## Voorbeeld informatiebeheerplan

Leerdoelen

- verkrijgen van inzicht in de werkwijze die moet worden gevolgd om een informatiebeheerplan te maken.
- heeft specialistische kennis over het veilig digitaal werken en zorgvuldig handelen bij het beheren van informatie/content
- kan normen, procedures en richtlijnen voor informatiebeheer toepassen

Rollen en rechten in een ELO

Er wordt jou gevraagd om een informatiebeheerplan te maken voor een Electronische Leeromgeving (ELO)van een school. Een school op internet dus. Er zijn drie soorten gebruikers van deze ELO, namelijk beheerders, docenten en studenten. Verder zijn er docenten die speciale taken uitvoeren: roostermakers die de roosters in de ELO zetten en beheren), en docenten in de rol van mentor/studieloopbaanbegeleider. Al deze gebruikers produceren informatie, veelal in de vorm van documenten en in de vorm van notities in een onderdeel van het programma.

De informatie die in deze ELO moet worden opgeslagen is het volgende:

- lesmateriaal in de vorm van pdf's, worddocumenten, powerpoint-presentaties en videos.
- studieinformatie, zoals de inhoud van de studie (van 3 jaar), schoolregels, wettelijke eisen zoals presentie en examenregeling.
- studenten moeten opdrachten kunnen inleveren. Dit moet kunnen in de vorm van pdf, word, powerpoint en video.
- roosterinfomatie
- mededelingen van docenten aan studenten
- een plek waar studenten online kunnen samenwerken aan opdrachten
- samenwerkingsruimtes voor docenten onderling en tussen docenten en studenten
- (persoonlijke) informatie van de studenten (denk aan thuissituatie, cijfers, verslagen van begeleidingsgesprekken, verslagen van persoonlijke gesprekken met de studiebegeleider).
- een communicatiemogelijkheid van docenten naar docenten, docenten naar studenten, studenten naar docenten en studenten naar studenten.

#### Opdracht:

Maak een informatiebeheerplan, waarin duidelijk wordt al hoe deze informatie in de ELO zal worden opgenomen. In je beheersplan maak je duidelijk:

- waar welke informatie moet worden getoond.
- wie welke informatie mag lezen, plaatsen, wijzigen en verwijderen.
- wie gebruikers rechten toekent
- welke informatie lang en welke kort moet worden bewaard en hoe je dit veilig stelt.
- hoe wordt geregeld dat gebruikers van de ELO alleen die informatie zien waar ze vanuit hun rol recht op hebben.

UITWERKING

Je maakt de uitwerking aan de hand van de 6 vragen die moeten worden beantwoord bij het maken van een informatiebeheersplan.

Op deze school kun je de volgende soorten informatie onderscheiden met daarbij ook wie wat mag zien, plaatsen/bewerken en verwijderen.

- lesmateriaal en opdrachten voor studenten. Dit is openbare informatie die iedereen altijd mag zien. De vorm is ook niet heel spannend, namelijk officedocumenten (word, powerpoint, excel), films (mp4 of link naar youtube), foto's en pdf-bestanden.
- het lesmateriaal moet wel zo worden verdeeld dat het juiste lesmateriaal bij juiste groep studenten beschikbaar is. Alle docenten kunnen bij alle lesmateriaal, ook dat van hun collega's. In geval van ziekte kan er zo altijd iemand lesmateriaal klaar zetten. Studenten hebben leesrechten op het lesmateriaal om het te kunnen raadplegen. Docenten hebben bijdragerechten (daarmee kun je schrijven, veranderen en weggooien). De lesinformatie wordt getoond in ruimtes in de ELO, waar docenten en studenten die bij die ruimte horen toegang hebben.
- algemene informatie over de studie: de studiegids, de schoolregels, het examenplan, de voortgangsnormen. Je kunt al deze informatie op een aparte website verzamelen en via een link in de ELO beschikbaar maken voor studenten. De manager van de opleiding beheert deze informatie, docenten en studenten hebben leesrechten.
- roosterinformatie. De roosters worden gemaakt door de roostermaker. Dat is de enige die rechten heeft. Alle anderen (ook de manager) hebben leesrechten en kunnen niets aan de roosters veranderen. De roosters kunnen worden gezien op de startpagina van de student en de docent.
- in te leveren werk van de studenten. Dit moet worden ingeleverd in inlevermappen. De student heeft schrijfrechten in de inlevermap, maar ziet daar alleen het eigen werk, niet dat van medestudenten. De docent ziet het werk van alle studenten in de inlevermap. De docent kan het werk van de student lezen, maar het ook bewerken door er opmerkingen, suggesties voor verbetering en dergelijke in te zetten. Verder kan de docent er een beoordeling bij zetten. De student kan de opmerkingen wel lezen, maar niet veranderen en kan ook de beoordeling niet veranderen.
- uit de begeleidingsgesprekken tussen mentor/studieloopbaanbegeleider komt informatie beschikbaar die moet worden vastgelegd in het begeleidingsdeel van de ELO. De informatie wordt geplaatst door de mentor en kan door de student worden gelezen, maar niet gewijzigd. Indien de student minderjarig is, kan de informatie ook door de ouder verzorger worden gelezen.
- docenten kunnen mededelingen doen aan de student. Ze plaatsen deze op het mededelingen board van de studieruimte van de student en ze worden direct ook zichtbaar op de startpagina van de student. Het betreft hier eenrichtingsverkeer.
- iedere gebruiker heeft een startpagina met daarop: de agenda/het rooster voor die dag, mededelingen (in een tijdlijn), notificatie van ingekomen mailberichten en een doorklikmogelijkheid naar studieruimtes waar het echte werk gebeurt.
- de tweerichtingcommunicatie gebeurt per email. Docenten kunnen de studenten mailberichten sturen (en elkaar natuurlijk), studenten kunnen berichten naar docenten sturen en naar elkaar.
- de ELO beschikt over de mogelijkheid om One Note notitieblokken en Word online te koppelen aan lesruimtes. Dit is de plek waar studenten hun lesnotities online kunnen maken en opslaan en waar ze samen (ook op afstand) op hetzelfde moment in hetzelfde document aan opdrachten en werkstukken kunnen werken. Ze hoeven niet meer delen van werkstukken naar elkaar te mailen en aan het eind aan elkaar te plakken.

Dit leidt tot het volgende overzicht:

Type informatie | Rechten docent | Rechten student | Plaats waar het vindbaar is | Vorm van de informatie | Bewaartermijn
Lesmateriaal en opdrachten | Bijdragen | Lezen | Studieruimte in de ELO | Officedocumenten, video, foto, links naar internet | 1 schooljaar
Algemene studieinformatie | Lezen, manager heeft beheers-rechten | Lezen | Website, link in de ELO | Website met menustructuur | Totale studieduur student
Roosterinformatie | Lezen Rooster-maker heeft beheers-rechten | Lezen | Startpagina gebruikers | Agenda | 1 week
Ingeleverde opdrachten | Lezen en bijdragen | Bijdragen in de inlevermap, afgeschermd naar andere studenten | Inlevermap in de ELO | Officedocumenten, video, foto, links naar zelf gemaakte website | Totale studieduur student
Begeleidings-informatie En cijfers of voortgangs-beoordelingen | Mentor heeft bijdrage-rechten, docent lezen | Lezen | Begeleidings-deel van de ELO | Notities in invulvelden | Totale studieduur student
Mededelingen | Bijdragen | Lezen | Startpagina | tekst | Tussen 1 uur en 1 week
Communicatie per mail | Bijdragen | Bijdragen | Mailbox | Mails en bijlages | variabel
Lesaantekeningen en samenwerkings-documenten van studenten | Lezen (geen toegang?) | Bijdragen | One note en word/ppt/ excel online | Notities en werkstukken | Door de student te bepalen

Overzicht van de rechten:

Leesrechten: open en lezen van document, downloaden van document

Bijdragen: schrijven van informatie, plaatsen van informatie, wijzigen van informatie, verwijderen van informatie. Uiteraard ook alles wat in de leesrechten zit.

Beheersrechten: lezen en bijdragen en daarnaast aanmaken van ruimtes, plaatsen van de juiste personen in de juiste ruimtes en ook weer verwijderen daaruit.

SBU 1 uur