Wanneer bijvoorbeeld gordijnen worden ingekocht kunnen meerdere mensen daarover beslissen, maar de facilitair manager schept de voorwaarden zoals de eis dat de gordijnen moeten zijn gemaakt van brandvertragende stof. Inrichting kan ook specialistisch zijn zoals keukeninrichting of inrichting van een kantorencomplex compleet met vloerbedekking. De facilitair manager kijkt altijd door de bril van de facilitaire dienst. Zijn er bijvoorbeeld genoeg stopcontacten voor de schoonmaak of de ICT-voorzieningen, is de vloerkeuze niet te arbeidsintensief, zijn er liften voor de logistieke afdeling, passen de nieuwe bedden wel door de deur, zijn er rolstoeltoiletten en zo nog veel meer. Direct betrokken medewerkers zoeken de materialen die zij willen kopen met in het achterhoofd de randvoorwaarden. Indien een keuze gemaakt is, toetst de facilitair manager de keuze en indien akkoord wordt de bestelling geplaatst. Deze route van bestellen is niet in elke instelling hetzelfde. Soms kan de facilitaire afdeling zelf bestellen met het eigen budget, soms neemt de afdeling inkoop taken over.