Zakelijke e-mail
Stap 1: Vul alle gegevens op de juiste plaats in.
- e-mailadres van de afzender
- e-mailadres van de geadresseerde
- onderwerp van de e-mail
- bijlage(n) toegevoegd
Stap 2: Maak een goede indeling.
- Begin je e-mail met Geachte of Beste gevolgd door mevrouw, of heer,.
- Als je de achternaam weet, schrijf je die ook op.
(Dit deel heet 'de aanhef'.)
- Als je niet weet of je met een man of vrouw te maken hebt, schrijf je: heer/mevrouw,
(bijv. Geachte mevrouw Hendriks, of Beste meneer Klein, of Beste mevrouw/heer,)
- Let op: G. van de Beek, maar: Geachte mevrouw Van de Beek,
- Schrijf een inleiding, een kern en een slot:
- inleiding: hierin maak je duidelijk waarom je de e-mail schrijft.
- kern: hierin schrijf je je verhaal. Je probeert hier je schrijfdoel te bereiken.
Als je meerdere onderwerpen beschrijft, krijgt ieder onderwerp een eigen alinea.
Tussen iedere alinea plaats je een witregel.
- slot: hierin bedank je je lezer of je spreekt een wens uit.
(bijv. Bij voorbaat dank voor uw reactie. of: Ik hoop spoedig een antwoord van u te ontvangen.)
Stap 3: Sluit je e-mail af met:
de aanhef en de inleiding
de inleiding en de kern
de kern en het slot
het slot en de groet
de slotgroet en je naam
Stap 4: Zorg dat je in de e-mail naar de bijlage verwijst.
Stap 5: Zorg dat je e-mail verzorgd en duidelijk is.
- Gebruik een passend e-mailadres waarin je naam staat.
(bijv. jjanssen@gmail.com of karinfleuren@home.nl)
- Zorg dat de toon en het woordgebruik bij de ontvanger passen.
- Schrijf een helder verhaal.
- Zorg voor een duidelijke samenhang in de tekst.
- Zorg voor een duidelijke opbouw en structuur in de tekst.
Tips:
- Laat je e-mail eens door iemand nalezen. Misschien ziet hij/zij dingen waar jij nog niet aan gedacht had.
|