Bij het ontwerp van je systeem moet je rekening houden met je gebruikers. Elk systeem wordt ontworpen voor een bepaalde gebruikersgroep. Wat zijn de behoeften, wensen en eisen van die gebruikers? Wat kunnen ze fysiek en mentaal aan? De gebruikers moeten zonder al te veel hulp de aanwijzingen op de schermen kunnen volgen. Om je ontwerp goed af te stemmen op je gebruikers, maak je een gebruikersprofiel. Hierin worden de eigenschappen beschreven van de mensen die met het systeem gaan werken. Om in kaart te brengen wie die toekomstige gebruikers zijn, moet er vooraf een gebruikersonderzoek worden uitgevoerd. Dat kan door een interview af te nemen onder de toekomstige gebruikers of door toekomstige gebruikers te observeren op de werkvloer. Op basis van de resultaten van dit onderzoek wordt het gebruikersprofiel uitgewerkt.
Soms zul je een systeem moeten ontwerpen voor een groep gebruikers die niet zoveel van elkaar verschillen. Bijvoorbeeld als ze allemaal in hetzelfde bedrijf werkzaam zijn en dezelfde soort taken uitvoeren. In andere gevallen kan er juist sprake zijn van grote verschillen tussen de gebruikers onderling.