In elk werkproces wat we doen is het maken van afspraken een onderdeel, maar zijn afspraken te vrijblijvend en vaag.
De manier waarop veel mensen afspraken maken worden vaak zo geformuleerd dat ze hoe goed bedoeld meer lijken op goede voornemens, wensen en goede intenties dan op duidelijke realistische en meetbare afspraken.
Daarom is het belangrijk om een manier te gebruiken die ons kan helpen bij het maken van duidelijke afspraken die realistisch en meetbaar zijn binnen het betreffende werkproces.
De goede manier om dit te doen is het maken van "SMART" afspraken.
Wat zijn dan die "SMART" afspraken en wat houden die in.
Een "SMART" afspraak maken is niet altijd even gemakkelijk te maken, en die moet die moet zeker aan een aantal voorwaarden voldoen.
Allereerst waar staat "SMART" voor:
Specifiek: Hierbij moet het duidelijk zijn wat het doel is wat bereikt moet worden, en binnen welke termijn.
(b.v.- het plaatsen van een antenne op een bepaald vliegtuig).
Meetbaar: Hier moet duidelijk zijn of het te bereiken doel ook meetbaar is.
(b.v. is het 1 of meerdere antennes).
Acceptabel: Vinden beide partijen dat het te bereiken doel ook bereikt kan worden.
(b.v. is het realiseerbaar om de antenne(s) te plaatsen zoals gesteld).
Realistisch: Is het doel en wat er voor nodig is beschikbaar voor de uitvoering ervan.
(b.v. is het vliegtuig en de werkomgeving, materialen, etc beschikbaar op het juiste moment).
Tijdgebonden: Is het specifiek doel ook realiseerbaar binnen de genoemde termijn.
(b.v. is de antenne binnen de afgeproken tijd leverbaar, te plaatsen, te testen en op te leveren).
Als we op deze manier eerst even nadenken wat we exact willen afspreken en dit volgens de "SMART" wijze doen zal er ook minder miscommunicatie zijn rondom de gemaakte afspraken in het werkproces en zal de "smart"afspraak ook sturend kunnen werken richting het beoogde eindresultaat.
Het maken van een "smart" afspraak is in het begin helemaal niet zo eenvoudig als het lijkt, Je moet dit vaker gedaan hebben om hier een goede routine en vaardigheid in te krijgen.
Bedenk daarbij ook zeker dat je een "smart" afspraak niet alleen kunt maken, en dus beide partijen moeten deze afspraak dan ook accepteren.
Een goed hulpmiddel om hiermee te oefenen is het "SMART" form hieronder,
In het onderstaande formulier staat hoe we dit duidelijke kunnen doen, je kunt het formulier ook downloaden via onderstaande link.