## Jaarovergang

Ieder jaar komen er nieuwe leerlingen en docenten bij en gaan er leerlingen en docenten van school. Het is daarom belangrijk om direct bij het begin van het schooljaar de inrichting van Quayn te actualiseren.

Let op: de goede volgorde van onderstaande werkzaamheden is zeer belangrijk.

#### 1 Gooi alle groepen weg

Gooi alle groepen weg. Je hebt dan nog alle accounts, maar er zijn geen klassen/groepen meer gekoppeld. (Doe je dit niet, dan worden de klassen/groepen aangevuld, waardoor een leerling bijvoorbeeld in 1E en 2D komt te zitten). Dat gaat als volgt:

- Ga naar 'beheer'
- Kies voor 'groepen'
- Selecteer alle groepen en klik op 'verwijderen'

#### 2 Lees een nieuw leerling- en en eventueel een nieuw docentenbestand uit SOMtoday in Quayn in

Download een actueel leerling- en docentenbestand vanuit SOMtoday inclusief klas-/groepsindeling uit SOMtoday en importeer dit in Quayn (zie onderdeel 'leerlingen, docenten en klassen'). Hierdoor wordt nieuwe leerlingen direct met hun juiste klas-/groepsgegevens toegevoegd, en wordt de klassenindeling geactualiseerd.

#### 3 Selecteer de leerlingen zonder groep en archiveer ze

Selecteer nu alle leerlingen zonder groep en archiveer ze. Dit gaat als volgt:

- Ga naar 'beheer' en vervolgens naar 'gebruikersaccounts'
- Selecteer de leerlingen die moeten worden gearchiveerd: tip: sorteer op groep. Iedereen zonder groep staat nu bovenaan. Typ 'cursist' in het veld 'rol' zodat alleen leerlingen zonder groep worden getoond.
- Klik vervolgens op de knop 'archiveren'
- Doe nu hetzelfde voor docenten. Pas op: mogelijk zijn er docenten zonder groep (denk aan iemand die ook een beheerdersrol heeft) die niet gearchiveerd moet worden. Doe daarom altijd een visuele controle.

#### Gearchiveerde leerlingen terugplaatsen

Gearchiveerde leerlingen zijn niet weg. Indien nodig kunnen zij ook weer worden teruggeplaatst als 'actief'.

- Ga naar 'beheer'
- Kies voor 'gebruikersarchief'
- vink de gebruikers aan die dienen te worden teruggezet en klik daarna op 'terugzetten'

Ook kunnen gebruikers definitief worden verwijderd als de bewaartermijn is verstreken.

#### Heb je een docentenbestand ingelezen?

Let op: archiveer na het inlezen docenten zonder groepen. Let wel op: kijk goed of er personen tussen zitten met beheerdersrechten. Het kan zijn dat beheerders niet voor de klas staan en dus geen groepen hebben. Deze beheerders moeten natuurlijk NIET gearchiveerd worden.