Leerdoelen:
1. Het verschil tussen een begroting en een budget omschrijven;
2. Kunnen omschrijven wat een vast budget is, bij welke afdelingen deze gebruikt kunnen worden en hiermee berekeningen maken;
3. Kunnen omschrijven wat een variabel budget is, bij welke afdelingen deze gebruikt kunnen worden en hiermee berekeningen maken;
4. Kunnen omschrijven wat een gemengd budget is, bij welke afdelingen deze gebruikt kunnen worden en hiermee berekeningen maken;
5. Door middel van een Z-figuur samen te stellen het budgetresultaat en bezettingsresultaat kunnen uitrekenen.
Begroting en budget
Een begroting is een overzicht van alle verwachte kosten en opbrengsten in een bepaalde periode. Aan de hand van gegevens op dat moment wordt bepaald wat de begroting zal zijn. Achteraf wordt er gecontroleerd of de kosten hoger of lager zijn dan begroot. Aan het einde van het jaar controleren, kan voor teleurstellingen zorgen bovendien is het dan niet meer terug te draaien. Daarom is het belangrijk om dit tussentijds te controleren en als het nodig is in te grijpen. Met het toekennen van budgetten kunnen bedrijven waar nodig tussentijds ingrijpen als de kosten in vergelijking met de omzet uit de hand lopen.
Verschillen
Een begroting en een budget verschillen van elkaar. Het opstellen van een budget begint met het maken van een begroting van al je kosten. Een begroting is een richtlijn. Deze wordt meestal gemaakt voor een jaar. Omdat de begroting een schatting is, kunnen de werkelijke omzet en kosten hoger of lager uitvallen.
Hoe werkt het?
Bij grote organisaties worden taken verdeeld onder de medewerkers. Er wordt bepaald wie welke taak heeft, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke bevoegdheden heeft. Er worden dan ook taakstellende begrotingen toegekend. Dit moet er voor zorgen dat iedereen zich aan het budget houdt en niet er overheen gaat. Budgetteren is een planningsproces, waarbij elke deelnemer of afdeling zijn of haar verantwoordelijkheden kent, maar ook bevoegdheden krijgt om het budget te besteden. Om een omzet te behalen die vooraf is bepaald, krijgt ieder afdeling een budget. Dit is een bovengrens van de kosten die gemaakt kunnen worden. Dit zorgt er dus voor dat het voor iedereen duidelijk is welke omzet er behaald moet worden en welke kosten daarvoor gemaakt mogen worden. Doordat het budget vooraf is bepaald, kan er op tijd ingegrepen worden als de kosten hoger blijken. Het is dan aan de directie om te beslissen of het budget aangepast zal worden.
Soorten budgetten
Als ondernemer of leidinggevende geef je je medewerkers een taak om de omzet te behalen tegen de afgesproken kosten. Die kosten kunnen constant maar ook variabel zijn. Daarom kun je in de praktijk te maken hebben met drie verschillende budgetten:
1. Vast budget
2. Variabel budget
3. Gemengd budget
Bij een vast budget krijgt een afdeling een vast bedrag toegekend voor een bepaalde periode. Er is hier geen verband tussen het budget en het aantal prestaties. Deze methode wordt toegepast als de totale kosten van een afdeling overwegend uit vaste kosten bestaan of als de prestaties niet goed meetbaar zijn. Voordeel van een vaste budgettering is de eenvoud van het systeem. Nadeel is dat het niet flexibel is. Het budget is minder bestand tegen onvoorziene omstandigheden. Daarnaast zullen afdelingen bij deze wijze van budgettering eerder geneigd zijn om eventuele budgettenoverschotten aan het eind van het jaar alsnog te besteden.
Polytec B.V. is een fabriek dat kunststof onderdelen voor de onderkant van luxe personenwagens produceert, zoals beschermingsplaten. De afdeling Administratie heeft een vast budget. De afdeling krijgt een jaarbudget van € 55.500. Met deze gegevens kan je het vast jaarbudget omrekenen naar een kwartaalbudget of een maandbudget.
Kwartaalbudget: het jaarbudget delen door vier à € 55.500 / 4 = € 13.875
Maandbudget: het jaarbudget delen door twaalf à € 55.500 / 12 = € 4.625
het kwartaalbudget delen door 3 à € 13.875 / 3 = € 4.624
Bij een variabel budget is er een aanwijsbare relatie tussen de prestaties en het budget dat is toegekend. Denk bijvoorbeeld aan het budget voor het gebruik van grondstoffen en materialen in een productiebedrijf. Deze manier van budgetteren is geschikt als de kosten van een afdeling vooral uit proportioneel variabele kosten bestaan. Voordeel van deze methode is natuurlijk dat er een duidelijke relatie is tussen kosten en prestaties. Nadeel is dat er in rustige periodes minder budget beschikbaar is terwijl een aantal vaste kosten gelijk blijven.
Het budget voor de vergoeding van autokosten voor werknemers die hun privéauto voor zakelijke ritten voor het bedrijf gebruiken is € 0,19 per kilometer. Dat is een variabel budget. Als een medewerker jaarlijks 25.000 kilometer met zijn privéauto heeft gereden, krijgt hij een vergoeding van 25.000 x € 0,19 = € 4.750. Het variabele budget gaat dus uit van het werkelijke aantal gereden kilometers op basis van een vaste vergoeding of vast tarief per kilometer.
Een gemengd budget is een mengvorm van de twee bovengenoemde soorten budgetteringen. Bij gemengde kostenbudgettering krijgt een afdeling zowel een vast totaalbedrag aan kosten als een variabel bedrag per eenheid product. Bijvoorbeeld: het budget voor de afdeling inkoop bedraagt voor de komende periode € 30.000 vermeerderd met € 0,20 per ingekochte product. Voordeel van deze methode is dat je aan de ene kant rekening houdt met vaste kosten en aan de andere kant daadwerkelijk wordt afgerekend op de geleverde prestaties.
De afdeling Promotie van Polytec B.V. heeft een gemend budget. Polytec B.V. geeft 0,5% van de omzet uit aan advertentiekosten. De omzet bedraagt € 7.300.000. Daarnaast berekent Polytec B.V. een vast bedrag van € 5.000 voor advertentiekosten. Het uitrekenen van het gemend budget gaat als volgt:
€ 5.000 + (0,005 x € 7.300.000) = € 41.500
De budgetten in het grootboek verwerken is een belangrijke taak waardoor je de financiële gegevens in het grootboek van een bedrijf of andere organisatie verwerkt. Je kunt hiermee het budget- en bezettingsresultaat vaststellen. Hierbij heb je, naast de rekening 5.. Kosten afdeling… en 5.. Dekking afdeling…, twee extra rekeningen nodig om het budget te kunnen journaliseren:
- 5.. Budget afdeling ... (staat credit, tegenover de debetboeking op de kostenrekening);
- 5.. Te dekken budget afdeling … (staat debet, tegenover de creditboeking op de dekkingsrekening.
Je maakt van het nacalculatorisch budget (achteraf bepaald wat de kosten hadden mogen zijn bij de werkelijke productie en afzet) de volgende journaalpost:
5.. Te dekken budget afdeling … € …………
Aan 5.. Budget afdeling … € …………..
Je herkent duidelijk een Z in dit schema. Dit schema wordt de Z-figuur genoemd. Met dit schema kan je het afdelingsresultaat te splitsen in een budgetresultaat en bezettingresultaat.
Rekenvoorbeeld
Voorbeeld 1:
Een textielfabriek stelt maandelijks gemengde budgetten vast op basis van het aantal arbeidsuren.
De constante kosten voor de fabricage van T-shirts zijn € 540.000 per jaar. De proportioneel variabele kosten bij een normale bezetting zijn € 170.000 per jaar. De normale bezetting is 15.000 productie-uren per jaar. De begrote bezetting voor dit jaar is 17.000 productie-uren. Deze uren zijn gelijkmatig over het jaar verspreid. In de maand april zijn in totaal 1.320 uur aan fabricage van T-shirt besteed.
a. Bereken het budgettarief per uur.
b. Wat is het budget voor de maand april?
c. Bereken het bezettingsresultaat voor de maand april.
De werkelijk kosten in de maand april bedroegen € 60.000. Dit is veroorzaakt doordat de variabele kosten hoger uitkwamen dan gebudgetteerd.
d. Hoeveel bedraagt het budgetresultaat?
e. Hoeveel hoger zijn de variabele kosten dan gebudgetteerd?
Antwoord voorbeeld 1:
a. Budgettarief = C / N + V / W
€ 540.000 / 15.000 + € 170.000 / 17.000
€ 36 + € 10 = € 46.
b. 15.000 / 12 = 1.250
1.250 x € 36 = € 45.000
1.320 x € 10 = € 13.200
€ 45.000 + € 13.200 = € 58.200.
c. Bezettingsresultaat = (W – N) X C / N
(1.320 – 1.250) x € 36 = € 2.520.
d. Budgetresultaat = gebudgetteerde kosten – werkelijke kosten
€ 60.000 - € 58.200 = € 1.800 negatief.
e. Het budgetresultaat is € 1.800 negatief.
Negatief resultaat op variabele kosten - ?
Positief resultaat bezettingsresultaat + € 2.520
Budgetresultaat - € 1.800
Om op - € 1.800 uit te komen moet het negatieve verschil op de variabele kosten hoger uitkomen. - € 1.800 - € 2.520 = - € 4.320.
Het bezettingsresultaat is € 2.520 positief. De variabele kosten zijn € 4.320 hoger dan gebudgetteerd.
Voorbeeld 2:
Bij Polytec B.V. zijn o.a. de volgende rekeningen in gebruik:
499 Overboekingsrekening
503 Dekking afdeling huisvestiging
550 Kosten afdeling Fabricage
551 Budget afdeling Fabricage
552 Te dekken budget afdeling Fabricage
553 Dekking afdeling Fabricage
602 Toeslag indirecte fabricagekosten
Over de maand april zijn de volgende gegevens beschikbaar:
Eerstverdeelde kosten € 72.035
Doorbelasting van afdeling Huisvesting € 15.000
Totale kosten afdeling Fabricage € 87.035
Het (nacalculatorische) gemengd budget van de afdeling Fabricage voor april is € 87.500. Het vaste budget bedraag € 40.000 en variabele budget € 47.500
De dekking voor de afdeling Fabricage bedraagt € 85.500
a. Journaliseer voor de afdeling Fabricage over de maand april de kosten, het budget en de dekking.
b. Stel de Z-figuur voor de afdeling Fabricage samen en bepaal met behulp van de rekeningen het budgetresultaat en bezettingsresultaat.
Antwoord voorbeeld 2:
a. De kosten:
550 Kosten afdeling Fabricage € 87.035
Aan 499 Overboekingsrekening € 72.035
Aan 503 Dekking afdeling Huisvesting € 15.000
Het budget:
522 Te dekken budget afdeling Fabricage € 87.500
Aan 551 Budget afdeling Fabricage € 87.500
De dekking:
602 Toeslag indirecte fabricagekosten € 85.500
Aan 553 Dekking afdeling fabricage € 85.500
b.