## Casus Informatiebeheerplan

Leerdoelen

- Bewaren en ontsluiten van informatie van een organisatie door middel van een informatiebeheerplan.
- Achterhalen van de behoefte aan het beheer, het doel de de functie hiervan vanuit de organisatie of bedrijf
- Plannen van informatiebeheer, acties, methoden, randvoorwaarden en tijdsbesteding.

SBU 7 uur

Bekijk om te beginnen deze video over de veranderingen die de afgelopen tientallen jaren hebben plaatsgevonden in kantoren.

Casus informatiebeheer.

Een garagebedrijf wil overgaan van beheer van informatie op papier naar een digitaal informatiesysteem. Tot nu toe werden alle documenten op papier bewaard. Men vindt dat niet meer van deze tijd en wil alles digitaal bewaren en voor de medewerkers toegankelijk maken. Bijvoorbeeld de notulen van vergaderingen worden voortaan niet meer op papier uitgedeeld via de postvakjes, maar worden digitaal verspreid. De rekeningen voor de klanten en de inkoopfacturen worden tot nu toe in grote dikke ordners bewaard. Dit moet allemaal digitaal worden in de toekomst. Het garagebedrijf vraagt zich verder af waar alle digitale informatie moet worden bewaard en hoe het met de verschillende medewerkers moet worden verdeeld. Mogen de monteurs in de garage bijvoorbeeld de rekeningen van de klanten inzien of zelfs bewerken, mogen ze de inkoopfacturen zien, dat soort vragen. Hetzelfde geldt voor de verkopers in de showroom, mogen die de reparatiefacturen van de werkplaats zien of niet.

De organisatie heeft de volgende afdelingen:

- De directie. De directie bestaat uit 1 persoon en voert het algemene beheer van de organisatie en doet ook het personeelsbeheer. Dus aannemen, ontslag, voortgangs- en beoordelingsgesprekken met medewerkers van het bedrijf. De directeur doet ook de inkoop van nieuwe auto's en van onderdelen. Ook verzorgt hij de marketing: reclameuitingen om naamsbekendheid van het bedrijf te vergroten. Dit gebeurt tot op heden vooral via advertenties in huis aan huis bladen. Eens in de maand is er een gezamenlijk werkoverleg waarbij alle medewerkers van het bedrijf aanwezig zijn. De directeur is de voorzitter van dit overleg, de boekhouder de notulist.
- De showroom.
  In de showroom worden nieuwe en tweedehands auto's (occasions) verkocht.
  Er lopen 4 verkopers rond. Van de auto's die worden verkocht wordt een factuur opgemaakt voor de klant.
- De reparatiewerkplaats. In de reparatiewerkplaats worden auto's van klanten onderhouden en gerepareerd.
  Het is tevens schadewerkplaats, als er auto's binnen komen die een aanrijding hebben gehad. In de werkplaats werken 10 monteurs fulltime. Van iedere reparatie wordt een schriftelijk reparatierapport opgesteld per verrichte werkzaamheid en de kosten daarvan. Er wordt verschil gemaakt tussen kosten per werkuur en kosten van onderdelen.
- De receptie. De receptie heeft twee parttime medewerksters. Hun werk bestaat uit het ontvangen van klanten aan de receptie, aannemen van telefoontjes en het opmaken van reparatiefacturen. Die facturen kunnen zowel aan de receptie per pin worden betaald of op rekening, door middel van een factuur per post. Die zijn nu nog op papier. De receptie maakt ook de planning voor de werkplaats. Dit gebeurt op basis van first in - first out. Dat wil zeggen: een klant maakt een afspraak voor reparatie of onderhoud en dit wordt op volgorde van binnenkomst gepland en uitgevoerd. De afspraken worden in een groot afsprakenboek genoteerd en dagelijks doorgegeven aan de werkplaats.
- Het magazijn. Hier werkt de magazijnmeester. Deze werknemer bestelt de onderdelen die nodig zijn in de werkplaats. Hiervoor vult hij een bestelbon in. Deze bestelbon wordt gefaxed naar de leverancier. In het magazijn is steeds een minimumvoorraad onderdelen aanwezig, om te voorkomen dat een auto niet kan worden gerepareerd wegens gebrek aan onderdelen.
- De boekhouding. Deze afdeling bestaat uit 1 persoon. De boekhouder houdt alle rekeningen van inkoop en verkoop, reparaties en zovoort bij in grote dikke zwarte ordners.

De directeur heeft besloten dat het zo niet langer kan. Voortaan moet alles wat nu op papier gaat helemaal digitaal worden. Er mag geen papier meer voorkomen in het hele bedrijf, behalve de papieren bekers bij de koffieautomaat.

Opdracht: (groepsopdracht 3 personen)

1. Maak een lijst van alle informatie op dit moment aanwezig is in het garagebedrijf en die nog wordt opgeslagen op papier. De informatie is al beschikbaar in de vorm van worddocumenten en excelbestanden (voor de cijfermatige informatie), maar alles wordt tot nu toe geprint en mappen bewaard.

De digitale bestanden die er zijn worden op dit moment niet centraal verzameld, maar staan op de individuele computers (er zijn nog geen andere devices) van de verschillende medewerkers en niemand anders dan die persoon kan er bij. De facturen voor de klanten worden gemaakt met speciaal factuurprogramma. De rekeningen die daar uit komen worden ook geprint en bewaard. Ze kunnen ook als pdf worden opgeslagen maar dat doet nog niemand.

2. Maak een lijst met mogelijkheden waar de huidige informatie straks digitaal kan worden opgeslagen en doe ook voorstellen voor het systeem of programma dat volgens jullie het meest geschikt is voor dit doel.

3. Bedenk een manier om de informatie in te delen en op te slaan en maak een overzicht welke informatie met wie moet worden gedeeld. Niet alleen binnen de organisatie, maar ook met partijen buiten de organisatie, zoals klanten en leveranciers.

4. Bedenk ook hoe je dan met die manier van opbergen de informatie weer snel terug kunt vinden.

5. Maak een gedetailleerd plan wie welke informatie mag plaatsen in het systeem, wie het mag bewerken (wijzigen, verwijderen), wie het mogen lezen.

6. Bedenk welke soorten informatie lang moeten worden bewaard en welke kort (en hoe lang of kort dan).

7. Maak een tijdplanning voor de invoering van de nieuwe manier van opslaan en delen van informatie en maak een raming van de kosten van het nieuwe informatiebeheersysteem.

8. Maak een overzicht van voorzieningen die nodig zijn om het nieuwe informatiebeheersysteem in te voeren en specificeer de kosten van deze voorzieningen.

9. Maak een risico-analyse waarin je een overzicht maakt van de mogelijke risico's voor dit project en de mate waarin deze risico's waarschijnlijk zijn. Voorbeelden van risico's voor ICT gerelateerde projecten kunnen zijn: het personeel is onvoldoende digitaal vaardig, de opdrachtgever heeft een te optimistische verwachting van de doorlooptijd en de kosten van het project, er is onvoldoende aandacht voor acceptatie door het personeel, de normale bedrijfsvoering komt in gevaar omdat alle tijd gaat zitten in de veranderingen (klanten worden dan ontevreden). Bedenk er samen nog een paar. Als je meer wilt weten, lees dan onderstaande whitepaper over risico's bij IT projecten.

A. Zet de uitwerking van jullie plan in een schema.
B. Maak een presentatie met behulp van een presentateprogramma (powerpoint, prezi, enzovoort) waarmee jullie aan de directie van het garagebedrijf de nieuwe opzet informatiebeheer presenteren. Je presenteert dit aan de klas.