Theorie:
Stap 1: Sorteren
Voordat u aan de slag gaat met het structureren, is het goed om een blik te werpen op het werkproces. Sorteren geeft, naast inzicht, een beeld van wat er wél goed gaat binnen het proces. .
Stap 2: Schikken
Het schikken is de stap waarbij de informatie die bij de eerste stap overblijven, op een logische manier worden geschikt. De informatie krijgt een vaste plek. Hierbij is het belangrijk dat de rangorde van de plekken waar de informatie zich bevindt, logisch opgebouwd is en daardoor de informatie makkelijk vindbaar is.
Stap 3: Schoonmaken
Nu alle informatie de juiste plek heeft, is het zorgen dat de informatie gestructureerd blijft. Daarom moeten bronnen die er niet toe doen ( bijzaken) worden dichtgestopt.
Stap 4: Standaardiseren
Dit begint bij documentatie van procedures en regels. In de toekomst zal er namelijk steeds meer informatie in het archief bijkomen. Zorg er dus voor dat de documentatie van procedures en regels wordt verspreid in de organisatie.
Bronvermelding: https://www.acanthis.com/blog/uw-informatie-structureren-in-5-stappen