Sleutelbeheer betekent het voeren van een sleuteladministratie. Wie heeft welke sleutel en waarom. Voorbeeld: een verpleegkundige in een ziekenhuis heeft een sleutel die past op de garderobe en op de verpleegafdeling. Deze sleutel hoeft niet gebruikt te worden voor een kantoor. Elke functie geeft recht op andere sleutels. De uitgifte gebeurt meestal door de technische dienst, maar ook een administratief medewerker, receptionist of assistent facilitair manager kan dit als taak hebben.
De uitgifte en inname van sleutels is bij grote organisaties en instellingen een uitgebreid proces. Bijna elke medewerker heeft sleutels nodig om zijn werk te kunnen uitvoeren. Met behulp van specifieke softwareprogramma’s is het mogelijk bij te houden wie welke sleutel in zijn bezit heeft. Sleutels worden over het algemeen uitgeleend aan de medewerkers. Deze tekenen dan voor het in bezit hebben van een of meerdere sleutels.
Er zijn diverse sleutelsystemen. Naast ‘gewone’ sleutels zijn er sleutelsystemen, waarbij bijgehouden kan worden wie en hoe laat iemand in een ruimte was. Een voorbeeld hiervan zijn pasjes waarmee iemand een ruimte in kan. Deze pasjes worden geactiveerd door middel van speciale software. In hotels komt dit regelmatig voor. De kaart is dan bij een overnachting van twee nachten slechts twee nachten te gebruiken. Na die tijd is de “sleutel” waardeloos geworden.
Medewerkers in de thuiszorg moeten vaak bij cliënten naar binnen die zelf de deur niet meer kunnen opdoen. Dit gebeurt dan via een sleutelkastje met een code bij de buitendeur (dit is erg inbraakgevoelig), een pasje of met een telefonische code.