# 8. Draaitabellen ***

Een draaitabel is een zeer uitgebreid hulpmiddel van Excel om gegevens uit (grote) tabellen die je hebt gemaakt, samen te vatten en te analyseren.

Een draaitabel maakt gebruik van allerlei functies uit Excel die je al kent, zoals het filteren, optellen, tellen, gemiddeldes bepalen en dergelijke, maar je hoeft de betreffende formules en opties dan niet zelf in te richten: ze staan al voor je klaar.

Een draaitabel dankt zijn naam aan het feit dat je enorm gemakkelijk, nl. door te slepen, kolommen en rijen van plaats kunt laten veranderen of kunt filteren.

Werken met een draaitabel is alleen zinvol als er daadwerkelijk iets te analyseren valt: een namenlijst in een draaitabel plaatsen heeft geen zin. Een tabel waarin alle uitgaven van de verschillende locaties staan, wel. Hoe meer kolommen in de tabel staan, hoe meer mogelijkheden de draaitabel je geeft voor verdere analyses.

#### Een draaitabel maken

- Download en open het spreadsheet 'oefening draaitabel' hieronder
- Zorg dat je met je cursor in je tabel staat
- Kies voor de tab ‘invoegen’ en daarna voor ‘draaitabel’
- Je ziet een scherm verschijnen waarin je kunt aangeven welke gegevens als basis gaan dienen voor je draaitabel (standaard neemt Excel je hele spreadsheet mee. Normaal gesproken is dit ok) en waar je draaitabel gemaakt zal worden (kies hier voor ‘nieuw tabblad’).
- Laat de standaardinstellingen staan en klik op OK. Je komt nu terecht in een nieuw tabblad waar je de mogelijkheden van je draaitabel al ziet.
- Klik aan de rechterkant het draaitabelveld ‘locatie’ aan. Excel heeft met je meegedacht: het aangeklikte draaitabelveld staat direct in één van de 4 vakken, nl. ‘rijen’. Excel toont de betreffende informatie nu ook direct in het rapport.
- Klik nu het veld ‘uitgaven’ aan. Excel herkent dat het hier om ‘waarden’ gaat en plaatst dit draaitabelveld automatisch in het vak ‘waarden’. In de schermprints hieronder zie je het resultaat én de stand van zaken in de vier vakken
- Klik op het veldje datum en bekijk het resultaat. Je ziet dat er per locatie een vakje 2015 en 2016 is ontstaan. Die veldjes kun je vervolgens openklappen naar kwartaal en uiteindelijk naar datum.
- Verander nu zelf in het vak ‘rijen’ de volgorde van de draaitabelvelden: zet ‘jaar’ bovenaan. Bekijk het resultaat.
- Experimenteer met het veranderen van de volgorde uit het vak ‘rijen’ en bekijk steeds het resultaat. Zo krijg je een indruk van de mogelijkheden.
- Je ziet nu netjes de som van de uitgaven, per locatie en per jaar en je kunt via de plusknopjes verder in detail. Maar de uitgaven zijn ook gedaan in verschillende categorieën. Om de indeling in categorieën zichtbaar te maken, klik je bij de draaitabelgegevens het veld ‘categorie’ aan. Bekijk het resultaat.
- Excel heeft nu de categorie opgenomen in het vak ‘rijen’. Je kunt de gegevens steeds verder openklikken, maar er zijn mooiere vormen om de gegevens te presenteren. Sleep het draaitabelveld ‘categorie’ van het vak ‘rijen’ naar het vak ‘kolommen’. Bekijk het resultaat.
- Je ziet dat automatisch een filter is geplaatst op ‘kolomlabels’ net zoals dat het geval was bij ‘rijlabels’. Experimenteer met deze filters. Zet de filters weer uit als je klaar bent.
- Sleep nu het draaitabelveld locatie naar het vak ‘filters’. Bekijk het resultaat en experimenteer ermee.

Tip: onderaan de pagina vind je een handleiding inclusief schermprints

oefening draaitabel.xlsx

#### De Slicer gebruiken

- Gebruik het spreadsheet <jouwnaam>oefening draaitabel
- Zorg dat het draaitabelveld ‘locatie’ bij ‘rijen’ staat
- Ga naar de tab ‘invoegen’
- Zorg dat je met de cursor in je draaitabel staat
- Kies voor ‘slicer’
- Je krijgt een overzicht te zien met velden waaruit je kunt kiezen. Kies bijvoorbeeld voor categorie en daarna voor locatie. Probeer de mogelijkheden uit.
- Merk op dat de verschillende slicers ‘samenwerken’. Op die manier kun je op meer dan één aspect filteren.
- Sla je werk op als <jouwnaam>slicerentijdlijn

Tip: onderaan de pagina vind je een handleiding inclusief schermprints.

#### De Tijdlijn gebruiken

- Gebruik het spreadsheet <jouwnaam>slicerentijdlijn
- Ga in je draaitabel staan.
- Ga naar de tab invoegen.
- Kies voor tijdlijn. Er verschijnt een overzicht van de velden waaruit je kunt kiezen voor je tijdlijn. In ons geval is de keuze beperkt tot één. Kies (dus) voor 'datum'.
- De tijdlijn verschijnt. Merk op dat standaard ‘maanden’ worden getoond. Dit is instelbaar. Stel de tijdlijn in op een andere periode.
- Merk op dat je door slepen de grootte van slicers en tijdlijn kunt aanpassen zodat je ‘bedieningspaneel’ er mooi uit gaat zien. Probeer dit uit. Merk op dat de verschillende slicers ‘samenwerken’. Op die manier kun je op meer dan één aspect filteren.
- Sla je werk op.

Tip: onderaan de pagina vind je een handleiding inclusief schermprints.

#### Bijwerken draaitabel als je basistabel is aangepast

Het is natuurlijk mogelijk dat je de gegevens in de onderliggende tabel (de tabel waarop je hele draaitabel is gebaseerd) wilt aanpassen. Het kan ook zijn dat er nieuwe gegevens zijn bijgekomen.

Je moet dan de draaitabel vernieuwen.

- Gebruik het spreadsheet <jouwnaam>oefening draaitabel

- In het overzicht zie je dat op het TBL helemaal geen kosten zijn gemaakt in 2015. Dat blijkt echter een vergissing te zijn.

- Ga naar de onderliggende tabel, en zoek de regel:

29-08-16 | TBL | € 34,32 | professionalisering

- Zet de datum op 29-08-15
- Kijk nu in je draaitabel. Je ziet nog steeds geen gemaakte kosten voor het TBL in 2015.
- Vernieuw de draaitabel: klik met de rechtermuisknop in je draaitabel. Kies voor vernieuwen
- Je ziet nu dat TBL alsnog verschenen is in de lijst van 2015.

Tip: onderaan de pagina vind je een handleiding inclusief schermprints.

Werken met een draaitabel (handleiding)