Het optimaliseren van een organisatieproces, en het verhogen van efficiency in een organisatie zijn veelvoorkomende opdrachten voor studenten. Nadat je je hebt geöriënteerd op de organisatie, en de betrokken processen hebt doorgelicht, heb je wel wat knelpunten gezien. Jouw opdrachtgever heeft jou opdracht gegeven om te zorgen dat de doorlooptijd van de productie afneemt met 5%, of dat de levertijd (de tijd vanaf het moment van bestellen tot en met de verzending) met 2 dagen wordt ingekort.
Terwijl je door de productiehal en het magazijn liep, zag je wel wat verbeterpunten. Die kun je even oplossen, of een advies geven, maar kun je daarmee ook aantonen hoeveel efficiënter het proces is geworden? Niet zomaar. Om achteraf te kunnen vaststellen wat de verbetering is die aan jouw advies kan worden toegeschreven, moet je zowel de situatie vooraf als achteraf meten. En dan kun je daarmee vaststellen hoe groot de gerealiseerde verbetering is. Soms zijn er ook wel andere invloedsfactoren geweest gedurende het project, waardoor het effect van jouw verbetervoorstellen nóg groter is, of juist wat minder.
Tijdstudiemethodieken helpen om inzicht te krijgen in bewerkings- en werktijden. Een voorbeeld hiervan is de Multi Moment Opname (MMO). Hierbij wordt op basis van steekproeven de tijdbesteding van personen, apparatuur of machines in kaart gebracht, met als doel het optimaliseren van processen en het verhogen van de productiviteit.
Je ziet hier een MMO-meting van een moment, bijvoorbeeld als nulmeting. Achteraf doe je dan nogmaals zo'n meting om het verschil in tijdsbesteding te laten zien tussen vóór het project, en nadat procesverbeteringen zijn doorgevoerd.
Deze nulmeting geeft een beeld van hoe zes productie- en magazijnmedewerkers hun tijd besteden aan verschillende activiteiten. Per medewerker is voor een periode van 200 werkuren gemeten. Bij een 40-urige werkweek is dat dus een meetperiode van vijf reguliere werkweken.
Grafieken
Meetgegevens kunnen op diverse manieren worden weergegeven. Het is aan de onderzoeker om te kiezen welke wijze het best passend is. Via de presentatie kunnen accenten worden gelegd, door gebruik van kleuren en symbolen. Hieronder worden enkele voorbeelden gegeven van grafieken die met Excel zijn gemaakt. Er zijn veel tools beschikbaar om data visueel weer te geven. Echter, voor het onderzoek, zowel voor de onderzoeker als voor de lezer, is de inhoud belangrijker dan het fraaie plaatje.
Stel, je hebt vanuit jouw onderzoek verbeteringen geadviseerd, en jouw verbetervoorstellen zijn doorgevoerd en geïmplementeerd, dan ga je daarna het effect van jouw adviezen meten.
De meting achteraf geeft je het beeld dat het aantal productie-uren is toegenomen, en dus logischerwijze ook de tijd besteed aan transport, orderpicken en verzendklaar maken van de producten. Aan de andere kant zie je dat er minder tijd hoeft te worden besteed aan overleg, en de medewerkers hoeven minder te wachten op elkaar, omdat de processen beter op elkaar zijn afgestemd.
In onderstaande grafiek zie je de blauwe staafjes die de situatie van de nulmeting weergeven, en de rode lijn die de situatie ná de procesverbeteringen toont. Hier is het gemiddelde percentage weergegeven.