## Challenge & verdere hulp

## Aan de slag!

Je bent nu bekend met de belangrijkste do's en don'ts die je in je achterhoofd dient te houden op het moment dat je gebruik wilt maken van software of apparatuur buiten het aanbod van jouw onderwijsinstelling om. Tijd om te testen hoe goed je dit in de praktijk kunt brengen!

Op deze pagina vind je een ludieke en leerzame 'challenge' die je samen met collega's aan kunt gaan. Met deze challenge krijgen jullie inzicht in de toepassingen die jullie buiten het reguliere aanbod om gebruiken en kun je zo samen het gesprek aangaan over de wenselijkheid van bepaalde toepassingen binnen jullie team of afdeling.

Succes!

## Challenge: Wat voor gebruiker ben jij?

Doel: middels het inzicht in de (buiten het reguliere aanbod) gebruikte toepassingen binnen een team/afdeling in overleg bepalen welke toepassingen wenselijk en/of strikt noodzakelijk zijn.

Deelnemers: het is aan te raden deze challenge alleen te doen met een team van medewerkers waarbij het daadwerkelijk relevant is dat men binnen dat team of afdeling ook dezelfde software gaat gebruiken.

Uitvoering: In deze challenge gaan jullie aan de slag om binnen 1 week te ontdekken welke toepassingen de leden van een team of afdeling gebruiken. Nadat het inzicht verkregen is kunnen jullie in overleg bepalen welke toepassingen jullie wel/niet willen behouden en voor welke gewenste functionaliteiten er wellicht al software binnen de onderwijsinstelling wordt aangeboden.

Doorloop om deze challenge uit te voeren onderstaande stappen:

1. Print een Excel-werkblad uit met 3 kolommen: de eerste voor de naam van een collega, de 2e kolom met als titel ‘Toepassing’ en de 3e kolom met als titel 'Doel'. In dit werkblad kunnen medewerkers in iedere cel binnen hun eigen kolom een gebruikte toepassing plaatsen en in de kolom 'Doel' daarnaast aangeven met welk doel zij deze toepassing inzetten.

2. Communiceer de spelregels aan alle deelnemende collega's:

- We gaan één week kijken welke toepassingen we gezamenlijk allemaal gebruiken en met welk doeleinde we die toepassingen gebruiken.

- Het Excel-werkblad is in groot formaat uitgeprint en hangt op [locatie invoegen] waar iedereen er makkelijk bij kan.

- Noteer voor iedere lunch en voor ieder einde van de werkdag op dit werkblad bij jouw naam de software-toepassingen die je net gebruikt hebt en met welk doel je deze hebt ingezet. Noteer ook alle websites die je gebruikt hebt en waar je een account voor nodig hebt om die te kunnen gebruiken.

- Aan het einde van de week bespreken we met het hele team de resultaten. We kijken hierbij naar welke toepassingen buiten het reguliere aanbod om zijn gebruikt (en waar we mogelijk licentie- en verwerkersovereenkomsten mee moeten afsluiten indien deze toepassingen strikt noodzakelijk blijken), welke toepassingen binnen het reguliere aanbod we hiervoor wellicht ook kunnen inzetten en welke toepassingen binnen het reguliere aanbod we überhaupt niet gebruikt hebben.

- Met dit overzicht kunnen we aansluitend met onze collega's van [titel afdeling invoegen] in gesprek om te kijken hoe we voor onze werkzaamheden het aanbod aan toepassingen zo goed mogelijk kunnen organiseren.

3. Spreek een startdatum af en laat de challenge beginnen!

Onderstaand vind je rondom het principe 'Maak voor je werk alleen gebruik van ICT-faciliteiten die jouw werk aanbiedt' alle quick wins nog even handig op een rijtje:

Verwerkersovereenkomst: onthoud dat, indien je gebruik wilt maken van nieuwe software waarin persoonsgegevens verwerkt worden, er altijd een verwerkersovereenkomst nodig is.

Licentieovereenkomst: onthoud dat je een licentieovereenkomst en een verwerkersovereenkomst via de [contactgegevens afdeling toevoegen] dient aan te vragen, zodat zij deze tegelijkertijd kunnen afsluiten.

Licentierecht: realiseer je dat je bij het gebruik van veel social media hen het recht geeft om gebruik te maken van al jouw content die je op het platform plaatst.

Encryptie-software: we werken bij onze onderwijsinstelling met de encryptie-software [naam software toevoegen]. Je kunt deze software gratis downloaden en installeren via [locatie software toevoegen]. Instructies voor de installatie vind je op [locatie instructie toevoegen].

Sterke wachtwoorden: zorg bij iedere toepassing die je gebruikt voor lange wachtwoorden met veel verschillende tekens in het wachtwoord. Je kunt hiervoor gebruik maken van een wachtwoordmanager; we werken bij onze onderwijsinstelling met de software [naam software toevoegen]. Je kunt deze software gratis downloaden en installeren via [locatie software toevoegen]. Instructies voor de installatie vind je op [locatie instructie toevoegen].

Verdere vragen? Heb je nog andere vragen rondom het gebruiken van de ICT-faciliteiten die onze onderwijsorganisatie aanbiedt? Neem dan contact op met [contactgegevens toevoegen].