## Archivering

##### Leerdoelen

- ##### Beheer van informatie: beveiliging van informatie en beheer van toegang tot informatie.

- Heeft specialistische kennis over het veilig digitaal werken en zorgvuldig handelen bij het beheren van informatie/content
- Kan normen, procedures en richtlijnen voor informatiebeheer toepassen

SBU 10 uur (als ook de opdracht Groninger Archieven wordt uitgevoerd)

Inleiding

Archiveren. Het opslaan en bewaren en vindbaar maken van informatie die in documenten is vastgelegd. Voor de ene persoon is archiveren het op een grote stapel gooien van papieren, zonder enige ordening. De documenten wordt dan wel bewaard, maar of er ooit nog iets op een snelle manier kan worden terug gevonden is de vraag. Een ander gebruikt een prachtige systematische mappenstructuur. Voor de persoon zelf is nog wel duidelijk waar wat te vinden is, maar voor anderen lang niet altijd. En dat is wel een eis die moet worden gesteld aan archivering: niet alleen netjes opslaan en bewaren van informatie, maar ook weer terug te vinden.

Een bibliotheek is een mooi voorbeeld van archivering. De boeken staan meestal alfabetisch in de boekenkasten, op achternaam van de schrijver. Een simpel en zeer doeltreffend systeem. Zoek je een boek van de schrijver Nabokov, dan loop je direct naar de kast met N er op. Grote kans dat je heel snel het betreffende boek vindt. De simpele regels van het alfabetiseren zorgen er voor dat boeken in een bibliotheek voor iedereen snel zijn te vinden. Terugvindbaarheid is dus een eis bij het archiveren.

Voor papieren documenten en dus ook boeken zijn nog wel wat andere zaken van belang. Als je papier bewaart in een vochtige en warme omgeving zul je zien dat de houdbaarheid niet erg groot is. Vocht en insecten zijn voor boeken dodelijk. Met andere woorden: er worden ook eisen gesteld aan de bewaaromstandigheden.

Bij archivering kunnen ook wettelijke eisen van kracht zijn. De archiefwet van 1995 bepaalt dat "archiefbestanden" van de overheid (de wettelijke term)" onafhankelijk van de vorm (papier, digitaal) op een geordende en toegankelijke manier moeten worden bewaard gedurende de wettelijke termijn die daarvoor is bepaald. Met andere woorden: als in de wet staat dat bepaalde informatie gedurende een bepaalde tijd moet worden bewaard, dan moet er ook voor worden gezorgd dat die informatie op enig moment gedurende die periode weer goed kan worden terug gevonden.

Bij bedrijven is archivering ook van belang. Niet alleen vanwege de wettelijke eisen, maar ook omdat informatie uit het verleden in de toekomst best weer belangrijk kan zijn. En er zijn natuurlijk bedrijven die van archiveren hun werk hebben gemaakt. Wat dacht van ons eigen Groninger Audio Visueel Archief. En de Groninger Archieven. Organisaties waar archiveren de kernactiviteit is.

Verschillen tussen papieren en digitale archieven

1. Voor papieren informatie heb je iets nodig als een kast. Je kunt informatie op papier direct lezen. Voor digitale informatie heb je een apparaat nodig om het te kunnen lezen, een telefoon, tablet of laptop.

2. De doorzoekbaarheid van papieren informatie is een stuk tijdrovender dan digitale informatie. Als je een groot pdf-bestand wilt doorzoeken op een bepaalde term is de toetscombinatie Ctrl F al voldoende om snel het hele document te kunnen doorzoeken op dat steekwoord. Daarnaast hebben steeds meer systemen zoekmachines beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan Delve, dat binnen Office 365 pijlsnel bestanden ophaalt. Delve kijkt niet alleen naar titel en auteur, maar ook of het zoekwoord in een tekst voorkomt.

3. Betrouwbaarheid en authenticiteit van informatie is ook een verschil. Als informatie op papier is veranderd kan dat alleen door iets door te strepen en te veranderen. Dat valt natuurlijk direct op. Bij digitale informatie is dat een stuk lastiger. Je kunt vaak nog wel zien wannéér een bepaald document is gewijzigd, maar lang niet altijd door wie dat is gedaan. Dus hoe weet je nu of de digitale informatie wel klopt?

4. Veiligheid van de informatie. Een dikke map met papieren informatie kun je in een kast opbergen, de kast op slot doen en de sleutel bij de bewaker van het archief achterlaten. Niemand kan er meer bij - of je moet de kast met geweld openbreken. Een digitaal archief is al lastiger te bewaken. Afgezien van hackers (die vaak geen sporen achterlaten) moet je zorgen voor veiligheidsmaatregelen als inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord en het uitdelen van rechten op de informatie (lezen, schrijven, verwijderen). Dat moet je als beheerder dus allemaal regelen.

##### Opdracht: Verkenning informatie archivering

1. Bedenk drie organisaties waar volgens jullie informatie wordt opgeslagen.

2. Probeer voor elk van deze drie organisaties de antwoorden te vinden op de 6 vragen die in het begin zijn gesteld.

3. Inventariseer op welke vragen je geen antwoord weet.

4. Zoek contact met de organisatie waarvan je de minste antwoorden weet op de vragen. Probeer een afspaak te maken voor een interview.

5. Verwerk de antwoorden die je had en die uit het interview tot een verslag in word of pdf en voorzie dit van relevante foto's.

Tips voor het benaderen van wildvreemde organisaties.

Om antwoorden te krijgen op je vragen en de opdracht tot een goed einde te brengen is het belangrijk om de mensen die je benadert mee te krijgen. Bedenk dat iedereen het tegenwoordig druk heeft en dat JIJ degene bent die belang heeft bij een interview.

1. Zoek op internet de contactgegevens op van de organisatie waar je een interview wilt afnemen.

2. Schrijf een nette email met een correcte aanhef ("Geachte heer of Geachte mevrouw doen het altijd goed) waarin je uitlegt waarom je deze persoon/organisatie benadert. Je kunt rustig vertellen dat je bezig bent met het keuzedeel digitale vaardigheden en dat beheer van informatie (in een archief) daar een onderdeel van is. Gebruik ook je zakelijke noorderpoortmailadres en niet je privé-mailadres.

3. In de mail leg je dus uit wat je doet en wat je wilt, namelijk een interview. Je kunt eventueel de vragen alvast mee sturen, maar dat hoeft niet.

4. Als de persoon in kwestie toestemt en een voorstel doet voor datum en tijd (de plaats is natuurlijk de plek waar hun gebouw staat) doe je niet moeilijk en accepteert het voorstel. Je kunt eventueel aangeven op welke tijdstippen je absoluut verplicht op school moet zijn.

5. Als je naar het interview gaat draag je nette kleding, tijdens het interview is je telefoon uit of helemaal op zacht.

6. Na afloop bedank je uiteraard hartelijk voor het interview.

Hier in Groningen hebben we een organisatie die zoals de naam al aangeeft informatie bewaart: de Groninger Archieven.

1. Bezoek de website via de link hierboven om je te oriëren op het doel en de werkwijze van de Groninger Archieven.

2. Maak met je een groepje een afspraak voor een interview om antwoord te kijgen op de 6 vragen die gelden voor de opslag van informatie. De 6 vragen staan nog een keer hieronder vermeld.

3. Maak een verslag van je zoektocht via internet en van je interview.

1. Welke informatie wordt opgeslagen en wat is het voor soort informatie.
2. Waar en hoe wordt de informatie opgeslagen en bewaard.
3. Op welke manier is de informatie ingedeeld?
4. Hoe is geregeld dat de informatie snel weer terug te vinden is.
5. Wie heeft toegang hebben tot welke informatie. Mag iedereen alles zien of wordt de informatie toegankelijk op basis van vooraf bepaalde en toegekende rechten. Hoe organiseer ik de rechtenstructuur. Wie heeft welke rechten (lezen, bijdragen/schrijven, bewerken/verwijderen (van eigen en andermans documenten), beheer.
6. Wat is de bewaartermijn van de informatie. Is er een wettelijke bewaartermijn?