Inleiding
In deze wikiwijs komen de volgende onderwerpen aan bod:
- Het opmaken van een worddocument
- Het samenvoegen van een worddocument met een exceldatabase
Document opmaken
Word-document
Openen en opslaan
In het word-document vind je onopgemaakte tekst.
Open dit document en sla het op op je eigen gebied op de H:-schijf
Koe werkdocument.docx
In het onderwaterscherm zie je na elke <enter> een witruimte. Waar zit de instelling hiervoor?
Document opmaken
Maak de tekst op met koppen.
Sjabloon kiezen
Kies een sjabloon wat je aanspreekt. Dit doe je in het menu ontwerpen. Kies bijvoorbeeld voor de kleuren die het beste passen bij het Norwin College.
Koppen toekennen
Selecteer de koppen en geef in het tabblad Start aan of het gaat om de Titel of om een kop van het hoogste niveau of het tweede niveau.
Inhoudsopgave invoegen
Werken met secties
Maak een blanco pagina aan het begin van het document.
Ga naar Pagina-Indeling --> Eindemarkering --> Sectie einde volgende pagina
(Je zou ook kunnen kiezen voor <Ctrl> + <Enter>, dan voeg je ook een pagina-einde in. Je kunt dan echter geen andere opmaak aan de eerste pagina geven in de kop en voettekst.)
Inhoudsopgave invoegen
Ga naar het tabblad Verwijzingen.
Kies voor automatische inhoudsopgave.
Document samenvoegen
Document opstellen
Je hebt een brief opgesteld voor een groep mensen en je hebt een bestand met de adressen.
En nu?
Het is mogelijk om de brief die je hebt opgesteld te koppelen aan een adressenbestand.
Hoe?
Stel een brief op die je aan meerdere mensen zou willen versturen. Je zou kunnen denken aan mensen die hebben aangegeven belangstelling te hebben voor een bepaalde cursus, studenten die je wilt voorzien van bepaalde informatie etc.
Wanneer je geen inspiratie hebt kun je de volgende brief openen:
Incassobrief
Gegevensbestand aanmaken en opslaan
Open het onderstaande gegevensbestand of maak zelf een adressenbestand in excel of word dat je wilt samenvoegen met de brief.
Adressen
Sla het adressenbestand op.
Gegevensbestand koppelen
Ga naar het worddocument met de brief.
Kies voor het menu VERZENDLIJSTEN
Ga naar Adressen selecteren
Kies voor bestaande lijst gebruiken en selecteer de adressenlijst die je zojuist hebt aangemaakt / opgeslagen.
Het volgende venster verschijnt:
De kolomkoppen zijn ook meteen de naam van het samenvoegveld, daarom verdient het de voorkeur kolomkoppen te gebruiken. Zorg dat er een √ staat voor deze optie.
Samenvoegvelden invoegen
Nu ga je de koppen in kolomkoppen invoegen in de brief.
Klik met de muiswijzer op de plaats in het document waar
bijvoorbeeld de naam van de persoon moet komen.
Ga naar Samenvoegveld invoegen
Kies voor het samenvoegveld dat je in wilt voegen
Je document ziet er als volgt uit:
Document samenvoegen
Nu maak je de uiteindelijke brieven.
Ga naar Voltooien en Samenvoegen
Kies voor Afzonderlijk document bewerken
Kies in dit geval voor Alles
Kies voor OK
Je kunt nu nog de afzonderlijke brieven controleren
en eventueel bewerken.
Meer mogelijkheden
Op deze manier kun je ook etiketten maken of emailberichten voor meerdere personene tegelijkertijd opstellen en versturen.
