Het is belangrijk om je bestanden ovezichtelijk te bewaren zodat je snel de documenten vindt die je op dat moment nodig hebt. In de uitvoering betekent het dat je je mappen op een dusdanige manier organiseert zodat je altijd weet in welke map je moet zijn. Door je bestanden te categoriseren in periodes of op andere manieren verklein je het zoekproces. Zo maak ik zelf gebruik van categorieën in periodes. Hierdoor weet ik in welke map ik moet zoeken wanneer ik een document nodig heb. Dit geldt tevens ook voor het gebruik van USB sticks. Ik zorg ervoor dat ik de documenten die ik opsla in een USB stick in een map plaats waarbij het voor mij direct duidelijk is dat het in die map staat. Zodoende hoef ik vrijwel nooit te zoeken naar documenten die ik heb opgeslagen.