Een document mailen

Als je een bijlage die je in je OneDrive hebt opgeslagen wilt mailen is er een betere optie dan traditioneel een kopie van het bestand meesturen. Je kunt namelijk volstaan met het sturen van een koppeling naar het bestand op jouw OneDrive.

NB: deze methode werkt niet voor het sturen van documenten naar een gedeelde mailbox van bijvoorbeeld de administratie of het examenbureau. Stuur daar altijd een kopie van het bestand naartoe, omdat de machtigingen alleen voor personen werken.

 

Zo ga je te werk bij het mailen van een bijlage zonder dat je een kopie opstuurt voor de 2 versies van Outlook.

 

Outlook Online:

In Outlook webmail kies >Bijvoegen en kies >Cloudlocaties.

 

 

 

 

Selecteer het bestand en kies >Volgende.

 

 

 

 

 

 

Hier krijg je een nieuwe optie: Delen als een OneDrive-koppeling:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Als je de bovenste optie kiest komt er een wolkje bij het bestand te staan.

 

 

Op het bijgevoegde bestand worden standaard de rechten "Geadresseerden kunnen bewerken" toegepast. Dat zie je ook staan onder de bestandsnaam. Wil je dit wijzigen, klik dan op het pijltje bij de bestandsnaam en kies voor >Machtigingen wijzigen.

Het voordeel van deze manier van delen is dat het bestand op zijn plek blijft en er dus maar 1 versie is!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Outlook 2016:

In Outlook 2016 ziet het er iets anders uit, maar de werking is hetzelfde.

Klik in een nieuwe mail bovenaan op Bestand (met de paperclip) om een bijlage bij te voegen. Je ziet dan een overzicht van je meest recente bestanden en mogelijk hoef je dan niet ver te zoeken. Staat het juiste bestand er niet tussen, klik dan eerst op  >Door weblocaties bladeren en selecteer je OneDrive.

De Windows Verkenner wordt geopend en daarin zoek je het juiste bestand op. Vervolgens krijg je de vraag of je een koppeling of een kopie van het bestand wilt bijvoegen. Hier kies je voor de bovenste optie, Koppeling delen.

Standaard krijgt de geadresseerde bewerkrechten. Wil je dit aanpassen dan wijzig je dat door op het pijltje bij de bijlage te klikken (zie afbeelding hieronder) en te kiezen voor >Machtigingen wijzigen en vervolgens >Geadresseerden kunnen weergeven.

 

In deze video zijn enkele van de bovenstaande handelingen in Outlook 2016 terug te zien.