2.5.3 Receptie

De receptie is de plaats waar gasten hun eerste indruk opdoen van de organisatie. De wijze waarop men te woord gestaan wordt, is zeer bepalend voor deze indruk. De receptie is het visitekaartje en zorgt voor de presentatie daarvan. Meestal is het afhankelijk van de telefoondrukte hoeveel taken een receptie heeft en hoe professioneel de medewerker(s) is (zijn). De organisatie bepaalt het belang hiervan,

Bijna elke instelling heeft een receptie. De taken van een receptie zijn vrijwel nergens hetzelfde. Over het algemeen komen de volgende werkzaamheden voor:

·         Telefoon beantwoorden en doorverbinden;

·         Ontvangen van gasten;

·         Administratieve werkzaamheden. Dit kan van alles zijn, zoals kopieerwerk, typewerk of verzorgen van eserveringen van ruimten, regelen van vervoer;

·         Sleutel- en pieperbeheer;

·         Cameratoezicht;

·         Bedienen van de parkeerboom;

·         Doorgeven van informatie;

·         Post sorteren;

·         Fungeren als eerste aanspreekpunt bij calamiteiten.

 

Wanneer je belt naar een bedrijf of instantie wordt je soms goed en snel te woord gestaan, maar in andere gevallen gelijk in de wacht gedrukt of niet correct te woord gestaan. Iedereen heeft daarbij goede en minder goede ervaringen.

Zorginstellingen zijn vaak 24 uur per dag bereikbaar. Tijdens een avonddienst in een instelling (bijvoorbeeld een zorgcentrum) gaat de telefoon minder vaak dan overdag, waardoor er andere werkzaamheden bij verricht kunnen worden. Soms is de receptie ’s nachts onbemand en staat de telefoon doorgeschakeld naar iemand die nachtdienst heeft, bijvoorbeeld de nachtverpleegkundige of een afdelingshoofd voor de nacht. De  receptie kan ook ‘s nachts bemand zijn, bijvoorbeeld in een ziekenhuis. Vaak zit er dan een nachtportier(waker) of iemand van een beveiligingsbureau..

Sommige organisaties gebruiken de naam servicedesk. Voor een medewerker bij de receptie of servicedesk is het werk afwisselend, maar ook statisch in de zin dat het werk zich op één plaats afspeelt. Weglopen is vaak moeilijk, omdat de telefoon en de  balie bemand moeten blijven. Goede arbeidsomstandigheden zijn erg belangrijk, zoals een goede stoel, een headset voor de telefoon en een goed ingedeelde werkplek om te kunnen reiken naar spullen. Ook een goed binnenklimaat is van belang. Zo moet de omgevingstemperatuur goed zijn en mag het niet tochten.