## Organiseren, hoe doe je dat?

Een activiteit organiseren

Iets organiseren kan iedereen. Maar tussen organiseren en goed organiseren zit een heel groot verschil. Onderstaande informatie gaat over hoe je een activiteit GOED organiseert, dus waar je allemaal aan moet denken en hoe je te werk gaat.

Algemene gegevens

Bij het organiseren van een activiteit krijg je te maken met 7 W’s:

- WAAROM, om welke reden(en) wil je een activiteit organiseren?
- WIE, voor wie, welke leeftijd organiseer je deze activiteit?
- WAT, welke activiteit ga je organiseren?
- WAAR, op welke plaats/accomodatie ga je de activiteit organiseren?
- WANNEER, op welke dag/dagdeel en welk tijdstip organiseer je de activiteit?
- WELKE, op welke manier organiseer je een activiteit?
- WAT DAARNA,wat gebeurt er na afloop van de activiteit?

Zoals je al gemerkt hebt zijn het allemaal vragen. Als je een activiteit wilt organiseren moet je deze 7 vragen beantwoorden. De stappen Wie, Wat en Waarom heb je de vorige keer al beantwoord, daarna ga je verder met de overige W’s. Lees onderstaande tekst zorgvuldig door.

WAAROM? Waarom wil je een activiteit organiseren? Om welke reden(en) kies je: bijvoorbeeld ter gelegenheid van een jubileum, een wedstrijd, een evenement of iets dergelijks. Naar aanleiding van de gevonden reden(en) bepaal je wat voor een activiteit je gaat organiseren.

WIE? Voor wie, welke leeftijdsgroepen wil je een activiteit gaan organiseren?

WAT? Wat voor een activiteit ga je organiseren? Dit heeft te maken wat voor een doelgroep c.q. leeftijdsgroep je voor ogen hebt. Bijvoorbeeld voor een groep jongeren organiseer je een dropping of Kartactiviteit, en geen Kienavond etc.

WAAR? Als je weet wat voor een activiteit voor wie gaat organiseren moet je gaan plannen waar je deze activiteit kunt gaan houden. Houd hierbij rekening met de doelgroep. Bijvoorbeeld: voor een activiteit van een groep kleuters geen accommodatie die moeilijk bereikbaar is.

WANNEER? Als de accommodatie naar jouw idee prima is voor de activiteit en redelijk tot goed bereikbaar is, moet je de dag gaan bepalen wanneer de activiteit gehouden wordt. En wanneer op de dag. Je moet rekening houden met:

- Schoolvakanties
- Wintersportvakanties van de ouders (voorjaarvakantie)
- Beschikbaarheid van de accommodatie zelf
- Grote activiteiten van andere clubs (als er een feesttent in het dorp/wijk staat waar een muziekband komt ga je niet een discoavond organiseren. Als het Nederlands elftal speelt tijdens WK weet je ook dat er vele niet zullen komen.)
- De activiteit op zich; een Kerstdisco organiseer je in december en niet in januari!
- Voorbereidingstijd die je nodig hebt. Soms reken je vooruit. Maar wanneer het bijvoorbeeld over een kerstdisco staat, staat de datum vast en reken je juist van die datum terug naar wanneer je wat moet doen.

WELKE manier? Hoe en op welke manier ga jij deze activiteit op dat tijdstip in die accommodatie met deze groep mensen organiseren? De eerste vijf W’s zijn snel te beantwoorden. Maar hoe je de activiteit gaat organiseren gaat niet zo snel. Daar komt veel meer bij kijken! Dit wordt uitgebreid behandeld in de onderdelen “de organisatie vooraf” en “de organisatie van de activiteit zelf”.

WAT DAARNA? Als de activiteit afgelopen is, is de organisatie nog niet afgelopen. Want er moet nog opgeruimd worden, maar het nabespreken (evalueren) van de activiteit is eigenlijk nog belangrijker. Waarom? Omdat je naar aanleiding van de genoemde punten uit de evaluatie weer kunt leren voor een volgende keer.

- De organisatie vooraf (planning en voorbereiding)
- De organisatie van de activiteit (realisatie)
- De organisatie na afloop (evaluatie en succesverhaal delen)

Bovenstaand is de logische volgorde om een activiteit te organiseren.

Na de “algemene gegevens” wordt de “organisatie van de activiteit” beschreven. Deze keuze is gemaakt om je een indruk te geven van de inhoud van de activiteit. Zodat eerst de inhoud van de activiteit duidelijk is en pas daarna wordt de voorbereiding van de activiteit beschreven en komt ook duidelijk over. In werkelijkheid begin je bij het begin dus bij “de organisatie vooraf”.

1. DE ORGANISATIEVOORAF

Planning en voorbereiding zijn hierbij de trefwoorden. Je moet ruim van tevoren beginnen om alles op tijd klaar te krijgen!

Kijk het onderstaande filmpje.
Alles valt of staat bij een goede voorbereiding!
Zorg dat je deze stappen één voor één afwerkt!

Hoe organiseer je een event?

In het filmpje worden 8 stappen beschreven.

Open onderstaand bestand en zet de 8 stappen in de tabel!

Tabel Organiseren hoe doe je dat.docx