On this page you will find all the information about writing formal and informal letters and e-mails.
You will learn all there is to know about the rules regarding writing business letters and the construction of the letter or e-mail.
There are excersises and a final assignment.
Writing letters is one of the five skills you will be tested upon.
De Brief
Voor het schrijven van een Engelse zakelijke brief gelden bepaalde regels. Sommigen zullen lijken op regels van Nederlandse en Duitse brieven, maar de meesten zullen anders zijn. Daarom is het heel erg belangrijk om de regels van de Engelse zakelijke brief goed te leren.
Boven alles moet je begrijpen dat de Engelsen erg gesteld zijn op etiquette. Met etiquette bedoelen we gedragsregels, en dat wil eigenlijk zeggen dat je bij het schrijven van een brief altijd heel erg netjes en beleefd moet zijn. Er zijn regels over hoe je iemand moet aanspreken, het taalgebruik, maar ook over het uiterlijk van de brief.
Adressering
Een Engels adres ziet er heel anders uit dan een Nederlands adres.
Hieronder zie je een aantal voorbeelden van Engelse adresseringen:
Peter Parker 22 Spider Lane Manchester UK HG8 71D
Kate Middleton The Royal Palace 285 Queen Boulevard London UK 67F 88S
DOVER SHIPPING Co. Attn. Mrs Friar 78b Harbour Road DOVER UK 5H TRA
Attn. betekent "ter attentie van". Zoals je ziet komt het huisnummer altijd voor de straatnaam. UK is de afkorting voor United Kingdom. Als je United Kingdom schrijft moeten beide woorden met een hoofdletter. Ook eindigt het Engelse adres met de postcode onderaan.
Plaatsnaam met hoofdletters of kleine letters?
De Engelse plaatsnaam schrijf je in de regel met hoofdletters . De plaatsnaam van de geadresseerde schrijf je ook met hoofdletters. Voorbeeld:
Eva Smits Poststraat 224 4688 GH NIJMEGEN The Netherlands
Jim Henderson
7 Church Street
BIRMINGHAM
UK
62Y IE2
?
Op die manier stem je de twee adressen dus op elkaar af. Dat ziet er veel netter uit.
Als je een brief naar het buitenland stuurt schrijf je dus altijd "The Netherlands" op. (geen "Holland").
Welk adres moet eerst?
In de zakelijke brief komt het adres van de afzender (jijzelf) bovenaan. Dan komt de datum en daarna het adres van de geadresseerde. Dus let op! Het adres van degene die de brief stuurt, komt bovenaan.
Datum
De datum vinden we tussen de twee adressen van de afzender en de geadresseerde. De datum is altijd op de simpelste manier geschreven en ZONDER PLAATSNAAM. Er staat geen komma of punt na de datum.
Voorbeeld:
25 January 2012
Zoals je ziet schrijf je de naam van de maand altijd met een hoofdletter. De namen van de maanden in het Engels:
January
= januari
February
= februari
March
= maart
April
= april
May
= mei
June
= juni
July
= juli
August
= augustus
September
= september
October
= oktober
November
= november
December
= december
Leer jezelf aan om data in een brief altijd op de simpelste manier te schrijven. Je schrijft dus ook:
I have scheduled the meeting on 4 March 2012.
= Ik heb de vergadering op 4 maart 2012 gepland.
De dagen van de week schrijf je ook met hoofdletters:
Monday
= maandag
Tuesday
= dinsdag
Wednesday
= woensdag
Thursday
= donderdag
Friday
= vrijdag
Saturday
= zaterdag
Sunday
= zondag
?
Onderwerp
Je vind de onderwerp regel na het adres van de geadresseerde.
In de onderwerp regel schrijf je waar de brief over gaat. Dit kan bijvoorbeeld de aanleiding zijn, zoals een sollicitatie of het verzetten van een afspraak. Het kan ook een referentie nummer zijn, zoals je vaak ziet bij bestellingen en orders. In het Engels heet het onderwerp "Subject".
Voorbeeld:
Subject: Appointment
Zoals je kunt zien is het woord "appointment" schuin gedrukt. Dat is niet zomaar. Het onderwerp na "Subject:" wordt OF schuin gedrukt OF onderstreept. Het woord "Subject:" blijft gewoon normaal geschreven.
Als je de brief op de computer schrijft kun je het onderwerp beter schuin gedrukt schrijven. Schrijf je de brief met de hand, dan is onderstrepen een betere optie.
Na het onderwerp komt geen punt.
Probeer je onderwerp regel zo kort en bondig mogelijk te houden.
Aanhef
De aanhef is de regel waar in de Nederlandse brief "Geachte....... ," staat. In het Engels doen we dat zo:
Dear Sir or Madam Dear Sir / Madam
= Geachte heer / mevrouw
Dear Mr Blue Dear Mrs Blue
= Geachte heer Blue = Geachte mevrouw Blue
Dear Sirs
= Geachte heren
Zoals je ziet staat er GEEN PUNT achter "Mr / Mrs" en ook GEEN KOMMA!!
Inhoud Brief
Je bent nu aanbeland bij de inhoud van de brief. Je weet wat je wilt zeggen, maar hoe pak je dat nu aan? Het is handig om voor jezelf de volgende indeling te maken:
Inleiding
In de inleiding kun je bijvoorbeeld de aanleiding van het schrijven vermelden. Bijvoorbeeld het zien van een advertentie in de krant, of een telefoontje met de klant. Vertel in de inleiding dus kort waar de brief over zal gaan. Maak de inleiding niet te lang.
Kern
In de kern kun je specifieker ingaan op wat je wilt vertellen. Voor elk onderwerp maak je een aparte alinea. Op die manier is de brief veel aangenamer om te lezen en staat alle informatie op de juiste plaats.
Als je een reisschema of prijsopgave moet geven, maak hier dan een duidelijke tabel of schema van waarin in een oogopslag duidelijk wordt wat de reistijden of de totale prijs zijn/is.
Slot
In het slot schrijf je de afsluiting van de brief. Je kunt bijvoorbeeld hoop uitspreken of iemand veel succes wensen. Het is ook de ideale plek om eventuele contactgegevens te vermelden, zoals je telefoonnr. (met landnr.) of je e-mail adres. Maak ook het slot niet te lang.
Een mooie afsluitingszin die je voor bijna elke brief kan gebruiken:
I hope to have informed you sufficiently. If you have any questions, please do not hesitate to contact me on the following number: +31 ................ or e-mail: ..............@.............
= Ik hoop u voldoende te hebben geinformeerd. Als u nog vragen heeft, twijfel dan niet om contact met mij op te nemen via het volgende telefoon nummer: +31 ............... of via e-mail: ............@............
Afsluiting
De afsluitings regel is de regel waar in het Nederlands "Met vriendelijke groet," wordt geschreven. In het Engels kan dat op twee manieren:
Yours faithfully
= Vriendelijke groet, (als je de naam van de geadresseerde niet weet).
Yours sincerely
= Vriendelijke groet, (als je de naam van de geadresseerde wel weet).
Ezelsbruggetje: In "siNcerely" zit een "N" dus dan weet je de Naam van de geadresseerde. In "faithfully zit geen "N". Zoals je kunt zien, schrijven we na de afsluitings regel ook GEEN KOMMA.
En als allerlaatste?
Naam bedrijf in hoofdletters
Handtekening
Eigen naam
Functie
Voorbeeld:
Yours sincerely ZINC OFFICE
(handtek.)
Lee Croft Secretary
Bijlage
Vaak stuur je met de brief ook een bijlage mee. In de bijlage kun je bijvoorbeeld een vluchtschema verwerken, een prijsopgave of een offerte. Je moet dan wel in de brief verwijzen naar de bijlage.
Dit doe je door helemaal onderaan de brief te vermelden welke bijlages zijn bijgevoegd. Dat doe je zo:
Encl. Resume
Encl. betekend "enclosure", wat "bijlage" betekend. Na "Encl." vermeld je welk document je hebt bijgevoegd. (Resume betekend CV)
Voorbeeld:
Encl. Flight Schedule
Bij meerdere bijlagen: Encl(s).
Do's & Don'ts
Hieronder vind je een aantal algemene do's en don'ts voor het schrijven van een Engelse brief.
Do's:
Net taalgebruik.
Gebruik "would you like" in plaats van "do you want".
Zet reisschema's of prijsoverzichten overzichtelijk in een tabel of schema.
Zet een komma na elke tijdsbepaling.
Bijvoorbeeld: "Yesterday afternoon, you called me to cancel the meeting."
Let op een nette bladverdeling.
In Engelse brieven hoef je geen witregels te tellen of een bepaald aantal witregels tussen verschillende onderdelen. Het is belangrijk dat je naar de algehele bladverdeling kijkt en je brief netjes over de pagina verdeeld. Je moet dus meer op je gevoel afgaan.
Vermeld contactgegevens.
Vaak staan contactgegevens van jouw bedrijf bovenin een briefhoofd, maar als dat niet het geval is, zorg er dan voor dat je je contactgegevens duidelijk vermeld. Dit kun je goed doen na je afsluitende zin: "I hope to have informed you sufficiently. If you have any questions, please do not hesitate to contact me on the following telephone number: +31 ............ or by e-mail: ............ " Zorg ervoor dat telefoonnummers of e-mails op één regel vermeld staan en dus niet halverwege op de volgende regel doorlopen.
Don'ts:
Gebruik geen samenvoegingen.
Dus geen I'm, I'll, I've, don't, can't, we've, you're, we're enz.
Geen wanna, gonna, donna en andere rap taal.
Zet geen punten achter Mr , Mrs of Ms .
Spreek de klant niet bij de voornaam aan.
Zoals "Dear Mrs Issabelle".
De E-mail
Ook voor het schrijven van een Engelse zakelijke e-mail gelden regels. In feite zijn dit bijna dezelfde regels als de zakelijke brief. Het is voornamelijk de adressering die anders is.
Voor de Engelse e-mail geld ook weer dat je rekening moet houden met de etiquette. Let dus ook hier op je taalgebruik e.d.
Adressering
Bij een e-mail kun je natuurlijk niet een normale adressering schrijven. Als je toch een e-mail moet schrijven voor school moet je het volgende erboven zetten:
From: To: Date: Subject:
= Van: = Naar: = Datum: = Onderwerp:
Voorbeeld:
From: To: Date: Subject:
Michelle Dawson Jack Pellick 12 February 2012 Appointment
Overig
De rest van de Engelse zakelijke e-mail is precies hetzelfde als de zakelijke brief. Je hoeft hiervoor dus niet andere regels te volgen.
Verdieping Brief
Verzendinstructies
Verzendinstructies geven aanwijzingen over hoe de brief verstuurd moet worden. Dit kan het beste bovenaan de brief worden gezet in hoofdletters. Hieronder zie je de meest gebruikte verzendinstructies:
URGENT
= SPOED
DO NOT FOLD
= NIET VOUWEN
REGISTERED MAIL
= AANGETEKEND
VIA AIRMAIL
= LUCHTPOST
PERSONAL
= PERSOONLIJK
CONFIDENTIAL
= VERTROUWELIJK
EXPRESS / SPECIAL DELIVERY
= PER EXPRESSE
CARE OF
= PER ADRES
Voorbeeldzinnen
Algemeen
As requested in your letter of ...
Zoals verzocht in uw brief van ...
Our reason for contacting you is the following:
De reden dat we ons tot u richten is de volgende
I refer to my conversation with ... on ...
Ik refereer aan het gesprek met ... op ...
I am writing in connection with
Ik schrijf met betrekking tot
We thank you for your letter dated ...
Hartelijk dank voor uw schrijven d.d.
We would like to draw your attention to the following:
Graag maken wij u op het volgende attent:
We would like to offer our services in the field of:
Gaarne bieden wij u onze diensten aan, m.b.t.:
As discussed this morning in our telephone conversation.
Zoals vanochtend telefonisch besproken
I hereby confirm
Hierbij bevestig ik
Thanking you in advance.
Bij voorbaat dank.
Thanking you in advance for your trouble.
U bij voorbaat dankend voor de te nemen moeite.
Factuur
Please find enclosed our invoice.
Bijgaand zenden wij u onze factuur.
Please find enclosed in duplicate the invoice for our services.
Bijgaand zenden wij u in tweevoud de rekening voor verleende diensten.
The duplicate is intended for your own records.
Het duplicaat is voor uw eigen administratie.
The total amount payable is:
Het totale verschuldigde bedrag is:
We request you make payment within 14 days to one of our accounts.
Wij verzoeken u het bedrag binnen 14 dagen op één van onze rekeningen over te maken.
Shipments are subject to our general conditions of sale which are stated to you before.
Voor onze leveringen gelden uitsluitend de uw bekende leverings- en betaalvoorwaarden.
We request your remittance of the following balance by payment in advance: € 1,963.00.
Wij verzoeken u € 1.963,- bij vooruitbetaling te voldoen.
We wish you lots of success with our products.
Wij wensen u succes met onze producten.
We would like kindly to remind you that our invoice No. 04-02 is due.
Wij willen u er vriendelijk aan herinneren dat factuurnummer 04-02 betaald had moeten zijn.
In case you might have settled the account in the meantime, please ignore this letter.
Indien u het bedrag ondertussen heeft overgemaakt, verzoeken wij u vriendelijk deze brief als niet geschreven te beschouwen.
We have given instructions to our bank to make payment of € 1,963.00 against your invoice.
Wij hebben onze bank opdracht gegeven om het factuurbedrag van € 1.963,- op uw rekening over te maken.
Informatie
Complete information is to be found on internet at the address:
Uitgebreide informatie vindt u ook op internet onder adres:
For further information you can contact:
Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met:
Should you need any further technical details, please do not hesitate to give us a call.
Mocht u verdere technische details nodig hebben, belt u ons gerust even.
For further inquiries please contact Mr/ Mrs
Wanneer u nog vragen heeft, wendt u zich dan tot dhr./ mevr.
Referring to your request for information,
Naar aanleiding van uw verzoek om informatie
Mr/ Mrs ... will contact you at an early date to explain the details.
Dhr./ Mevr. ... zal u binnenkort contacteren om u de details toe te lichten.
We are happy to enclose ...
Tot ons genoegen kunnen we ... bijsluiten.
You will find particulars of
U treft details aan over
We regret to inform you,
Tot onze spijt moeten wij u mededelen,
We look forward to receiving your reply
In afwachting van uw antwoord
We trust to have informed you with all the needed information.
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende ingelicht te hebben.
Offerte
We thank you for your inquiry about our products
U dankend voor uw interesse in onze producten
We confirm our offer/ quotation made by telephone today.
Bij deze bevestigen we onze heden uitgebrachte telefonische offerte.
We kindly ask you to confirm as soon as possible.
Wij verzoeken u om zo spoedig mogelijk te bevestigen.
We hereby confirm your telephone order of ...
Hierbij bevestigen we onze telefonische opdracht d.d.
We are pleased to submit the following offer/ quotation:
Het doet ons genoegen u de volgende prijsopgaaf te kunnen doen:
We thank you for your order, which we confirm as follows
We danken u voor uw order, welke we als volgt bevestigen
In addition, we should like to point out to you the following offer
Bovendien willen we u op het volgende aanbod attend maken;
Please refer to our conditions of sale for further particulars
We verwijzen u naar onze verkoopvoorwaarden voor nadere details.
This offer/ quotations is firm untill:
Deze offerte is geldig tot:
The prices are inclusive/ exclusive of ...
De prijzen zijn incl./ excl. ...
No value added tax (VAT) is included in the price.
Deze prijs is exclusief BTW.
Our prices are binding until 27 November.
Onze prijzen zijn bindend tot 27 november.
Payment in advance
Betaling vooruit
You may reply on a quick and careful execution of your order.
Aan de snelle uitvoering van uw order besteden wij onze uiterste zorg.
We are experienced in this type of work.
Wij hebben de nodige ervaring met dergelijk werk.
With interest we look forward to hearing further from you.
Met belangstelling wachten wij uw reactie af.
We anticipate your reaction in due course.
Wij vernemen ter zijner tijd graag uw reactie.
Formulieren
Please fill this form out and send it to the following address:
Vult u dit formulier a.u.b. in en stuurt u het naar het volgende adres:
We ask you that you please return the form to us, signed.
Wij vragen u het formulier ondertekend aan ons terug te sturen.
Please mark the box of your choice and fill in the number, if needed.
Gelieve het hokje van uw keuze aan te kruisen en het eventuele aantal in te vullen.
Simply fill out and sign the business reply fax on the reverse side and send or e-mail this to us.
Dan kunt u simpelweg de antwoordcoupon op de ommezijde van deze brief invullen en aan ons terug sturen of mailen.
Levering
Today ... will be sent to you.
Vandaag zenden wij u nog ...
The products were sent to you today.
Vandaag zijn de producten naar u verzonden.
The consignment consists of:
De zending omvat:
If you agree to these terms, please return the signed copy of the enclosed contract.
Indien u met deze voorwaarden akoord gaat, verzoeken wij u vriendelijk de kopie van bijgesloten contract ondertekend aan ons te retourneren.
Delivery will be made immediately on receipt of your remittance
Na ontvangst van uw overschrijving, zullen wij u onmiddelijk leveren.
Divers
I should like an appointment to see Mrs Dogan
Gaarne zou ik een afspraak met Mevrouw Dogan maken.
If we do not hear anything to the contrary,
Zonder uw tegenbericht,
Unfortunately I will have to cancel our meeting
Helaas ben ik genoodzaakt onze afspraak af te zeggen
Please reserve a single room with bath for Mr ... during his visit in Roosendaal from 25 April through 2 May (date of departure)?
Wij verzoeken u voor de heer ... tijdens zijn bezoek aan Roosendaal van 25 april tot en met 2 mei (dag van vertrek) een eenpersoonskamer met bad te reserveren.
We hereby include a route description.
Hierbij zenden wij u een routebeschrijving.
Our address has changed. Please forward your correspondence as of today to the following address:
Ons adres is gewijzigd. Wij verzoeken u uw correspondentie met ingang van heden naar het volgende adres te zenden:
We wish you a Merry Christmas and a happy New Year!
Wij wensen u een gelukkig Kerstfeest en een voorspoedig nieuwjaar!
We offer you our sincere apologies for this error.
Wij bieden u onze welgemeende excuses aan voor deze fout.
All rights reserved
Alle rechten voorbehouden.
Bedragen en Tijden
Bedragen:
Britten zetten bij bedragen een komma waar wij een punt zouden zetten, en andersom!
Als je dus een bedrag wilt noteren, dan moet je dat zo doen:
£ 5.00
€ 5,00 / € 5,-
£ 5,544.25
€ 5.544,25
£ 12,689.22
€ 12.689,22
Tijden:
In de Engelse taal werken ze met een 12-uurs en een 24-uurs notatie. Voor de 12-uurs notatie maken ze gebruik van twee verschillende achtervoegsels. Het verschil tussen 9 uur 's ochtends en 9 uur 's avonds wordt aangegeven door de achtervoegsels:
AM (ante meridiem) voormiddag PM (post meridiem) namiddag
00.00 - 11.59 uur is AM 12.00 - 23.59 uur is PM
9.00 am - nine am
9.00 uur - negen uur
9.00 pm - nine pm
21.00 uur - negen uur
12 noon (12.00 pm)
12 uur 's middags
12 midnight (12.00 am)
12 uur 's nachts
Zoals je ziet noteer je tijden dus een "punt" tussen de uren en minuten, geen "dubbele punt".De achtervoegsels "am" en "pm" schrijf je met kleine of grote letters, zolang je maar consequent bent.
Overig:
Als we in het Nederlands "half 2" willen zeggen, zeggen de Engelsen "half past one". "kwart over 5" wordt "quarter past five". "kwart voor 5" wordt "quarter to five".
Bedrijfstermen
Hieronder vind je een lijst met de meest voorkomende bedrijfstermen. Als je iets wilt zeggen over andere filialen, of bepaalde functies, dan kun je die hier vinden.
company
bedrijf
firm
onderneming
main office
hoofdkantoor
branch office
filiaal
department
afdeling
Managing Director (CEO)
algemeen directeur (CEO)
client
klant
agent
agent
We are in the ... field
We zijn actief op het gebied van ...
We are based in Roosendaal.
We zijn gevestigd in Roosendaal.
a VAT number
BTW-nummer
Member State
een lidstaat
the euro, the euro
de euro, de euro's
the cent, the cent
de cent, de centen
Documenten
Hieronder vind je handige documenten die je kunt gebruiken voor het schrijven van zakelijke brieven en e-mails. Zo vind je onder andere het format voor de brief en een e-mail.
Het arrangement Writing a formal letter or e-mail is gemaakt met
Wikiwijs van
Kennisnet. Wikiwijs is hét onderwijsplatform waar je leermiddelen zoekt,
maakt en deelt.
Auteur
Jenny Van Eyma
Je moet eerst inloggen om feedback aan de auteur te kunnen geven.
Laatst gewijzigd
2020-03-29 14:29:33
Licentie
Dit lesmateriaal is gepubliceerd onder de Creative Commons Naamsvermelding 4.0 Internationale licentie. Dit houdt in dat je onder de voorwaarde van naamsvermelding vrij bent om:
het werk te delen - te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
het werk te bewerken - te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken
voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden.
Engels Format Zakelijke Brief
