Beschrijving van de sector
De sector Secretariële beroepen bestrijkt het brede terrein van de secretariële ondersteuning van de directie of het management in het hogere of middensegment van organisaties met zeer uiteenlopende karakters en omvang in het bedrijfsleven en bij de overheid. In dit kader vinden werkzaamheden plaats m.b.t. het managen van schriftelijke en mondelinge informatiestromen, agendabeheer, dossierbeheer, budgetbeheer, beheer van het relatienetwerk en het plannen en organiseren van bijeenkomsten.
Plaats van de office assistant in de organisatie
De office assistant, management assistant ondersteunt de directie/manager(s)/ leidinggevende(n). In haar werk heeft ze niet alleen met medewerkers in de eigen organisatie te maken maar ook met externe relaties.
Overeenkomsten en verschillen tussen de secretariële beroepen
De aard van de werkzaamheden vertoont een grote mate van overeenkomst. Overal worden door medewerkers met een secretarieel beroep taken rondom informatiemanagement en taken rondom planning en organisatie uitgevoerd, overal spelen de talen (Nederlands en een moderne vreemde taal) een zeer belangrijke rol. Het specifieke van de werkzaamheden wordt bepaald door de core business van de organisatie, waartoe deze medewerker behoort: commercieel, financieel, technisch, overheid enzovoort en door de plaats in de organisatie van de leidinggevende(n) (functies in beleid of uitvoerende functies) aan wie de secretariële ondersteuning wordt verleend.
Er is een niveauverschil tussen enerzijds de secretaresse op niveau 3 (werkzaam op afdelingsniveau) en anderzijds de management assistant niveau 4 (werkzaam op directie/managementniveau).
Op het hogere niveau (4) is sprake van:
. Een grotere complexiteit van de werkzaamheden
· Een grotere verantwoordelijkheid voor de uitvoering
· Een grotere zelfstandigheid en eigen initiatief in het functioneren
· Een groter en sneller verkregen inzicht in de werkzaamheden en bijbehorende processen
· Meer en meer soortige contacten: in- en externe contacten op organisatieniveau, contacten met buitenlandse relaties en contacten met andere culturen
· Een hoger niveau voor talen (Nederlands en een moderne vreemde taal) en rekenen
· Coördineren van werkzaamheden naar anderen
Verschillen in context van de secretariële beroepen
De context waarin de management assistant werkzaam is vertoont onderlinge verschillen. Een directiesecretariaat en een secretariaat van het management kunnen van verschillende aard zijn: algemeen gericht, commercieel, gericht op de overheid of op technisch gebied.
Essentiële beroepshouding
De medewerker is sociaal vaardig, beschikt over communicatieve vaardigheden, is klantgericht en dienstverlenend, accuraat en assertief. De medewerker is proactief, stressbestendig en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
Je gaat beginnen met een BPV-periode bij een praktijkbedrijf/instelling. Wat eerder “stage” werd genoemd, noemen we op deze WikiWijs-pagina's steeds beroepspraktijkvorming of BPV.
Voor je zie je de WikiWijs-pagina van Landstede - MBO Office & Management voor de beroepspraktijkvorming. Je vindt in het kort wat er van je wordt verwacht gedurende je BPV-periode. Zorg er dus voor dat je deze informatie altijd bij de hand hebt! Vóór je BPV-periode is de Praktijkovereenkomst (POK) besproken met je praktijkopleider, getekend en ingeleverd. Daarbij zijn er afspraken gemaakt over je BPV-periode. Deze afspraken bespreek je bij de start van je BPV-periode opnieuw met je begeleider zodat voor alle partijen duidelijk is wat er over en weer wordt verwacht. In dit gesprek is het verstandig om ook stil te staan bij de afspraken over de beoordeling van je opleiding.
Mocht je vragen hebben over de organisatie, vraag het de coördinator BPV. Gaat je vraag over de begeleiding, vraag het dan aan de Landstede-BPB-begeleider. De contactinformatie vind je hierna.
Met vriendelijke groet,
Het opleidingsteam.
BPV-reader
De afgelopen jaren heeft Office & Management Harderwijk voor zowel studenten als BPV-bedrijven gewerkt met een zogenaamde BPV-reader. Hierin stond alle informatie over de stage, het BPV-verslag en alle praktische documenten die studenten nodig hadden. Met de steeds verder gaande digitalisering van het onderwijs vonden we het tijd om ook de BPV-reader te digitaliseren.
Waarom WikiWijs?
Qua vorm hebben we gekozen voor een WikiWijs-pagina. De pagina is eenvoudig van opzet, overzichtelijk en nog belangrijker: 24 uur per dag toegankelijk voor studenten! Studenten kunnen hier natuurlijk nog steeds terecht voor alle informatie omtrent de BPV. Bovendien hebben studenten nu ook de mogelijkheid alle administratieve schema's en beoordelingsformulieren te downloaden. Verloren of zoekgeraakte readers zijn dus verleden tijd!
We hopen dat de WikiWijs-pagina voldoet aan de wensen van de gebruiker en voorziet in de benodigde informatie en documenten. Mochten jullie (tekst)fouten in de pagina's zien, informatie missen of andere tips hebben om deze pagina verder te verbeteren, neem dan contact op met Ton Hendriksen.
Tijdens het leren en examineren hebben diverse personen uit het bedrijf en van school taken. In deze gids worden de volgende termen gebruikt:
Praktijkopleider |
de werknemer van het bedrijf die de student tijdens het leren inwerkt, begeleidt en het leren beoordeelt. |
Praktijkbeoordelaar |
de werknemer van het bedrijf die de student examineert, dit is bij voorkeur niet dezelfde persoon als je praktijkopleider. Is dit wel het geval dan wordt de rol van de schoolexaminator groter. |
BPV-begeleider |
de docent die de student tijdens het leren bij het stagebedrijf bezoekt en begeleidt. |
Schoolexaminator |
de docent van school die de student examineert. |
Coördinator BPV |
de docent die de praktijkovereenkomsten regelt, algemene contacten onderhoudt met bedrijven, informatiegidsen maakt etc. |
Coach |
de docent die gedurende de gehele schoolloopbaan de algehele voortgang van de student in de gaten houdt en waar de student ook met persoonlijke zaken terecht kan. |