## Substitutie

9 Substitutie

Veel bedrijven en organisaties willen af van hun papieren archief. Het papieren archief heeft hun ogen drie grote nadelen.
Welke 3 nadelen zijn dat volgens jou?

Je krijgt te maken met een bedrijf met een papieren archief met de volgende soorten documenten

- Notulen van personeelsvergaderingen van 10 jaar gelden tot nu
- Beoordelingsgesprekken van werknemers van 25 jaar geleden tot nu
- Facturen voor klanten van 25 jaar geleden tot nu
- Ontwerpgegevens van de computerchips van 25 jaar geleden tot nu
- Personeelsdossiers vanaf 25 jaar geleden tot nu, inclusief dossiers van niet meer in dienst zijnde werknemers
- Financiële gegevens vanaf 25 jaar geleden tot nu
- Reiskostendeclaraties van 5 jaar geleden tot nu

De directie van dit bedrijf geeft jou de volgende opdrachten:

1. Maak een selectie van welke archiefstukken moeten worden bewaard en welke moeten worden vernietigd. Dit doe je op basis van hoofdcategorieën die je hierboven ziet.

2. Bepaal wat het beste/veiligste bestandsformaat is om de papieren archiefstukken naar om te zetten. Hou hierbij rekening met eventuele wettelijke en fiscale vereisten rond substitutie en met het feit dat na afloop de bestanden (digitaal) nog wel leesbaar moeten zijn.

Weetje 1
In vaktermen: bestanden mogen niet “ breekbaar” zijn, dat wil zeggen dat ze niet meer wijzigbaar moeten zijn. Je moet dus bestandsformaten gebruiken die hier aan voldoen.

Weetje 2
Bestandsformaten zijn bijvoorbeeld worddoc, ppt, excel, access, jpg, png, mp3, mp4. Er zijn er nog veel meer.

3. Bedenk op welke wijze je de papieren bestanden gaat digitaliseren.

4. Bedenk welke bestanden je via encryptie gaat opslaan of welke bestanden een kopieerbeveiliging en/of een logbeveiliging moeten krijgen. Bedenk ook welke soorten bestanden je een kopieerbeveiliging kunt geven en hoe dat werkt.

Weetje: een logbeveiliging betekent dat je kunt zien wanneer het bestand is opgeslagen en door wie. Ook eventuele wijzigingen kun je zo zien en ook weer wanneer en door wie. Op deze manier kun je vaststellen of het wel of niet nog om het originele document gaat en of de bewerker wel de autorisatie heeft om dat te doen.

5. Bedenk ook hoe je de digitale bestanden gaat meta-dateren, om ze snel en eenvoudig terug te kunnen vinden.

6. Voor gegevens bestaat niet alleen een bewaarplicht, er zijn ook gegevens die na een bepaalde tijd juist vernietigd moeten worden. Iedereen heeft het recht vergeten te worden.
Maak een overzicht van soorten bestanden waarvoor een (wettelijke) vernietigingsplicht bestaat en welke bewaartermijn daar voor geldt.

7. Bedenk tenslotte hoe je papieren bestanden zodanig kunt vernietigen dat er geen enkel veiligheidsrisico bestaat. Zoek ook uit wat dit kost. Of kunnen ze gewoon in de bak met oud papier?