Hoofdstuk 8: Indirecte kostenbudgetten

Aan het einde van de theorie:

 

8.1 Begroting en budget

Een planning is een essentieel hulpmiddel bij het vaststellen van het beleid van een onderneming. Een planning is het geheel van de maatregelen en de middelen om de uitvoering van noodzakelijke werkzaamheden in een periode te laten verlopen volgens de gestelde doelen. Een planning kan voor meerder periodes van meerdere jaren gebruikt worden.  Als het om een planning van meerdere jaren gaat spreken we van een strategisch plan of lange termijnplan

 

Bij een strategisch plan of lange termijnplan gaat het om vragen als:

Bij een middellange termijn gaat het om vragen als:

Als je je wil beperken tot een periode van maximaal één jaar, spreek je over een kort termijnplan. De uitvoering van de normale activiteiten van de onderneming zijn dan aan de orde, waarbij de activiteiten worden vastgelegd in activiteitenplannen en worden uitgedrukt in geld. Bij een korte termijn planning moet je een masterbudget samenstellen. Deze masterbudget bestaat uit een liquiditeits- en resultatenbegroting over het komende jaar.

 

Om het masterbudget samen te stellen zijn er allerlei begrotingsactiviteiten nodig. Je start met het opstellen van een verkoopbegroting, daarna stel je verschillende deelbegrotingen samen. Deelbegrotingen zijn bijvoorbeeld een inkoopbegroting, investeringsbegroting, productiebegroting en zo maar verder. Het eindresultaat is dan het masterbudget.

Een begroting heeft voor de leiding van ondernemingen een aantal functies:

  1. Ondernemingsplan;
  2. Taakopdracht;
  3. Controlemiddel;
  4. Machtiging.

Ondernemingsplan

Iedere onderneming maakt een plan voor de toekomst. Als je als industriële onderneming de productie en afzet wil vergroten, moet ze kijken of er voldoende productiemiddelen beschikbaar zijn. Het kan zo zijn dat de onderneming een investering moet doen.  Om na te gaan of deze investering wel zinvol is, is een begroting van de te verwachten opbrengsten/kosten nodig.

Taakopdracht

De begroting bestaat uit een aantal deelbegrotingen, waaronder de afdelingsbegrotingen. Een afdelingsbegroting kun je zien als een taakopdracht aan leidinggevende functionarissen van deze afdeling. De leiding kan je krijg je een bepaald bedrag toegewezen, waarmee de taken moeten worden uitgevoerd. Als je een begroting in de vorm van een taakopdracht gebruikt, spreek je van een budget.

Controlemiddel

Als je voor een afdeling een begroting in de vorm van een taakopdracht stelt, moet je ook nagaan of deze taken goed worden uitgevoerd. Hierbij ga je wel uit dat het vastgestelde budget juist is. Er zal ook een nacalculatie plaatsvinden, waarbij je de werkelijke kosten vergelijkt met de begrote kosten van de afdeling. Het is verstandig om de leiding van de afdeling te betrekken.

Machtiging

Als je beschikking hebt over de benodigde middelen kan je ook alleen maar je taak kunnen uitvoeren. Als er extra personeel moet worden aangetrokken, zal er voldoende geld beschikbaar moeten zijn.

8.2 Indirecte kostenbudgetten

Als je uitgaat van heterogeen productie betekent dit dat je te maken hebt met indirecte kosten budgetten. Het budget dient als basis om te beoordelen of een plan gehaald is met de ter beschikking gestelde middelen. Een standaardfabricage kostprijs kun je zien als een budget voor de fabricage afdelingen om een product vervolgens van tevoren vastgestelde normen te vervaardigen.

Het samenstellen van indirecte kosten budgetten kan op verschillende manieren plaatsvinden. In hoofdstuk acht besteden we aandacht aan:

8.3 Het gemengde budget

Tot zo ver kijken we naar de indirecte kosten van een afdeling met het vaststellen van het verschil tussen de werkelijke kosten en de dekking van de afdeling. Verschil was een voor- of nadelig afdelingsresultaat.

 

Kosten van een afdeling bestaan in de praktijk uit constante en variabele kosten. Als er nu sprake is van een bezettingsverlies op bijvoorbeeld de afdeling fabricagetijd, dan zou bij deze wijze een resultaat bepaling op afdelingschef voor het gehele afdelingsresultaat verantwoordelijk worden gesteld. Wel kan het wel zo zijn dat de werkelijke productie lager is dan de normale productie, de bezettingsresultaat staat is dan voor de chef een externe geven waarop hij geen invloed kan uitoefenen.

Om het afdelingsresultaat te kunnen splitsen is het volgende nodig:

Een gemengd budget bestaat uit:

Een voorcalculatorisch gemengd budget bepaal je als volgt: N x Tc + B x Tv.

Een nacalculatorisch gemengd budget bepaal je als volgt: N x Tc + W x Tv.

Waarbij:

N= Normale bezetting

B= Begrote of verwachte bezetting

W= Werkelijke bezetting

Tc= Voorcalculatorisch tarief voor de constante kosten

Tv= Voorcalculatorisch tarief voor de variabele kosten

 

Je kunt het budgetresultaat bepalen door het verschil tussen werkelijke kosten en nacalculatorisch gemengd budget te berekenen.  Je hoeft voor de indirecte kosten van de afdeling alleen het verschil tussen de werkelijke kosten van de afdeling en de dekking van de afdeling te bepalen. Dit kan zowel een ongunstig als gunstig resultaat zijn.

Tarief bepalen= c/n + v/w

Budget afdeling > vast budget= normale bezetting x tarief vaste kosten

Budget afdeling > variabel budget = werkelijke bezetting x tarief variabele kosten

Journaalpost budget:

Het vaste budget

Mijn vaste budget stel je voor een afdeling een vast bedrag per periode vast. Het aantal prestaties dat een afdeling levert, heeft geen invloed op de kosten van die aflevering. Er zijn alleen constante kosten voor die afdeling. Deze methode van budgetteren wordt vaak toegepast als de prestaties van een afdeling moeilijk zijn vast te stellen, denk aan administratie of directie. Deze prestatie eenheden zijn alleen vast te stellen met het vaste budget. Het gaat meestal om hulpkostenplaatsen. De kosten van deze hulp kostenplaatsen nemen via doorberekening aan hoofdkostenplaatsen uiteindelijk in de kostprijs van een product op. De dekking vindt plaats met behulp van opslagpercentages.

 

Voorbeeld vast budget

Op de afdeling directie van industriële onderneming Leuke BV komen uitsluitend constante kosten voor. Voor 2019 heeft deze afdeling een vast budget toegewezen gekregen van 260.000. De kosten van de afdeling worden uitgedrukt in een percentage van de normale omzet van 2019 de omzet bedraagt 5.900.000.

In de maand juli 2019 bedraagt de werkelijke kosten van de afdeling administratie € 33.000, waarvan 12.000 door belast aan hulp afdelingen. De omzet over de maand juli 2019 bedraagt € 470.000.

A: bereken het opslagpercentage der dekking van de kosten van de afdeling directie voor 2019.

260000 / 5900000 x 100% = 4,406…. = 4,4%

 

B: bereken het nacalculatorisch vast budget voor de maand juli 2019.

C: bereken dekking over de maand juli 2019.

Het variabele budget

Het variabele budget gaat ervan uit dat alle kosten proportioneel variabel zijn. Het nacalculatorisch budget van de afdeling is dus proportioneel variabel met de werkelijke bezetting van die afdeling en kan daarom pas na afloop van die periode worden vastgesteld. Het budget bestaat uit W x Tv, gezien de dekking ook gelijk is aan W x Tv geld bij een variabel budget: budget = dekking