Als een klant bijvoorbeeld onderhoud of een tuinontwerp wil laten uitvoeren, wil hij graag weten hoe de hovenier werkt en wat dat kost. Hij vraagt een offerte aan. Voor het maken van een offerte heb je bepaalde gegevens nodig. Als je weet wat een offerte is en hoe je die moet samenstellen, kun je zelf ook een offerte maken voor een klant.
Neem de theorie door en maak daarna de opdrachten
Figuur 1: Een hovenier heeft ook administratieve taken.
Meer dan een prijsopgave
Een klant die bijvoorbeeld op zoek is naar een hovenier om zijn vijver aan te leggen, gaat vaak naar meerdere hoveniers om te vergelijken. Hij wil een prijsopgave én hij wil weten of hij een klik heeft met de hovenier en de mensen die daar werken. De klant zal dan ook niet automatisch voor de goedkoopste hovenier kiezen. Hij kiest voor de hovenier die het beste totaalplaatje biedt: vakkundigheid, service en persoonlijk advies in combinatie met een gunstige prijs. Een offerte1 is dus meer dan een prijsopgave, het is ook een soort visitekaartje. Als hovenier is het belangrijk om te weten wat de klant zoekt en welke eisen hij stelt. Dan kun je dat verwerken in de offerte. Daarmee geef je de klant een goed overzicht van wat hem te wachten staat.
Figuur 2: Een klant kan bij meerdere bedrijven een offerte laten maken.
Onderdelen van een offerte
Een offerte is een document waarin je vastlegt voor welk bedrag en op welke wijze je een opdracht uit kunt voeren. Een offerte bestaat uit drie onderdelen.
Figuur 3: Leveringsvoorwaarden zijn vaak bij de Kamer van Koophandel vastgelegd en beschrijven hoe een bedrijf zijn diensten levert.
Klant- en bedrijfsgegevens
Anders dan bij een factuur zijn er geen wettelijke voorschriften waaraan een offerte moet voldoen. Behalve dat je er een (digitale) handtekening onder moet zetten. In de tabel staan de gegevens die belangrijk zijn in een offerte.
Uiterlijk
Het klinkt misschien logisch, maar natuurlijk moet de offerte er verzorgd uitzien. Dat betekend dat de offerte overzichtelijk is (niet meer informatie dan nodig) en een proffessionele uitstraling heeft. De offerte is misschien wel het eerste wat een klant van je bedrijf ziet. Een eerste indruk is zoals je weet erg belangrijk. Als de eerste indruk goed is, heeft de klant waarschijnlijk meer vertrouwen in je bedrijf.
Figuur 4: Zorg voor een aantrekkelijke, overzichtelijke offerte, zodat de klant meteen kan zien waar het om gaat.