Bij een vast budget bestaat het bedrag per periode vast. Het aantal prestaties dat een afdeling levert, heeft geen invloed op de kosten van die afdeling. Er zijn blijkbaar alleen constante kosten voor die afdeling. Bij een afdeling als Administratie, Directie of Secretariaat zijn de prestaties moeilijk vast te stellen. De kosten zijn ook niet afhankelijk van het aantal prestaties. Er is alleen een vast budget te bepalen voor die afdelingen. Door het ontbreken van een prestatie-eenheid vindt de dekking voor deze afdelingen (hulpkostenplaatsen) vaak plaats door opslagpercentages te gebruiken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de begrote constante kosten voor een jaar in een percentage van de omzet uit te drukken.
De formule voor het vast budget is als volgt: N x Tc
N = normale bezetting
Tc = voorcalculatorische tarief voor de constante kosten
Voorbeeldopdracht:
De kosten van de afdeling Administratie bij Aslan BV zijn uitsluitend constant. Voor 2020 is een vast budget voor deze afdeling begroot € 720.000. De kosten van deze afdeling worden uitgedrukt als een percentage van de normale omzet van 2020. De normale omzet voor 2020 bedraagt € 12.000.000. In de maand augustus 2020 bedragen de werkelijke kosten van de afdeling Administratie € 66.400. De omzet over de maand augustus 2020 bedraagt € 960.000.
Uitwerking met formules
stap 1: Noteer alle gegevens
De werkelijke kosten bedragen € 66.400
De dekking bedraagt € 57.600
Het vaste budget bedraagt € 60.000
Het totale verschil bedraagt € 57.600 - € 66.400 = € 8.800
Dit is te splitsen in een bezettingsresultaat en een budgetverschil.
Het vaste budget bedraagt € 60.000
De dekking bedraagt 6% van de werkelijke omzet = 6% van € 960.000 = € 57.600
Tip: Een andere manier om het bezettingsresultaat te bepalen is via het constante kostentarief: c/n x (w -n) = 6% van. (€ 960.000. - € 1.000.00). = € 2.400. nadelig
Het verschil is het bezettingsresultaat: € 57.600 - € 60.00 = € 2.400 nadelig.
De werkelijke kosten zijn € 66.400 - € 60.000 = € 6.400 hoger dan volgens het vaste budget mag. Dit is het nadelig budgetverschil over de maand augustus 2020.
stap 2: Maak een schematische overzicht:
Werkelijke kosten € 66.400
Budgetverschil € 6.400 nadelig
Variabel budget € 60.000
Bezettingsresultaat € 2.400 nadelig
Dekking € 57.600
Totaal verschil € 8.800 nadelig