Iedere leidinggever zal te maken krijgen met het maken van een planning.
Het maken van een planning heeft eigenlijk wel iets weg van puzzelen.
Je hebt een heleboel puzzlestukjes zoals materialen, medewerkers, taken, objecten ter behandeling, etc, die leg je op een rij en dan moet je er een mooi plaatje van maken.
Als je een planning moet maken dan is het handig om dit in overleg te doen, het immers een algemeen gezegde twee weten meer dan een, en dan kan het zo zijn dat er oplossingen komen waar jijzelf niet direct aan had gedacht, zie dit dan ook niet als kritiek maar als hulp, immers anderen moeten jou planning tot uitvoer gaan brengen.
Het leren maken van een planning is dus onderdeel van je opleiding.
Plannen leer je beste in de praktijk door het te doen, er zijn wat dat vele mogelijkheden om hiermee in de dagelijkse praktijk mee aan de slag te gaan.
Een aantal voorbeelden zijn:
Aan het eind van dit hoofdstuk staan een aantal links met voorbeelden planningformulieren die je kunt downloaden.
Hieronder hebben we een aantal tips die je kunnen helpen bij het maken van een planning.
1. Begin met het verzamelen van alle activiteiten die je moet uitvoeren
Je kan een planning alleen maar maken wanneer je precies weet wat je moet doen.
Is dat nog niet precies duidelijk? Verzamel dan eerst meer informatie voordat je een planning opstelt.
Ook als je niet alle gegevens hebt kun je toch een planning maken, werk dan met zgn aannames, maar probeer deze aanname zo goed mogelijk in te schatten en schrijf dit er ook bij dat dit onderdeel is gebaseerd op aannamens.
2. Plan vooruit
Dit is de meest bekende manier van plannen. Kies de eerste activiteit uit de lijst van dingen die je moet doen om het projectresultaat te bereiken. Hoeveel uren kost deze activiteit? En hoeveel doorlooptijd in kalenderdagen? Die twee zijn vaak niet hetzelfde. Daarna kies je de activiteit die erna komt enz. enz. Sommige activiteiten kunnen ook tegelijkertijd plaatsvinden.
3. Controleer je planning met de ervaring die je hebt opgedaan met het maken van eerdere planningen
Plannen is vaak schatten hoeveel werktijd activiteiten zullen kosten. En hoe lang het projectteam hiermee bezig zal zijn.
Sommige mensen schatten te optimistisch, anderen zijn te somber, probeer altijd zo realistisch mogelijk te kijken.
Een goede manier om planningsfouten te beperken is door te kijken naar vergelijkbare projecten. Jij bent natuurlijk de beste projectleider of opdrachtgever die er op de wereld rondloopt. Maar wellicht krijg ook jij te maken met zaken die buiten jouw invloedssfeer liggen.
4. Bouw speelruimte in voor vertraging of voor onverwachte zaken
Een planning is een instrument om je activiteit te kunnen starten en indien noidig kunt bijsturen. Een planning is geen wettelijk vastgelegde norm. De wereld is geen spreadsheet.
Er zijn altijd onverwachte zaken. Ziekte van onmisbare personen, onderzoeken, extra testen, etc zorg daarom dat er ruimte is voor vertraging. Maar probeer wel je aan de planning te houden alsof deze ruimte er niet is.
5. Bouw speelruimte in voor besluitvorming
Bij ieder project komt er een moment dat er keuzes gemaakt moeten worden. Veel mensen vinden kiezen lastig. Opdrachtgevers ook.
Niemand wil fouten maken, iedereen heeft wel eens verkeerd gekozen. En wanneer je voor de ene richting kiest, sluit je daarmee vaak de andere richting uit.
Besluitvorming kost dus tijd. Je krijgt de vraag om extra zaken uit te zoeken. Of er moet worden onderhandeld. Soms wordt er helemaal niet gekozen.
Als leidinggever moet je rekening houden met wat anderen vinden, ook dit kost tijd als anderen het niet met jou eens zijn.
Goede leidinggevers houden hier rekening mee, door speelruimte in te ruimen voor overleg en besluitvorming
Neem dan ook voldoende tijd hiervoor op in de planning.
6. Plan achteruit
Dit lijkt misschien vreemd om op die manier te plannen, maar soms kan dit heel goed werken.
Dit is de techniek voor als je meer ervaring het met het maken van planningen Ze werken vanuit het resultaat achteruit.
Om de fabriek gebruiksklaar te kunnen opleveren moet daaraan voorafgaand worden schoongemaakt. En er moet elektriciteit zijn. Het schoonmaken kost 3 dagen. De elektriciteit inkopen, aanleggen en laten goedkeuren door de verzekering kost 2 maanden. Zo plan je je hele project achteruit terug (en zo weet je gelijk wanneer je eigenlijk had moeten beginnen).
Hieronder laten we een aantal verschillende uitvoeringen zien van planformulieren.
Deze planformulieren kun je gebruiken als studiehulp om je studiemomenten in te plannen of /en ook andere belangrijke activiteiten
in te plannen.
Zoals al eerder gezegd plannen moet je leren door veel te doen, dus ga ook met deze planbladen aan de slag.
Hieronder de voorbeelden:
Zoals je aan deze voorbeelden kunt zien kun je op allerlei manieren een planning maken en indeling voor het eigen gebruik of per project, maand , jaar etc.
Hieronder staan de links om deze voorbeelden te downloaden te printen en te gebruiken.