## Extra mogelijkheden in Word

Leerdoel

- kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het produceren van informatie/content toepassen

SBU 10 uur

Automatische inhoudsopgave maken

Een document maken in Word kunnen we allemaal. Maar als gevorderde kun je meer.....

Je leert in dit onderdeel hoe je een automatische inhoudsopgave maakt en hoe je een Word-document fraai kunt opmaken.

Automatische inhoudsopgave in word

Opmaken met Word 2013

Maken van een voorblad, invoegen van bladwijzers en hyperlinks

### Een voorblad maken

Een werkstuk of rapport is natuurlijk pas "af" als je ook een mooi voorblad hebt. Word heeft hier standaard mooie sjablonen voor, waarmee je in no-time een prima voorblad hebt.

Stappenplan:

1. Open een leeg Word-document

2. Kies linksboven in het lint voor Invoegen - Voorblad

3. Kies een sjabloon en vul daar de gegevens in die je nodig vindt.

#### Bladwijzers en Hyperlinks

Je kunt vanuit een inhoudsopgave of een aantal verwijzingen aan het begin van een verslag dit voor lezers snel doorklikbaar maken. Het mooiste resultaat krijg je als je aan het eind het Word-document omzet in een pdf.

Een voorbeeld van wat de bedoeling is zie je hieronder.

Maar nu eerst de manier waarop je dit maakt.

Stap 1: Maak eerst in je document bladwijzers aan. Dit doe je door bijvoorbeeld kopjes van paragrafen te selecteren en daarna te kiezen voor Invoegen - Bladwijzer. Geef de bladwijzer een naam een klik op toevoegen. Doe dit voor alle kopjes in je document waar je lezers in één keer naar toe wilt laten klikken.

Stap 2. Maak aan het begin van je werkstuk een inhoudsopgave, die uiteraard overeenkomt met de namen van de koppen van de bladwijzers. Selecteer per kopje de onderdelen van de inhoudsopgave en kies Invoegen - Hyperlink - Plaats in Document en kies dan uiteraard de juiste bladwijzer. Klik OK en de link is gemaakt. Doe dit voor alles uit de inhoud.

Stap 3. Sla het document op als pdf. De hyperlinks zijn nu actief en door er op te klikken 'schiet' de lezer direct door naar het gekozen deel van het document, zonder dit helemaal door te hoeven bladeren.

Doe het maar eens in het voorbeeld hiernaast, dan zie je hoe het werkt.

Voorbeeld van voorblad bladwijzer hyperlink.pdf

Koptekst en voettekst afwijkend

Het invoegen van een koptekst of een voettekst is zeer eenvoudig. Je klikt in je Worddocument op het tabblad Invoegen en daarna op koptekst of voettekst. Op deze manier kun je kopjes of voetteksten toevoegen aan alle pagina's van het document. Op dezelfde plek kun je ook paginanummers invoeren.

Het is echter ook mogelijk om op de eerste pagina een afwijkende kop- of voettekst te plaatsen.

Dit gaat als volgt:

- Bij het invoeren van de koptekst of voettekst zie je onder de kadertjes de mogelijkheid Koptekst Bewerken.
- Klik daar op.
- Vink aan "Eerste pagina afwijkend"
- Zet op de eerste pagina de gewenste tekst en ook op de volgende.
- Klaar al weer (wel opslaan via Koptekst en Voettekst sluiten rechtsboven)

Het tabblad Pagina-indeling.

Het tabblad pagina-indeling van een word-document biedt een aantal handige extra's. We lopen ze even bij langs.

Hieronder kun je een oefenbestand openen, waar je steeds de gevraagde bewerkingen op uitvoert. Van iedere bewerking plaats je het resultaat in de inlevermap. Je geeft elk document steeds een unieke naam, bestaande uit je voornaam en de naam van de bewerking. Biijvoorbeeld, je heet Marieke en je hebt de bewerking Kolommen gedaan, je levert dan in Mariekekolommen. En daarna dus Mariekeafdrukstand. Zo lever je in totaal dus 6 bestanden in.

Open nu eerst het word-document en kom dan hier terug voor de opdrachten.

- Kolommen. Klik binnen het tabblad Pagina-indeling op Kolommen en zet het document in 3 kolommen.
- Afdrukstand. Geef het document een liggende afdrukstand.
- Watermerk. Geef het document een watermerk bestaande uit je eigen (pas)foto.
- Paginakleur. Verander de paginakleur in lichtgeel.
- Paginaranden. Geef het document paginaranden aan de linker- en de rechterkant, maar niet boven en onder.
- Marges. Geef het document de marge Breed.

Lever het document in in de inlevermap Word. Geef het document de naam Paginaindeling

Oefenbestand

####

SJABLONEN in Word

Het programma Word heeft een aantal sjablonen aan boord die het werken met Word extra prettig maken. Het zijn zogenaamde "sjablonen", waarbij jij je over de vormgeving en de opmaak niet meer druk hoeft te maken. Je hoeft alleen nog maar de velden in te vullen. Gemak dient de mens. Voorbeelden van sjablonen die je zo kunt gebruiken zijn: agenda, nieuwsbrief, naambadges en notulen. Er zijn er nog meer.

We gaan oefenen.

Opdracht 1.
Je moet de agenda voor een vergadering opstellen voor de top van bedrijf X. Zelf ben je secretaris en dus contactpersoon. De vergadering zal plaatsvinden volgende week woensdag. De aanvangstijd is 09.00 uur en de vergadering zal 2 uur duren. Het kenmerk zijn je initialen. De vergadering vindt plaats in vergaderzaal 1.01. Het onderwerp is: Strategisch beleid voor de komende 5 jaar.
Genodigden zijn: dhr. K. de Boer (directeur), mevr. S. Tuitjes - de Wit (hoofd Marketing), dhr. J. van der Wal Finacieën), dhr. T. Bolbad (Hoofd Verkoop) en mevr. K. van Duinen - Opvoorde (Hoofd P&O).

Agendapunten: 1. Opening (door de voorzitter, de directeur). 2. Trends in de samenleving en in de markt. 3. Waar staan we met onze organisatie. 4. Kansen en bedreigingen. 5. Oplossingsrichtingen. 6. Volgende stappen. 7. Rondvraag. 8. Sluiting.
De agenda lever je in in de inlevermap Word. Geef je document de naam Agenda

Opdracht 2.
Je bent bij de vergadering aanwezig als notulist en je maakt dus de notulen. Onderstaand vind je de grote lijnen van de bespreking. Je moet deze zelf met behulp van je eigen fantasie verder aanvullen, zodat er een levendig en uitgebreid verslag van de vergadering ontstaat. Deze notulen lever je in in de betreffende inlevermap
De directeur, de heer de Boer, heet de aanwezigen hartelijk welkom en formuleert het grote belang van de bijeenkomst gezien de stormachtige ontwikkelen in de markt. Bij punt 2 maakt de heer de Boer gebruik van een powerpointpresentatie. De klanten kopen steeds meer producten online en niet meer in de fysieke winkels, waar bedrijf X er 100 van heeft. De voorkeur van de klanten wordt ook steeds minder voorspelbaar. Het klassieke aanbod van bedrijf X valt steeds minder in de smaak. De verkopen lopen dan ook sterk terug. De organisatie van bedrijf X is sterk hiërarchisch en er komen weinig goede ideeën vanuit de medewerkers omhoog. Dat dit wel fout moet gaan wijzen ook de bedrijfscijfers uit. De heer van der Wal schetst hier een somber beeld. Vorig jaar liep de omzet met 30 procent terug. Er werd dan ook geen winst gemaakt vorig jaar. Als het zo door gaat moeten we mensen ontslaan.
De heer Bolbad stelt voor om online winkels te gaan beginnen. Mevrouw van Duinen brengt hier tegen in dat het personeel daar helemaal geen verstand van heeft en eerst moet worden opgeleid. De heer de Boer stelt dat daar nu geen tijd meer voor is. Het tij dient gekeerd te worden. De vergadering besluit om het concept online winkels nader te bestuderen door middel van een oriënterend onderzoek, terwijl tegelijkertijd wordt verkend hoe het personeel in korte tijd op de juiste wijze kan worden opgeleid.
In de rondvraag stelt mevrouw Tuitjes de vraag in hoeverre de vergadering het nodig vindt dat het logo van bedrijf X wordt gemoderniseerd. De vergadering wordt om 11.10 uur afgesloten. De heer de Boer dankt alle aanwezigen voor hun inzet en betrokkenheid.

De notulen lever je in in de inlevermap Word. Geef je document de naam Notulen.

Tekst en andere gegevens in een Word-document zoeken en vervangen

Word kent hele handige zoekfuncties om snel bepaalde woorden of groepen van woorden te vinden en desgewenst te vervangen door andere woorden. Toepassingen dus die heel veel tijd, moeite en ergernis kunnen besparen.

De handleiding vind je hier.

Opdracht

Open het document hieronder en vervang met behulp van zoeken en vervangen de wooren Room Planner door Kamerinrichter.

Lever je document in in de ELO in de inlevermap WORD. Geef je document de naam Zoekenvervangen

Oefening zoeken en vervangen

#### Wijzigingen bijhouden in Word.

Het komt regelmatig voor dat mensen samen aan één document werken. Achteraf is dan wel plezierig dat je weet wie wat heeft gewijzigd. Word heeft hiervoor een functie, namelijk Wijzigingen bjijhouden. Deze is te vinden onder het tabblad Controleren.

Let op: deze opties zit niet in Word Online, maar alleen in de geïnstalleerde versie van Microsoft Word op je laptop.

Er zijn allerhande opties in te stellen voor het bijhouden van wijzigingen. Een voorbeeld zie je op bijgevoegde foto. Standaard zijn een aan al ingeschakeld. Let op: voordat je het document deelt met iemand anders moet je de optie Wijzigingen bijhouden hebben ingeschakeld!

Op de foto zie je dat is gekozen voor

- Invoegingen toegevoegde tekst is rood en onderstreept
- Verwijderingen à Een verwijderd stuk tekst krijgt een streep er door in rood. Zie hierboven.
- Wijziginglijn à Om snel te kunnen zien waar andere auteurs iets hebben gewijzigd of verwijderd komt er een verticale lijn in de kantlijn te staan.

Om te kunnen zien wie wat heeft gewijzigd zit er onder hetzelfde tabblad Controleren de knop Revisievenster. Je kunt kiezen tussen horizontaal en verticaal. Wellicht een kwestie van smaak, maar verticaal is het meest overzichtelijk. Op de linker foto een voorbeeld van een verticaal revisievenster, waarin zichtbaar is dat twee personen aan het document hebben gewerkte en er wijzigingen in hebben aangebracht.

Opdracht

Hieronder staat een oefenbestand. Je werkt bij deze opdracht samen met twee mede-studenten. Zorg er voor dat ieder van jullie hierin veranderingen aanbrengt en delen van de tekst verwijdert (= doorstrepen door via Wijzigingen bijhouden). Je verbetert elk een-derde van de tekst (iedereen één alinea). Uiteraard zorg je dat je voordat jullie beginnen de instellingen goed hebben staan.

De opdracht wordt goedgekeurd als de docent in het revisievenster constateert dat de namen van mensen die wijzingen hebben aangebracht zichtbaar worden.

Lever deze opdracht in in de ELO als groepsopdracht, in de Inlevermap Word. Geef het document de naam Wijzigingen.

Oefenbestand wijzigingen bijhouden

Paginaeinden en secties in Word

Als je aan een word-document - bijvoorbeeld een uitgebreid werkstuk voor school - paginanummers toevoegt, komt ook op de eerste pagina, de titelpagina, een paginanummer. Dat staat niet mooi en dat moet dus anders. Het is vrij eenvoudig om dit te doen.

Bekijk eerst dit filmpje om te zien hoe het in zijn werk gaat. Met dank aan Eric van den Berg via Youtube.

Opdracht: Open onderstaand oefenbestand Paginaeinden en zorg er voor dat op de titelpagina geen paginanummer staat met behulp van paginaeinden en secties.

Lever je document in in de ELO in de inlevermap WORD. Geef je document de naam Paginaeinde.

Oefenbestand Pagina einde en Secties in Word

Werken met stijlen

Werken met stijlen kan je heel veel tijd schelen bij de opmaak van een word document. Stel je hebt een heel werkstuk gemaakt in Word en je wilt overal dezelfde opmaak. Dat kost heel veel tijd. Door met stijlen te werken kun je dit juist heel snel doen.

Lees om te beginnen het artikel Waarom je stijlen gebruikt goed door. Je ziet daar uitgebreid uitgelegd waarom stijlen handig zijn en waar je het kunt vinden in Word.

Bekijk daarna onderstaande video.

De opdracht tenslotte: neem het oefendocument dat onder de video te vinden is en maak dit met behulp van stijlen precies zo op als in de video wordt gedaan.

Lever dit bestand in in de inlevermap Word - Stijlen

Werken met stijlen Bron: meneerdepuydt via Youtube

Oefenbestand Stijlen

SPECIALE TEKENS

Met behulp van de ALT toets kun je veel bijzondere tekens maken. Verder kun je ook via Invoegen - Symbool bijzondere tekens invoeren.

Via deze website krijg je een overzicht van alle ALt codes

Opdracht 1

Welke Alt code moet je gebruiken voor de volgende tekens:
ë ï ö ñ ü ½ €

Opdracht 2

Welke tekens kun je maken met:

ALT 128
ALT 225
ALT 168
ALT 136
Maak een word document waarin je opdracht 1 en 2 laat zien en lever dit in.

Kruisverwijzingen in WORD

Lees de tekst over kruisverwijzingen in WORD via deze LINK

Met een kruisverwijzing kunt u een koppeling maken naar andere gedeelten van hetzelfde document. U kunt bijvoorbeeld een kruisverwijzing gebruiken om een koppeling te maken naar een grafiek of afbeelding die ergens anders in het document wordt weergegeven. De kruisverwijzing wordt weergegeven als koppeling naar het item waarnaar wordt verwezen.

Tabblad Invoegen: Invoegen - Koppelingen - Kruisverwijzing

Opdracht kruisverwijzing.