Wat zijn notulen?
De notulen zijn het verslag van een vergadering. Het schrijven van de notulen is een taak die meestal wordt uitgevoerd door de secretaresse of notulist. Het schrijven van goede notulen is van groot belang, zodat vastgelegd is welke afspraken er tijdens een vergadering zijn gemaakt en wie daar verantwoordelijk voor is. In dit artikel vind je tips voor het schrijven van notulen en informatie over de inhoud en opbouw van notulen.
Soorten notulen. Er kunnen drie verschillende soorten notulen worden onderscheiden:
Stap 1: Voorbereiden notulen schrijven
Stap 2: Informatie selecteren
Wat is het doel van het gesprek: informeren, overtuigen of is het eerder besluitvormend van aard? Als het doel puur informerend is, schrijf dan alleen de feitelijke informatie op.
Stap 3: Informatie ordenen
Stap 4: Goede notulen schrijven
Niet: “Het maken van een planning is de verantwoordelijk van Piet”.
Maar: “Piet is verantwoordelijk voor het maken van een planning”.
Stap 5: Opbouw notulen
De opbouw van de notulen ziet er als volgt uit:
Naam vergadering
Datum en plaats
Namen van de aanwezigen in alfabetische volgorde en met hun vergaderfunctie
Namen van de afwezigen (inclusief wel/geen afmelding)
Verzendlijst van degenen die een kopie ontvangen van het verslag
De agenda, zoals deze is besproken in de vergadering, moet worden opgenomen in het verslag. Dus wanneer de uiteindelijke volgorde afwijkt, neem je deze op.
Wat je per agendapunt noteert, is afhankelijk van het gespreksdoel. Als het doel van het gesprek is om tot een gezamenlijk standpunt te komen, is het van belang om de uitzonderijke meningen en standpunten van de deelnemers te noteren.
Een vergadering bestaat in ieder geval uit de volgende agendapunten.