Voorbeeld van een zakelijke email: een afwezigheidsbericht

Een afwezigheidsbericht schrijven.

Titel

Eenvoudig: Afwezigheidsbericht .

Zo weet iedereen direct bij ontvangst van het geautomatiseerde antwoord dat je niet beschikbaar bent.

Aanhef

Begin je afwezigheidsbericht met een aanhef (beste….). .

Voorbeeld:

• Beste heer, mevrouw, …

Weer bereikbaar

In de tweede regel van je afwezigheidsbericht kun je het beste meteen de belangrijkste informatie schrijven: vanaf wanneer je weer bereikbaar bent en eventueel de reden voor je afwezigheid. Bij afwezigheid voor onbepaalde tijd is het voldoende om de reden te noemen. Doorgeven wanneer je weer bereikbaar bent maakt een betere indruk dan aangeven hoe lang je afwezig bent.

Voorbeelden:

• Op het moment ben ik op vakantie. Vanaf maandag DD/MM/JJ, hh:mm uur kunt u mij weer bereiken.
• Ik ben vanaf maandag DD/MM/JJ, hh:mm uur weer voor u bereikbaar.

Verwijzing

Wanneer je wordt vervangen is het handig zijn/haar e-mailadres en/of telefoonnummer toe te voegen. Als je niet teveel mails wil ontvangen(alleen de meest belangrijke) kun je toevoegen dat nummer/ adres alleen te gebruiken voor dringende zaken.

Voorbeelden:

• Neem in dringende gevallen contact op met COLLEGA: collega@voorbeeld.nl.
• In noodgevallen kunt u gebruikmaken van het volgende telefoonnummer: XXXX.

Afsluiting

Je kan een eenvoudige afsluiting gebruiken.

Voorbeelden:

• Met vriendelijke groet,
  NAAM
• Hartelijke groet,
  NAAM

Overzicht – met voorbeelden

Voorbeeld 1