Voordat je een brief gaat schrijven is het belangrijk dat je bedenkt wat er in de brief moet komen. Hiervoor kun je onderstaande vragen beantwoorden:
- Wat is het doel van de brief? Wat wil je ermee bereiken, dit kan bijvoorbeeld informatie geven zijn.
- Wie ontvangt de brief? (dit is belangrijk voor je toon)
- Wat is de aanleiding? (waarom schrijf je de brief)
- Wat weet de ontvanger niet? (dus wat moet je vertellen)
- Wat is je standpunt? (dus wat is jouw mening)
- Welke reactie verwacht je van de ontvanger? (dit kan een brief zijn, maar ook een actie)
- Hoe is de toon van de brief? (formeel of informeel)
Aan de hand van de antwoorden kun je dan een opzet voor je brief maken. Verdeel je brief in een inleiding, kern en slot. Elke brief heeft minimaal 3 alinea’s, 1 voor de inleiding, 1 voor het slot en minimaal 1 voor de kern. De kern kan ook meerdere alinea's hebben. Nadat je een opzet hebt gemaakt, ga je de brief in volledige in goed Nederlands opgestelde zinnen uitwerken. Begin een brief nooit met ik, dit wordt als zeer onbeleefd ervaren. Let verder ook goed op dat je in formele brieven geen spreektaal of populair taalgebruik (hoi, doei, superleuk, te gek, cool, nice, oké) gebruikt en wees altijd beleefd (u gebruiken en geen voornamen als je iemand niet kent).
Informatie vragen
Als je informatie wilt hebben van iemand dan kun je een brief of e-mail sturen. Voor een informatieve brief houd je de volgende indeling aan:
Inleiding
Je vermeldt de aanleiding en je geeft een globale omschrijving van de informatie die je graag wilt hebben.
Kern
Je vermeldt welke specifieke informatie je wilt hebben.
Slot
Je sluit af met een zin die past bij het doel van je brief.
Voorbeeld:
Informatie geven
Als je een brief of e-mail ontvangt met vragen dan geef je in je antwoord informatie. Je kunt ook informatie geven zonder eerst vragen te hebben ontvangen, bijvoorbeeld als je een feestje geeft en je buren een e-mail stuurt om ze hierover te informeren. Voor dit soort brieven gebruik je de volgende indeling.
Inleiding
Vertel waarom je de brief stuurt. Als je een andere brief beantwoordt geef dit dan aan.
Kern
Licht de informatie toe, dit is afhankelijk van de vragen uit de eerste brief of geef de ontvanger alle informatie die jij denkt dat hij nodig heeft.
Slot
Sluit af met een zin die gericht is tot de lezer. Let erop dat je nooit zegt dat je hoopt dat je iemand voldoende geïnformeerd hebt. Zeg altijd dat je erop vertrouwt dat je iemand voldoende geïnformeerd hebt. Maak duidelijk dat je zeker van je zaak bent en niet twijfelt.
Voorbeeld: