Google heeft een omgeving beschikbaar waarin het samenwerken optimaal wordt ondersteund. Hieronder een aantal kenmerken:
Deelnemers die met elkaar willen samenwerken hebben een Google account nodig. Daarmee heb je een email-adres, maar ook meteen toegang tot een behoorlijke hoeveelheid opslag van gegevens 'in the cloud' (dus het Internet). Bijkomend voordeel is, dat het gratis is. Jij als docent en je leerlingen hebben dus allemaal een Google account nodig. Het mooiste is natuurlijk als je dat via de ICT-beheerder kunt regelen. Er zijn mensen die het maar een beangstigend verhaal vinden dat je al je gegevens op het Internet zet, ook nog eens beheerd door een groot bedrijf als Google. Wie is nu eigenlijk eigenaar van die gegevens? Wat als Google dat doorgeeft aan bevoorbeeld de NSA? Hoe veilig zijn je gegevens daar? Terechte vragen, die iedereen voor zichzelf moet beantwoorden. Voor schoolgebruik in de klas zou je kunnen zeggen dat de geboden veiligheid en privacy voldoende is geregeld, voor staatsgeheimen zal dat anders liggen.
Omdat de gegevens in de cloud staan, hoef je je niet meer druk te maken over een backup. Ook zijn de gegevens overal waar je een internetverbinding hebt, beschikbaar: op school, maar ook thuis. Tenslotte zijn de bestanden op elk device (PC, laptop, tablet) te lezen en te bewerken.
Nog een voordeel is dat je op een prima geregelde manier met meerdere mensen tegelijk in een en hetzelfde bestand kunt werken. Je kunt zelfs live zien wie waar wat aan het aanpassen is.
Ben je bezig in een document maar de bel gaat, dan kun je gewoon je browser afsluiten en elders op een later weer openen en gewoon verder gaan waar je gebleven was.
Bestanden en mappen kun je op een simpele manier met anderen delen. Daarbij kun je op een uitgebreide manier regelen wie wat mag doen: alleen lezen of ook bewerken?
Op de site van Kennisnet wordt in een video uitgelegd hoe je gemakkelijk kunt samenwerken in documenten.
Een voorbeeld hoe je met meerdere docenten die aan meerdere klassen in verschillende vakken lesgeven een Google omgeving zou kunnen inrichten vind je uitgelegd in de Powerpoint hieronder. Samengevat:
Elke leerling heeft onder zijn of haar Google account voor elk vak een map aangemaakt. Daarbinnen kan de leerling drie submappen aanmaken: een werkmap, een inlevermap en een bewaar/archief/portfoliomap. De inlevermap deelt de leerling met de docent van het betreffende vak. Alternatief: de leerling maakt één werkmap aan en één bewaarmap, maar wel voor elk vak een inlevermap, die gedeeld kan worden met de betreffende docent.
De docent ziet in zijn Google drive omgeving bestanden staan die hij/zij nog niet heeft bekeken (die zijn vetgedrukt). In die bestanden kan de docent aantekeningen maken, zodat de leerling daarmee verder kan. Pas als een leerling vindt dat een document klaar is om door de docent bekeken te worden verplaatst die leerling het document van de werkmap naar de inlevermap. In de bewaarmap bewaart de leerling documenten die de moeite van het bewaren waard zijn.
Op het niveau van een leerling, een klas en wellicht de school kunnen gemeenschappelijke mappen aangemaakt worden die door anderen kunnen worden gedeeld, zodat er eenvoudig bestanden kunnen worden uitgewisseld. Ook het aanmaken van projectgroepen (bij eduScrum bijvoorbeeld) is zo erg eenvoudig.