijdens zoeken ze naar een oplossing en vooraf kijken ze of aan alle wetten van de calamiteiten is voldaan).

§ Wie is de baas van het calamiteitenteam?

§ Ga na welke calamiteiten kunnen optreden (zie vorige lessen en internet)

§ Hierbij kan je natuurlijk ook gebruik maken van de presentaties bij de gemeente

§ Zorg voor EHBO materiaal

§ Zorg dat de mensen die ondersteunen weten wat ze moeten doen als er iets gebeurd

§ Maak daarvan één werkboek.

§ Wie doet wat, wanneer en waarom?