## Organiseer een sportdag!

In deze opdracht werk je als medewerker van Ravelijn Sports. Je doet zowel werkzaamheden in de voorbereiding als in de uitvoering van een sportdag. Je maakt een draaiboek voor een sportdag tijdens het evenement en presenteert dit aan je leidinggevende.
Je maakt een informatiepakket dat naar de opdrachtgever opgestuurd kan worden.
Je werkt in tweetallen.

Waar moet de opdracht aan voldoen?

De presentatie aan jullie leidinggevende en het programma moet aan de volgende eisen voldoen:

- Er is een kloppend draaiboek.

- Jullie vertellen enthousiast over het programma dat jullie bedacht hebben.

- Jullie kunnen de sporten en spellen duidelijk uitleggen.

- Het programma is geschikt voor de doelgroep.

- Het programma is gevarieerd.

Het informatiepakket voor de opdrachtgever bevat:

- een duidelijke brief waarin je het pakket aanbiedt aan de opdrachtgever;

- een voorstel van het dagprogramma (inclusief tijden);

- een schema met teamindeling;

- een roulatieschema;

- een poule en scoreformulier (indien van toepassing);

- een voorstel voor prijzen voor de winnaars.

Wat kun je en wat weet je na deze lesbrief?

- Je weet wat het verschil tussen regelen en organiseren is.

- Je weet welke vaardigheden je nodig hebt om te kunnen regelen en organiseren.

- Je weet wat de onderdelen van een draaiboek zijn.

- Je kunt in stappen denken bij regelen en organiseren.

- Je kunt reflecteren op de vaardigheden die je nodig hebt bij regelen en organiseren.

- Je kunt aangeven of organiseren bij je past.

- Je kunt aangeven of regelen bij je past.

- Je kunt een draaiboek schrijven.

- Je kunt een informatiepakket samenstellen.

- Je kunt de inhoud van de sportdag enthousiast presenteren.

Welke stappen moet je doorlopen?

Stap 1: Oriënteren | Verzamel informatie over het regelen en organiseren van een sportdag. Geef aan welke eigenschappen en vaardigheden je inzet. Brainstorm over het regelen en organiseren van een sportdag.
Stap 2: Voorbereiden | Maak je planning. Oefen met roulatieschema’s of doordraaisystemen. Oefen met scores en poules. Kies sport en spellen en oefen met uitleg geven. Bekijk draaiboeken. Bereid je presentatie voor.
Stap 3: Uitvoeren | Maak het informatiepakket. Maak het draaiboek. Oefen je presentatie.
Stap 4: Afronden en evalueren | Geef je presentatie. Bedank je klasgenoot voor de samenwerking. Kijk terug op wat je gedaan hebt.

Stap 1 Oriënteren.docx

Stap 2 Voorbereiden.docx

Stap 3 Uitvoeren.docx

Stap 4 Afronden en terugkijken.docx

Onderdeel 6 van het bovenstaande plaatje:

### Hoe maak je een draaiboek voor je evenement?

Een gedetailleerd draaiboek voor je evenement is onmisbaar. Maar hoe begin je er nu precies aan?

Een goed draaiboek beschrijft:

- Wat er gaat gebeuren
- Wie er wat en wanneer moet organiseren
- Wat er van alle teamleden wordt verwacht
- Budget en kosten
- Evaluatie

Drie redenen om een draaiboek in te voeren

1. Je feesten/activiteiten organiseren wordt makkelijker: je denkt aan alle stappen want ze staan in je draaiboek!
2. Activiteiten zijn niet meer afhankelijk van één persoon.
3. Het helpt je om alles af te vinken. Een voldaan gevoel na afloop is het resultaat.

Die evaluatie vergeten we vaak. Maar vaak is er aan het eind van een feest genoeg te evalueren. “Dit moet de volgende keer anders!” kan gelijk in het draaiboek meegenomen worden.

Begin met een ruwe timing van je evenement

In je uitnodiging heb je jouw gasten al verteld wat het programma is en hoe laat ze verwacht worden. Deze timing kun je gebruiken voor een eerste aanzet voor je draaiboek.

Plaats het programma als rode draad in je draaiboek en begin daarrond te werken.

Hoe laat verwacht je jouw personeel?

Wanneer is de briefing? (zoek het woord briefing nog even op,…..).

Hoe laat komen de hapjes of serveer je de drankjes?

Het zijn slechts enkele vragen die je moet beantwoorden in het draaiboek.

Draaiboek maken: wie doet wat en van wie komt er hulp?

Een evenement organiseer je nooit zonder een beroep te doen op partners of leveranciers. Denk maar aan het geluid, de catering, een ontvangstcomité of het ophangen van de jassen. .

Ga in je mailbox op zoek naar de concrete afspraken en vertaal deze naar je draaiboek.

- Hoe laat komen je leveranciers of partners aan?
- Wanneer moet wie klaarstaan?
- Wie kunnen ze bellen bij problemen?

Merk je dat hier nog geen duidelijke afspraken over gemaakt zijn?

Zet dat dan alsnog in jouw draaiboek.

Wil je graag een voorbeeld voor je draaiboek?

https://www.lerenleukermaken.nl/wp-content/uploads/bsk-pdf-manager/2018/02/Draaiboek.pdf

Wie is er verantwoordelijk (de baas),

Hoe je het ook draait of keert, een evenement run je nu eenmaal niet in je eentje. Het is onmogelijk om overal tegelijk te zijn.

- Verdeel de verantwoordelijkheden onder enkele collega’s. Organiseer je een congres? Maak dan iemand verantwoordelijk voor het vlot verloop van de sprekers. Deze persoon zorgt ervoor dat de sprekers op tijd staan waar ze moeten staan en houdt hun tijd in het oog. Heb je een grote gastenlijst? Zorg dan dat er iemand is die de hostessen kunnen aanspreken wanneer iemand komt opdagen zonder ticket of niet op de lijst staat.
- Per onderdeel vermeld je duidelijk wie voor wat verantwoordelijk is. Zo weet iedereen duidelijk wat zijn taak is en worden bij problemen meteen de juiste mensen gecontacteerd.

Zorg voor contactgegevens

Wanneer je mensen aanduidt in je draaiboek is het ook belangrijk om hun contactgegevens te vermelden. Het zorgt ervoor dat je de dag zelf iedereen makkelijk kunt opbellen. Zo hoef je niet door duizenden mails te scrollen op zoek naar dat telefoonnummer van die ene leverancier. Je kan ook een apart blad maken met alle telefoonnummers dat je uitdeelt of ophangt voor al je medewerkers.

Communiceer over het draaiboek van je evenement

Is je draaiboek af? Stuur het dan naar iedereen die betrokken is.

- Doe dit niet één dag van te voren, de kans is dan groot dat niet iedereen het gelezen heeft. En als je dan nog feedback krijgt, is het té ‘last minute’ om nog grote veranderingen door te voeren.
- Wat wel een goede termijn is? Minstens vijf werkdagen voor de aanvang van je evenement. Zo heeft iedereen voldoende tijd gehad om het document door te nemen en kun je eventuele feedback nog verwerken en aanpassen.
- Zorg op je evenement ook voor enkele uitgeprinte versies zodat je er altijd op kunt terugvallen.

Een sportdag is een hele leuke manier om elkaar goed te leren kennen en lekker bezig te zijn! Je kunt een sportdag organiseren voor een grote organisatie, een bedrijf, een school, een vereniging of een gezellige familie, als je maar een leuke groep mensen bij elkaar hebt! Maar een sportdag organiseren is nog niet zo gemakkelijk. Jullie gaan erbij helpen en gaan uitleggen in een paar stappen hoe je een super sportdag organiseert!

#### Waar moet je beginnen?

Stap 1: Doelgroep
Voordat je een evenement of sportdag organiseert is het belangrijk om te weten voor wie je de dag organiseert. Zijn het basisschool leerlingen, tieners, volwassenen, hebben ze een sportieve achtergrond of juist niet? Je doelgroep bepaalt hoe de dag er uit komt te zien. Als je groep uit heel veel verschillende personen bestaat waarbij de ene helft erg sportief is maar de andere helft helemaal niet, houdt hier dan rekening mee bij het uitzoeken van je sportieve onderdelen.

Stap 2: Hoeveel deelnemers zijn er?
Als je weet voor wie je het evenement of de sportdag organiseert, dan weet je als het goed is ook hoeveel deelnemers er zijn. Het deelnemersaantal is erg bepalend voor de keuze van je locatie en de keuze van je sportieve onderdelen. Als je weet wie er mee doen, kun je ook alvast nadenken over een teamindeling. Strijden de teams tegen elkaar? Dan is het leuk om na te denken over een passende prijs of beloning.

Stap 3: Locatie
Heb je een grote locatie nodig of kan het ook op een wat kleinere locatie? Dat weet je pas als je weet hoeveel deelnemers er zijn. Je kunt ook nadenken over een indoor of outdoor locatie. Het weer in Nederland is onvoorspelbaar, houdt daar ook rekening mee als je een locatie uitkiest. Je kunt kiezen voor een eigen locatie en daarmee de kosten laag houden, soms is een locatie huren ook een optie. Mocht je gebruik willen maken van (een gedeelte) van de openbare ruimte, check dan even of je een vergunning nodig hebt. Mogelijke locaties zijn: lokale sportvelden, gymzaal van een school, een park of grasveld in de buurt, een buurthuis, de camping etc.

Stap 4: Bepalen van de Sportieve onderdelen en uitdagingen
Je weet nu wie er mee doen, hoeveel personen er zullen zijn (en hoeveel teams) en waar het evenement zal plaatsvinden. Nu begint het leukste gedeelte! Je mag bepalen welke sportieve onderdelen en uitdagingen je wilt inzetten. Hieronder geven we een aantal suggesties, maar je kunt natuurlijk ook op internetpagina’s rondkijken voor leuke onderdelen.

A. Organiseer een Zeskamp
Een zeskamp is een sportieve wedstrijd waarbij er tussen twee of meerdere teams gestreden wordt om de overwinning. Er moeten zes verschillende sportieve onderdelen gewonnen worden om met de prijs naar huis te gaan. Stel een spellenpakket samen waarmee je gemakkelijk een zeskamp kunt organiseren. Je kunt natuurlijk ook zelf een aantal spellen en attracties huren om een complete zeskamp te organiseren.

B. Een zeskamp voor de kleintjes
Wil je het allemaal iets rustiger houden maar toch een leuk competitie gevoel creëren? Denk hierbij bijvoorbeeld aan: Zaklopen, kegelen, blikgooien, ringwerpen, koe ballen gooien of de tractor spiraal. Deze spellen zijn leuk, gemakkelijk op te bouwen en op te ruimen, en de kinderen hebben de tijd van hun leven!

C. Een voetbal dag
Voetbal is misschien wel de meest populaire sport van Nederland. Er zijn maar liefst 3200 voetbalclubs in Nederland. En in iedere klas zitten wel kinderen die graag deze sport spelen. Zelfs als ze niet bij een vereniging voetballen vinden ze het nog leuk. Het is dus geen gek idee om voetbal een grote rol te laten spelen tijdens je sportdag.

### Nog een paar tips om een super sportdag te organiseren!

1. Sommige teams zijn slim, andere zijn sterk. Zorg dat je een goede balans vindt tussen onderdelen die met kracht en fitheid te maken hebben en onderdelen die gaan over inzicht en slimheid. Ook samenwerking is belangrijk om in de onderdelen te betrekken.

2. Soms is het ook leuk als een Sportdag niet alleen om winnen gaat, maar ook om grenzen verleggen. Zo kun je ook voor (Sportieve) onderdelen kiezen die je normaal nooit doet, hierbij kun je denken aan een klimtoren. Dit is een spannende uitdaging en veel kinderen hebben dit nog nooit eerder gedaan.

3. Huur een Stormbaan als echte eyecatcher. Een stormbaan is een bijzonder luchtkussen met verschillende obstakels. Je kunt er gemakkelijk een race van maken tussen twee personen. Om een stormbaan lastiger te maken kun je er ook voor kiezen om deelnemers aan elkaar vast te binden of om de baan nat te maken. Dat zorgt voor wat extra voorbereiding, maar een uitdaging zal het zeker zijn.

4. Denk van te voren goed na over het beschikbare budget. Dit voorkomt dat je later tijdens de organisatie voor problemen komt te staan.

5. Bepaal van te voren de spelregels en communiceer deze ook duidelijk aan de deelnemers. Niets is zo vervelend als discussie achteraf over wie nou eigenlijk de winnaar is.

6. Heb je genoeg hulp en begeleiders? Bij ieder sportief onderdeel moet eigenlijk een scheidsrechter of begeleider staan om de spelregels uit te leggen en toezicht te houden. Ook is het een goed idee als er hulp ingeschakeld kan worden voor het op en afbouwen van de verschillende spel onderdelen.

7. Maak een spelschema. Zeker met veel deelnemers is dat belangrijk. Welk team moet naar welk onderdeel toe? Strijden alle teams een keer tegen elkaar? Worden alle onderdelen gespeeld?

Stap 5: Maak een draaiboek van jullie sportdag

Je gaat nu het informatiepakket voor de opdrachtgever en het draaiboek voor jullie leidinggevende maken. Kijk voordat je begint nog eens goed naar de eisen van de opdracht die aan het begin van de lesbrief staan.

Informatiepakket voor de opdrachtgever samenstellen

Het informatiepakket dat jullie samenstellen voor de opdrachtgever moet er perfect uitzien. Je wilt tenslotte deze klant binnenhalen. Jullie hebben met allerlei opdrachten geoefend: schema’s maken, sporten en spellen opzoeken en uitleggen. Ook hebben jullie allerlei draaiboeken bekeken. Nu gaan jullie alle ideeën, die jullie zijn tegengekomen tijdens de oriëntatie en voorbereiding, uitwerken voor jullie sportdag.

1. Overleg hoe de dag er komt uit te zien.
2. Welke sporten en spellen gaan jullie aanbieden? Maak hiervan een tijdschema. Denk ook aan het indelen van pauzes.
3. Bespreek uit welke onderdelen het pakket voor de opdrachtgever in elk geval moet bestaan. Voegen jullie nog extra zaken toe?
4. Verdeel de onderdelen van het informatiepakket. Wie maakt wat? Noteer alles duidelijk en spreek af wanneer het klaar moet zijn.

Draaiboek voor jullie leidinggevende maken

Jullie leidinggevende wil graag een kloppend draaiboek ontvangen. Jullie weten nu hoe de sportdag er uit komt te zien.

1. Overleg welke onderdelen in jullie draaiboek komen. Let op! Denk aan het volgende. Stel je voor dat jullie ziek zijn op de dag dat de sportdag wordt gehouden. Een collega neemt jullie taak dan over. Maak het draaiboek zo dat voor de collega alles meteen duidelijk is.
2. Maak het draaiboek.

Welke stappen moet je doorlopen?

Stap 1: Oriënteren | Verzamel informatie over het regelen en organiseren van een sportdag. Geef aan welke eigenschappen en vaardigheden je inzet. Brainstorm over het regelen en organiseren van een sportdag.
Stap 2: Voorbereiden | Maak je planning. Oefen met roulatieschema’s of doordraaisystemen. Oefen met scores en poules. Kies sport en spellen en oefen met uitleg geven. Bekijk draaiboeken. Bereid je presentatie voor.
Stap 3: Uitvoeren | Maak het informatiepakket. Maak het draaiboek. Oefen je presentatie.
Stap 4: Afronden en evalueren | Geef je presentatie. Bedank je klasgenoot voor de samenwerking. Kijk terug op wat je gedaan hebt.